Илон Маск и Билл Гейтс советуют, как не утонуть во входящей почте

1.  Отправляйте меньше писем

Джефф Вейнер — генеральный директор LinkedIn.

Этот совет кажется слишком простым, и трудно поверить в его эффективность. Однако Джефф уверяет, что проверил эту нехитрую методику на себе.

Когда вы отвечаете на письмо, ответ генерирует новые вопросы и новые письма — и так до бесконечности. Чтобы разорвать порочный круг, достаточно самому писать реже. «Когда я стал отправлять меньше писем, я и получать стал меньше», — рассказывает Вейнер в интервью для CNBC.

Вместо бесконечных переписок Джефф нередко использует телефон, а в сложных ситуациях предпочитает встречаться и обсуждать проблемы офлайн.

2. Не проверяйте почту с самого утра

Эштон Кутчер — популярный актер, основатель венчурной фирмы Sound Ventures.

Эштон Кутчер известен по фильмам «Эффект бабочки», «Однажды в Вегасе» и «Больше чем секс». Однако мало кто знает, что Эштон ещё и успешный предприниматель, который увеличил первоначальные вложения в компанию в 8,5 раз.

Чтобы достигать поставленных целей и не погрязнуть в электронной почте, Эштон следует простому правилу. Утро он посвящает продумыванию задач на день и раздаёт связанные с ними поручения. Только после этого Кутчер приступает к проверке почты.

Эштон считает, что отвечая на письма, ты реагируешь на происходящее. Если это делать с самого утра, сложно оставаться проактивным и строить день, исходя из своих приоритетов. Раньше «я делал работу за других людей и так и не добирался до собственных задач», — признаётся Эштон.

3. Отвечайте сразу

Шерил Сэндберг — исполнительный директор Facebook*.

Шерил управляет компанией с 30 тыс. сотрудников. Она не представляет свою жизнь без электронной почты и делится секретом, который помогает ей не утонуть во входящих.

Сэндберг предпочитает отвечать сразу, как только увидит новое письмо. Чаще всего это короткие и не всегда полные ответы. Но, по словам Шерил, «сделанное лучше идеального». И трудно с ней не согласиться. При большом объёме входящих руки до подготовки полноценного ответа могут так и не дойти.

Кроме того, отвечая сразу, Сэндберг экономит немало времени, которое обычно тратится на перечитывание писем. Если входящих больше 50, она получает как минимум час для более важных занятий.

4. Не пишите больше двух строк

Райан Сикрест — телеведущий,  продюсер, ведущий популярного радиошоу «В эфире с Райаном Сикрестом».

Райан Сикрест — популярный человек в США, поэтому весь его день расписан по минутам. Райан просыпается в 7 утра и с головой окунается в насыщенный событиями день. «Думаю, чем сильнее я занят, тем больше удовольствия получаю», — признается Райан в интервью для Business Insider.

Каждый день Сикрест уделяет время разбору электронной почты. Однако чтобы успеть выполнить и другие запланированные задачи, Райан старается отвечать на любые входящие как можно короче.  «Две строки для меня оптимально, люблю очень-очень короткие письма», — поясняет Сикрест.

Если ответ не укладывается в две строки, Райан предпочитает сэкономить время на переписке и решить все вопросы по телефону.

5. Делайте перерывы

Ричард Брэнсон — основатель корпорации Virgin Group, которая включает 400 компаний.

Ричард — приверженец активного образа жизни и современных технологий. «Благодаря технологиям мы получили свободу работать в любом месте и в любое время», – пишет он в своём блоге. Однако даже Брэнсон понимает, что невозможно трудиться 24 на 7 — это грозит выгоранием.

Чтобы оставаться в тонусе, Ричард устраивает небольшие перерывы в течение дня. Он отдыхает от работы, мессенджеров и электронной почты: пьёт чай, общается и гуляет. «Даже если у вас реально напряженный день, вы всегда сможете найти 5 минут на чтение книги, чашку чая или ничегонеделанье», — утверждает Брэнсон.

Ричард учит отдыхать и своих сотрудников. Каждую среду в Virgin Management устраивают диджитал-детокс. Все сотрудники компании отключают почту и проводят день вдали от экранов.

6. Настройте фильтры и группируйте письма в папки

Билл Гейтс — предприниматель, филантроп, один из основателей Microsoft.

Во время работы в Microsoft Билл Гейтс стремился держать под контролем не только сотрудников компании, но и свой инбокс. Он следил, чтобы писем в ящике не скапливалось больше 100 за день.

Ограничить поток сообщений Биллу помогали специально настроенные фильтры. Они пропускали только письма от сотрудников Microsoft, компаний-партнёров и людей, с которыми миллиардер переписывался до этого. Такие фильтры можно настроить в любом почтовом сервисе.

Письма, попавшие в инбокс, Гейтс группировал по папкам в зависимости от их важности и содержания. Так он мог «сосредоточиться на письмах, которые отметил, и проверять папки по конкретным проектам». 

Я на себе убедилась, как это удобно.  Ранее я уже рассказывала, как создавать такие папки и с их помощью навести порядок в электронном ящике.

7. Используйте подход Yesterbox

Тони Шей — основатель и генеральный директор Zappos.

Когда Тони Шей стал известным предпринимателем, его ящик завалило письмами. Тони получал от 1000 до 2000 входящих в день — и это его нервировало. Чтобы справиться с проблемой, Тони разработал собственную систему управления почтой Yesterbox, которой пользуется последние 6 лет.

Главный принцип Yesterbox — разбирать только вчерашние письма. В крайнем случае разрешается отвечать на срочные входящие, которые не могут подождать 48 часов. О них Тони сообщают по телефону или в мессенджере.

Подход Yesterbox помог Тони избавиться от стресса. Он перестал переживать, что есть «бесконечный поток входящих, который никогда не осилишь».

Количество вчерашних сообщений известно и уже не изменится. Эти письма реально разобрать и ощутить удовлетворение от выполненной задачи.

8. Не светите почтовый адрес

Илон Маск — инженер и изобретатель, основатель и генеральный директор SpaceX, генеральный директор Tesla.

Илон Маск любит писать письма, и это у него хорошо получается. Как он однажды пошутил: «Я пишу много писем, я очень хорош в этом. Это моя ключевая компетенция».

Электронная почта позволяет Маску общаться на собственных условиях. С помощью email предприниматель может разом охватить всех сотрудников компании: рассказать об изменениях в работе, дать советы о повышении продуктивности, поделиться видением будущего.

Чтобы не тратить часы на разбор «Входящих» и избежать ненужных писем от незнакомых людей, Маск использует скрытый email-адрес. К сожалению, из статьи непонятно, как именно он это делает. Вот несколько способов сохранить email в тайне:

• завести отдельную почту для регистраций;
• использовать сервисы для анонимной отправки писем;
• скрыть почту от ботов на сайте (если вам приходится её публиковать).

9. Следуйте 3 правилам от бывших сотрудников Google

Джейк Кнапп и Джон Зерацки — бывшие сотрудники Google, создатели методики тестирования новых идей «Спринт», авторы нескольких популярных бизнес-книг.

Джейк Кнапп и Джон Зерацки в 2018 году выпустили очередную книгу «Найди время. Как фокусироваться на главном». В ней они дают несколько советов и о работе с электронной почтой. Вот самые интересные из них.

1. Проверяйте почту вечером. В состоянии легкой усталости вы быстрее разберётесь с накопившимися письмами. У вас не будет соблазна отвечать «да» на каждый входящий запрос и желания писать лонгриды вместо коротких ответов.
2. Опустошайте папку «Входящие» раз в неделю. Популярная методика Inbox Zero предполагает, что в конце дня в папке «Входящие» не должно остаться ни одного сообщения. Джейк и Джон подходят к этому методу более гибко и предлагают очищать инбокс раз в неделю.
3. Представляйте электронные письма бумажными. Чтобы справиться с соблазном немедленно реагировать на каждое сообщение, Кнапп и Зератски предлагают воспринимать email как высокотехнологичную версию бумажной почты. Обычная почта приходит раз в день, поэтому и электронный ящик достаточно проверять один раз.