Корпоративная почта

Корпоративная почта — это email-адрес, который размещается на домене компании и используется только в ее интересах.

Как правило, для корпоративной электронной почты используют адреса такого формата: yourname@companyname.com. Ее создают для:

• каждого сотрудника (например, aivanov@super.com для работника компании «Супер» Александра Иванова);
• совместного использования разных сервисов (например, metrics@romashka.ru для создания общего личного кабинета на платформах аналитики для всех маркетологов и смежных специалистов компании «Ромашка»);
• писем от лица компании (например, astro@magic.com для того, чтобы компания Magic могла отправлять своим поклонникам ежедневные астрологические прогнозы).

Часто корпоративные адреса однотипны — их отличают только названия компаний, которым они принадлежат

Зачем нужна корпоративная почта

Корпоративная почта позволяет компании:

• Управлять всеми адресами внутри организации. Например, предоставлять доступ к какому-то внутреннему ресурсу по домену.
• Отправлять массовые email-рассылки. Если компания хочет заниматься email-маркетингом, ей не обойтись без корпоративной почты с настроенными записями SPF и DKIM. Массовые рассылки с обычной почты почти наверняка попадут в спам. Кроме того, большинство сервисов для рассылок требуют указать в качестве адреса отправителя корпоративную почту.
• Повышать доверие клиентов. Благодаря корпоративному адресу сразу ясно, из какой компании пишут. Организация же, письма которой поступают с gmail.com или mail.ru, кажется подозрительной и ненадежной.

Как организовать корпоративную почту

Есть несколько основных способов, которые позволяют организовать корпоративную почту. Выбор того или иного варианта зависит как от размеров бизнеса и его основных особенностей, так и от того, сколько вы готовы тратить на обслуживание почтовых ящиков.

Бесплатные email от почтового сервиса

Строго говоря, таким способом вы не получите корпоративную почту, так как почтовый ящик для каждого сотрудника будет зарегистрирован на бесплатных ресурсах (gmail.com, mail.ru, yandex.ru), и в адресе не будет домена компании. Однако такие ящики также можно использовать для решения бизнес-задач.

Главным и единственным плюсом такого способа организации корпоративной почты является то, что он бесплатный и простой.

Но если рассматривать этот вариант в масштабах компании, то недостатков оказывается гораздо больше:

• такую почту нельзя настроить под потребности компании;
• сложно создать большое количество email с красивыми именами, так как большинство адресов уже кем-то заняты;
• когда важные письма от имени компании приходят с непонятных адресов вроде sergei62@gmail.com, это вызывает сомнения в надежности и серьезности такого бизнеса.

Корпоративная почта от почтового сервиса

Это самый популярный способ организовать корпоративную почту. Почтовые сервисы предоставляют компаниям возможность создать корпоративную почту на своем домене. Некоторые из них предлагают такую услугу бесплатно. Например, Яндекс и Mail.ru.

Основные преимущества корпоративной почты от почтового провайдера:

• можно создать любое количество email-адресов с именами, которые легко запоминаются;
• домен компании будет в каждом почтовом адресе;
• встроенная антивирусная защита;
• мощные настраиваемые спам-фильтры.

Подробную инструкцию о том, как завести корпоративную почту на Gmail, Mail.ru и Яндексе, вы найдете в статье «Как завести корпоративную почту на своем домене».

Корпоративная почта от хостинг-провайдера

Такой вариант популярен для компаний, сайты которых размещены на серверах определенных хостеров. В этом случае можно разместить на сервере, кроме веб-страниц почтовые ящики с любыми именами и указанием корпоративного адреса в email-имени.

Некоторые хостинги предоставляют корпоративную почту бесплатно после покупки домена.

Плюсы такого способа организации корпоративной почты:

• персональное управление и настройка основных фильтров;
• полное шифрование всей передаваемой корреспонденции с помощью протоколов SSL или TLS;
• мощные настраиваемые спам-фильтры
• настройка переадресаций (например, письма, которые приходят на ящик support@domain.com, могут переадресовываться группе сотрудников техподдержки);
• управление объемами почтовых ящиков.

Email-адреса на собственном почтовом сервере

Самый независимый из всех способов, но при этом самый трудозатратный. 

Сложность способа заключается в том, что для его реализации нужны определенные технические возможности и оборудование:

• интернет-канал с высокой скоростью;
• физический сервер с установленной оперативной системой Linux или Windows Server;
• специальное ПО для функционирования сервера;
• действующее доменное имя.

Чтобы обеспечить все нужные условия, требуются значительные вложения. Однако в результате вы получите особые преимущества:

• гибкое дисковое пространство;
• персональную настройку фильтров и переадресации писем;
• простое резервное копирование;
• постоянный личный контроль работы и надежности сервера.

Конечно, для выполнения всей этой работы понадобится штатный специалист, что повлечет дополнительные постоянные расходы на оплату его труда. Однако при этом почта будет полностью независимой и управляемой. Основными минусами такого решения являются высокая стоимость реализации, а также зависимость от качества работы интернет-провайдера.

Главные мысли