BI-система — набор инструментов и программ для бизнеса, которые собирают данные из разных источников, обрабатывают их и представляют в наглядном виде.
Система собирает и обрабатывает большие массивы данных из разных источников, а затем показывает на одном экране в виде наглядных таблиц, графиков и схем. Это помогает увидеть проблемы и тенденции в бизнесе. Такие находки становятся основой для бизнес-решений.
Например, чтобы выяснить, какой рекламный канал приносит больше заказов по конкретной позиции, надо просмотреть несколько отчётов. Сначала изучить метрики и посмотреть, откуда идут заказы. Потом проверить, в каких заказах присутствует искомая позиция. Наконец, сверить эти два отчёта. BI-система покажет отчёты на одном рабочем столе, сразу же найдёт нужные пересечения и покажет вывод. Ничего не придется делать руками.
BI-система от Microsoft — Power BI. Наборы данных можно представить в виде диаграммы, графика, карты
И все же важно понимать, что не все функции BI-системы пользователь сможет использовать без помощи аналитиков или разработчиков.
Для чего нужны BI-системы
Для сбора, хранения, анализа и наглядной демонстрации данных. При большом объеме данных для системы может потребоваться сетевое оборудование и регулярная техническая поддержка.
К BI-системе можно подключить много пользователей. Каждому человеку собрать дашборд — главное окно программы, на котором показаны графики, таблицы и диаграммы с аналитической информацией о бизнесе. Также можно настроить тип информации к которой у пользователя будет доступ. Например, маркетолог увидит данные о рекламе и динамике продаж, а логист — об остатках товара на складах в разных регионах. Если пользователю понадобится дополнительная аналитика, то он сможет самостоятельно сформировать отчет в системе. Конечно, если у него есть полный доступ к системе и он владеет инструментом на высоком уровне.
Обычно данные хранятся так, как их удобно хранить, а не потреблять. Например, в таблице на десяток столбцов. Хранить удобно, а пользоваться – нет. BI-система помогает собрать информацию и представить её в наглядном виде, что дает преимущества.
Выявляет системные проблемы бизнеса, помогает находить тенденции и точки роста. На основе собранных данных компания принимает обоснованные бизнес-решения.
Например, за пару кликов система покажет, что реклама в Telegram показывает бОльшую эффективность по сравнению с «Дзеном» и YouTube. Значит, неудачные рекламные кампании надо изменить или прекратить.
Предоставляет данные максимальному числу пользователей. Количество аккаунтов ограничивается финансовыми возможностями и условиями договора при покупке BI-системы.
К BI-системе можно подключить как базы данных внутри компании, так и внешние источники. Например, метрики со статистикой сайта или базы данных партнеров.
Допустим, для цветочного магазина.
Внутренние источники: база данных о количестве цветов на торговых точках и остатках на складах.
Внешний источник: подключаемые базы с наличием и ценами у поставщиков.
Экономит время получателей информации. Неспециалист может самостоятельно сделать запрос и сразу получить ответ. Он не ждет, когда аналитик сформирует и пришлет отчет.
Например, автор пишет статью в блог компании-застройщика. Ему не хватает цифр: статистики по строительству и продажам. Он задал запрос в BI-системе и сразу получил графики с цифрами. Без системы ему пришлось бы писать запросы в два департамента и ждать, когда у специалистов появится время, чтобы прислать данные.
Экономит время и силы аналитиков. BI-система находит и формирует ответы на большинство запросов пользователей. Аналитикам не нужно отвлекаться на посторонние задачи.
Из примера выше — освобождение бухгалтера и инженера от необходимости отвечать на запрос автора о статистике.
Упрощает и ускоряет процесс получения и изучения информации. Данные поступают к пользователю в наглядном и понятном виде. Не нужно тратить время на анализ информации из нескольких таблиц.
Две таблицы: первая с премиями для менеджеров по дням, вторая с успешными продажами по тем же дням
Те же две таблицы, загруженные в BI «Яндекса» — Yandex Datalens. Теперь видно, что некоторым менеджерам переплатили, а кого-то обидели
Кому нужна BI-система
BI-системы подходят крупным и средним по размеру организациям, где нужно анализировать большой объем данных из разных источников. Мелким предпринимателям не выгодно пользоваться таким дорогим и массивным инструментом, поскольку 2-3 источника данных можно проанализировать вручную.
Системы подходят для анализа любой информации, которую можно представить в виде базы данных и для которой требуется аналитика. Это удобный инструмент для анализа маркетинговой информации и он подойдёт, например:
- Агентствам или маркетинговым отделам. Поможет сегментировать клиентскую базу, понять какие каналы работают эффективнее, провести анализ рынка.
- Предпринимателям. Поможет отследить тенденции в развитии бизнеса и повлиять на них, в том числе в сфере продвижения товара или услуги.
Какие бывают BI-системы
В зависимости от физического нахождения данных
Облачные (SaaS) для клиентов, которые не боятся размещать свою информацию в облачном сервере. Это хранилище данных, которое не принадлежит хозяину информации. Такое размещение не дает гарантий по конфиденциальности и сохранности данных.
В собственном хранилище (сервере) для клиентов, у которых недопустима утечка информации. Например, персональные данные сотрудников или клиентов лучше хранить на своем сервере. Собственное хранилище убережет от потери ценной информации.
На арендованном сервере для клиентов, которые не хотят содержать инженера и комплекс сетевого оборудования. Если объем данных для BI-системы большой и требует дополнительного оборудования, то его можно арендовать.
В зависимости от стоимости
Бесплатные. Некоторые вендоры предоставляют свою BI-систему бесплатно, Пример: Yandex Datalens.
Дашборд BI-системы от «Яндекс» — Yandex Datalens
Условно-бесплатные. Стоимость определяется типом использования программы. Клиент использует облачную версию или серверную, пользователь — частное лицо или компания. Пример: QlikView.
Дашборд BI-системы QlikView
Платные. В основном вендоры продают свои системы, но для знакомства с программой предлагают бесплатные тестовые периоды. Пример: Klipfolio
Дашборд BI-системы Klipfolio
Как показывает практика, чаще всего BI-система — это комплекс программных и технических средств. Использовать одну программу можно только в очень простых случаях.
Как выбрать BI-систему
Выбор BI-системы зависит от масштаба компании, направления бизнеса, её запросов и квалификации сотрудников.
- Система должна быть удобной и понятной основным пользователям. Если программа окажется слишком сложной, пользователи будут часто обращаться за помощью в отдел IT. Половина преимуществ потеряются. Поставщики BI-систем предлагают пробные периоды для тестирования. В это время пользователи могут оценить удобство и сложность программы.
- Поставщик должен сообщить, что надо знать пользователю, чтобы он мог самостоятельно и быстро работать в ней. Нужно оценить, насколько сложно и долго обучать сотрудников работе с системой. Может ли компания позволить себе длительное обучение.
- Лучше, чтобы система была распространена в бизнесе. Если из компании уйдет единственный сотрудник, который умеет настраивать программу, то насколько это критично для работы. Легко ли подобрать ему замену. До 2022 года популярными системами были Power BI, Tableau, QlikView и Klipfolio. Сейчас с ними работать не получится. В России предлагают альтернативные программы, например BIPLANE24, AlmazBI, Modus и другие. При выборе системы следует проверить количество компаний, которые предлагают этот продукт. Чем больше продавцов, тем больше на рынке специалистов, которые умеют обслуживать систему.
- Система должна точно отвечать на специфические запросы компании. Например, у пользователя должна быть возможность полноценно взаимодействовать с объектами на мобильных устройствах. Программа должна позволить пользователю выбрать со смартфона несколько объектов и изучить их одновременно. Чтобы понять такие нюансы, нужно провести тесты в пробный период или спросить о возможностях программы у представителя компании продающей систему.
Некоторые функции BI-системы можно автоматизировать, для этого необходимо настроить подключение к источникам данных, преобразовать и обработать эти данные, выбрать и настроить визуализации, рассчитать дополнительные метрики.
Как внедрить BI-систему: советы и ошибки
Сложность внедрения зависит от того, как компания раньше работала с источниками данных.
Компания не собирала и не систематизировала информацию. Систему придется настраивать целиком. Надо искать программы для хранения, обработки, очистки, извлечения, передачи, аналитики и демонстрации данных.
Компания собирала, систематизировала и хранила информацию, но не предоставляла её пользователям в понятном и наглядном виде. Например, пользовалась только таблицами Excel. В этом случае для внедрения BI-системы понадобится только софт для аналитики и предоставления информации, к которому подключаются все источники.
Ошибки при внедрении
Начать внедрение системы без точно сформулированных потребностей. Если потребности неизвестны, можно начать решать технические задачи без привязки к конечной цели. Информация, которую будет выдавать система после установки, будет бесполезной.
Отдать все процессы внедрения в IT. Это отдел, у которого всегда есть работа и принцип «работает — не трогай». Поэтому IT сотрудники могут откладывать внедрение системы на потом. Чтобы такого не происходило, им нужен куратор.
Главные мысли
