Пресс-конференция — это мероприятие для СМИ, на котором официальные лица делятся с приглашенными журналистами новостями или мнениями.
Пресс-конференция — это форма коллективного интервью. Она позволяет получить официальный комментарий из первых уст.
В отличие от других видов интервью, пресс-конференция — строго тематическое и формализованное мероприятие. Его цель — распространить конкретную информацию по СМИ. Журналистам заранее объявляют повод и круг вопросов, которые готовы обсуждать организаторы.
Пресс-конференции организуют крупные компании и медийные личности: политики, спортсмены, музыканты. То есть игроки, чьи действия могут повлиять на рынок и привлечь внимание массовой аудитории.
Организаторы пресс-конференций обычно рассчитывают минимум на 30–50 представителей СМИ. Менее масштабные мероприятия называют брифингами.
Число приглашенных журналистов зависит от важности и известности спикеров. Так, пресс-конференция Владимира Путина в 2019 году собрала рекордные 1895 журналистов. Источник
Выделяют два вида пресс-конференций: регулярные и оперативные.
Первые планируют заранее. Для них специально придумывают темы и поводы. Например, музыкант дает пресс-конференцию в честь выхода нового альбома. А компания созывает журналистов, чтобы рассказать о выходе на новый рынок.
Важно трезво оценивать сенсационность инфоповода пресс-конференции и саму необходимость проводить событие в таком формате. Особенно сейчас, когда многие сотрудники СМИ работают удалённо.
Зачастую и журналистам, и пиарщикам гораздо проще обойтись пресс-релизом и короткой перепиской по электронной почте или в мессенджере. Если инфоповод будет недостаточным или не требующим дополнительных уточнений для публикации, вы рискуете потратить бюджет на организацию пресс-конференции и увидеть в зале 1-2 журналистов вместо 20 (при условии, что вы не оплатили выход материалов заранее).
Вторые проводят в экстренном порядке сразу после происшествия. Например, после крушения самолёта Межгосударственный авиационный комитет созывает оперативную пресс-конференцию, чтобы сообщить прессе детали и причины.
Пресс-конференции проводят не только очно, но и онлайн. Во время пандемии многие компании перешли на дистанционный формат. Спикеры оставались в студии, а журналисты задавали вопросы по видео-связи
Цели и задачи пресс-конференции
Пресс-конференция — это в первую очередь PR-активность. Она помогает сформировать публичный образ бренда через СМИ.
Крупные компании также могут влиять на рынок и финансовые показатели через пресс-конференции. Заявления об успешном запуске нового продукта и росте выручки увеличивают стоимость акций и всего бизнеса. Основные задачи пресс-конференции:
Повысить престиж и улучшить репутацию. Для этого организации или селебрити рассказывают о своих достижениях. Например, о рекордной прибыли за последний квартал, открытии нового регионального офиса, выходе нового музыкального альбома или победе в спортивном мероприятии. Такие события позитивно влияют на репутацию и делают компанию привлекательной для инвесторов.
Создать и укрепить отношения со СМИ. Во время пресс-конференции представители компаний напоминают о себе и налаживают личные контакты с журналистами. Например, договариваются дать эксклюзивное интервью после мероприятия.
Завоевать доверие и расширить круг потребителей. Компании и известные личности сообщают информацию о важных событиях, рассказывают о внутренней кухне и карьерных планах. Упоминания в СМИ повышают узнаваемость, а прозрачность вызывает доверие аудитории.
Объяснить позицию компании. Спикеры проясняют официальную позицию по спорным ситуациям, социально-значимым вопросам и конфликтам, которые привлекли внимание общественности. Как антикризисную меру пресс-конференцию проводят, чтобы опровергнуть слухи или пообещать принять меры в случае происшествия.
Бывают и обратные ситуации. Тренер футбольного клуба «Тоттенхэм» на пресс-конференции после неудачного матча обвинил игроков в эгоизме, а руководство — в отсутствии амбиций. Фанаты тут же потребовали его отставки. Источник
Этапы проведения пресс-конференции
Пресс-конференция — это мероприятие со строгим регламентом. Со стороны организатора в нем участвуют: спикеры, модератор или ведущий, администратор на стойке регистрации, официанты, если планируется фуршет.
Основные этапы:
- Встреча и регистрация журналистов. При входе представителей прессы встречает человек, провожает их до стойки регистрации. Там администратор отмечает пришедших, выдает им раздаточные материалы и бейджи.
- Открытие пресс-конференции. Модератор приветствует гостей и представляет спикеров.
- Выступления. После вступительного слова модератор или сами спикеры кратко презентуют инфоповод и свои тезисы. Вступительное слово не должно длиться больше 10 минут. Иначе мероприятие затянется, а журналисты потеряют внимание.
- Ответы на вопросы журналистов. Это основная часть пресс-конференции. Заранее прикиньте, на сколько вопросов успеют ответить спикеры за отведенное время. Скорее всего, не получится дать слово всем журналистам. Это нормально. Они все равно напишут статьи по содержанию дискуссии.
- Заключительное слово. По истечению времени модератор благодарит журналистов и сообщает о дальнейших мероприятиях, если они запланированы.
- Неофициальная часть. После закрытия пресс-конференции проводят фуршет или кофе-брейк. Это важный этап, на котором журналисты могут получить эксклюзивные материалы во время неформального общения со спикерами.
Пресс-конференции в бизнесе короче, чем в политике. Встречи репортеров с министрами длятся несколько часов, главы компаний отвечают на вопросы 15-20 минут
Как выбрать инфоповод для пресс-конференции
Чтобы привлечь представителей СМИ, необходим яркий инфоповод. Журналисты должны понимать, что их ждет сенсация, которую нельзя пропустить.
Встречу с прессой организуют, чтобы анонсировать мероприятие или коллаборацию, представить новый продукт, прокомментировать скандал, обнародовать исследование и рассказать о достижениях. Но не каждое событие в компании может стать поводом для пресс-конференции.
Инфоповод должен:
- быть новым и уникальным;
- вызывать эмоции и любопытство;
- быть интересным для приглашенных СМИ и их целевой аудитории;
- отвечать трендам рынка и социально-политической обстановке;
- поддерживать имидж бренда и работать на репутацию компании.
Сейчас внимание масс приковывает искусственный интеллект, виртуальные вселенные и товары (NFT), забота о себе и экологии. Актуальными часто становятся инфоповоды вокруг этих тем. Например, компании анализируют, как можно использовать ИИ в отрасли и представляют результаты на пресс-конференциях.
Лучше придерживаться правила: одна пресс-конференция — один значимый инфоповод. В противном случае целевые СМИ могут не понять идею мероприятия. А спикерам и ведущим будет сложно сохранять фокус и контролировать ход дискуссии.
Пресс-конференция по поводу NFT спектакля в театре им. Андрея Миронова смогла выделиться благодаря необычному поводу. Уже на следующий день вышло больше 10 статей по ее итогам
Правила подготовки и проведения пресс-конференции
Подготовка к пресс-конференции состоит из девяти основных этапов. Для каждого из них есть свои правила и рекомендации.
Формулировка темы. Недостаточно найти инфоповод, важно его правильно «упаковать». Тема должна быть лаконичной, четкой и желательно необычной. Она должна заинтересовать журналистов и мотивировать их потратить рабочий день на пресс-конференцию. Например, интересная тема — «Итоги года BOSCH. Как повысить прибыль в условиях санкций», менее интересная — «Обсуждение годового финансового отчета BOSCH».
Выбор даты и времени. Лучше выбирать будний день, на который не запланировано других крупных бизнес-мероприятий и праздников. Не стоит проводить пресс-конференцию в период ПМЭФ или в дни выступлений политиков. Все журналисты будут там.
Рекомендуемое время — с 11 до 16 часов. Рано утром многие СМИ проводят организационные собрания. А если начать позже, журналисты могут не успеть подготовить материал для вечерних выпусков новостей на радио и телевидении.
Поиск помещения. Выбирайте залы, пресс-центры или креативные пространства в центре города, куда легко добраться на общественном транспорте. Убедитесь, что посадочных мест хватит всем гостям.
Место проведения должно соответствовать концепции мероприятия. Не обязательно арендовать формальный конференц-зал. Например, если ваша компания решила отказаться от пластиковых упаковок, которые убивают миллионы рыб, можно провести встречу с прессой в океанариуме.
Заказ еды и напитков. На пресс-конференции журналистов принято обеспечивать бутилированной водой. А после — устраивать кофе-брейк или фуршет. Заранее установите кофемашины, закажите легкие закуски или кейтеринг.
Совет от человека, который был по обе стороны баррикад: кормите журналистов и будьте вежливы, даже если выход материала был вами оплачен — это напрямую влияет на качество итоговой публикации.
Подготовка оборудования. Необходимы столы, стулья, компьютеры, микрофоны, звуковая система, осветительные приборы, таблички с именами спикеров. Если планируется трансляция, разместите камеры и выделите места для операторов. Отдельно оборудуйте стойку для регистрации журналистов. Перед началом обязательно проверьте, что вся техника включена и исправна.
Также обратите внимание на то, как выглядит в объективе спикер на фоне экрана/баннера. Делать это нужно с той точки, где будут сидеть журналисты, чтобы заранее понять, нужно ли разместить баннер дальше/ближе, выше/ниже.
Необходимо также заранее установить пресс-вол —физический или выведенный на дисплей баннер, на котором размещают логотипы, слоганы и тема мероприятия. Он находится на заднем плане, чтобы выделиться и повысить узнаваемость. Фотографии на брендированном фоне привлекают больше внимания целевой аудитории
Составление программы. Продумайте, из каких частей будет состоять пресс-конференция, сколько времени нужно для вступительной речи, а сколько останется на вопросы журналистов. На каждый из этапов нужно выделить строгое время и придерживаться его. Рекомендуемая продолжительность пресс-конференции — 40–60 минут.
Подготовка пресс-пакетов. Это раздаточные материалы для журналистов, которые содержат краткую информацию о компании, спикерах и обсуждаемых вопросах. Если пресс-конференция посвящена выпуску нового продукта, выделите участникам буклеты с характеристиками и рекламными тезисами.
Приглашение журналистов. Первое приглашение нужно разослать не позже, чем за неделю до мероприятия. За 2–3 дня до начала пришлите напоминание и пресс-релиз. В нем укажите время и место, тему и примерный круг вопросов, которые планируете обсуждать. За сутки прозвоните всех приглашенных. Так вы сможете прикинуть, сколько человек из каких изданий придет и лучше подготовиться к встрече.
Подготовка спикеров. Пропишите ключевые тезисы, которые должны прозвучать на мероприятии. Если на вопросы будет отвечать несколько человек, определите конкретный круг вопросов и тем для каждого. Так они не будут перебивать и путать друг друга. Чтобы спикеры не растерялись в процессе, заранее разберите возможные сложные и провокационные вопросы.
Во время пресс-конференции модератор должен следить за таймингом, ограничивать количество вопросов, если времени остается мало.
Крупные пресс-центры предлагают свои услуги по организации и проведению пресс-конференций. За счет известного имени мероприятие на площадке «Интерфакса» собирает больше журналистов
Главные мысли
