Закупки: что это такое, виды и их особенности

Закупки — это процесс приобретения товаров и услуг для компании или государства. Включает в себя поиск поставщиков, оценку их предложений, выбор наиболее подходящих условий и заключение договора о поставке.

Понятия «закупки» и «тендер» часто используют как взаимозаменяемые. Однако это разные термины. Закупки — это весь процесс приобретения товаров или услуг, начиная от планирования и до исполнения. Тендер — это лишь один из методов выбора поставщика в процессе закупок.

Пример проведения закупок: компания публикует запрос и собирает коммерческие предложения поставщиков

Кому и для чего нужны закупки

Закупки использует бизнес, государственные и муниципальные структуры, некоммерческие организациям (НКО).

Основная задача — приобретение товаров, работ или услуг нужного качества в требуемом количестве, в определённые сроки и по оптимальной цене.

Конкретные цели закупок зависят от потребностей субъекта:

Компании. Приобретают сырьё и оборудование для производства продукции, обеспечивают офисы техникой и канцелярскими принадлежностями, пополняют ассортимент товаров для перепродажи, привлекают услуги по доставке и IT-поддержке.

Пример конкурсов в рамках закупок компаний

Государственные организации. Снабжают школы учебниками, обеспечивают больницы лекарствами и оборудованием, заказывают стройматериалы для возведения жилья и дорог, привлекают подрядчиков для охраны важных объектов.

Пример заявок в госзакупках

Некоммерческие организации. Обеспечивают малоимущих граждан продуктами питания, поддерживают людей с ограниченными возможностями специальной техникой, организуют благотворительные мероприятия и социальные проекты.

Пример заявок НКО на закупки работ и услуг

Закупки позволяют организациям получить необходимые ресурсы для выполнения рабочих задач, поддержания бизнес-процессов и достижения стратегических целей.

Как выглядит процесс закупок

Процесс варьируется, но общая структура включает несколько ключевых этапов:

Планирование. Организация выявляет, какие товары или услуги нужны, в какие сроки. Далее устанавливает бюджет и формирует техническое задание.
Поиск и оценка поставщиков. Заказчик ищет потенциальных поставщиков через базы данных, рекомендации или открытые источники. Всех кандидатов оценивают на предмет репутации, опыта, качества продукции, условий поставок и цен. По итогам анализа всех предложений выбирают наиболее подходящий вариант.
Заключение договора. Стороны обсуждают условия поставок — цены, сроки, качество, форму оплаты (предоплата или постоплата), порядок доставки. После согласования всех условий подписывают договор.
Исполнение договора. Поставщик выполняет свои обязательства по договору — доставляет товары, выполняет работы или оказывает услуги. Заказчик проверяет, что все заявленные требования выполнены с надлежащим качеством. Стороны составляют акт приёма товаров, работ или услуг.
Оплата и отчётность. Организация оплачивает поставку в соответствии с условиями договора. Все этапы закупки фиксируют в документах для отчётности и аудита.

Процесс закупок — это многоэтапная процедура, которая требует чёткого планирования, контроля и соблюдения договорных обязательств.

Виды закупок

По законодательному регулированию все закупки делятся на два основных вида: государственные и коммерческие.

Государственные (регламентированные). Регулируются 44-ФЗ и 223-ФЗ, допускают приобретение товаров, работ и услуг из утверждённого перечня. Проводятся чаще всего через электронные торговые площадки.

Государственные закупки обязательны для всех государственных и муниципальных структур, а также для организаций с долей государственного участия.

Вся информация о госзакупках есть в единой информационной системе (ЕИС). Госзаказчики могут использовать только те электронные площадки, которые указаны в перечне ЕИС (всего 8 ЭТП)

Коммерческие (нерегламентированные). Не имеют жёстких законодательных ограничений, кроме соблюдения ГК РФ. Могут быть открытыми и закрытыми, одноэтапными или многоступенчатыми, электронными и неэлектронными.

Коммерческие закупки проводят организации любого уровня и размера для удовлетворения внутренних потребностей.

Крупные компании (производственные предприятия, ретейлеры, строительные фирмы) используют собственные электронные площадки и организуют открытые или закрытые конкурсы. Малый и средний бизнес (МСБ) чаще применяет сторонние торговые площадки и электронные каталоги поставщиков.

Несмотря на отсутствие жёсткого законодательного регулирования, большинство компаний разрабатывает внутренние регламенты. В целом, система коммерческих закупок достаточно гибкая и может быть адаптирована под нужды конкретной организации.

В России работают сотни электронных площадок для коммерческих закупок. Многие из них специализируются на какой-то конкретной сфере — перевозках, медицине, строительстве, IT

По форме организации закупки бывают:

Конкурсные. Компания формирует тендеры или аукционы, в результате выбирает поставщика с максимально выгодными условиями. Распространены в госзакупках.
Запрос котировок. Компания направляет запросы потенциальным поставщикам, чтобы узнать условия.
Прямые. В этом случае компания напрямую сотрудничает с единственным поставщиком без конкурса. Обычно так происходит, когда необходимо приобрести уникальный товар, либо в очень сжатые сроки.

Существуют и другие критерии классификации:

по способу проведения — электронные и неэлектронные (с приёмом заявок в традиционной «бумажной» форме, с личными встречами или «живыми» аукционами);
по степени открытости — закрытые (для ограниченного круга участников) или открытые (для всех желающих);
по количеству этапов — одноэтапные или многоступенчатые;
по объёму — мелкие и крупные;
по частоте — единичные и долгосрочные;
по предмету закупки — товары, работы, услуги.

Организации выбирают наиболее подходящий вид закупок в зависимости от своих задач, бюджета и законодательных норм.

Отличия государственных и коммерческих закупок

Главное отличие государственных и коммерческих закупок состоит в уровне законодательного регулирования, но можно сравнить их и по другим критериям.

Параметры сравнения	Государственные закупки	Коммерческие закупки
Регулирование процесса	Строгое соблюдение 44-ФЗ или 223-ФЗ.	ГК РФ, внутренние регламенты компании, договорённости с поставщиками.
Цель проведения	Удовлетворение общественных нужд, реализация государственных программ и проектов.	Получение прибыли и оптимизация затрат компании.
Участники мероприятия	Строгие процедуры — аукционы, тендеры, конкурсы, запросы котировок. Преимущественно в электронной форме.	Более гибкие процедуры — переговоры, долгосрочные контракты. Могут быть электронными и неэлектронными.
Критерий выбора поставщика	Основаны на строгих требованиях, установленных законом.	Часто зависят от личных предпочтений, истории отношений или стратегических целей.
Прозрачность процедур	Высокая. Чаще всего информацию о закупках публикуют в открытых источниках.	Низкая. Зависит от политики компании, но в большинстве случаев информация закрыта от посторонних лиц.
Сроки проведения	Длительный срок из-за необходимости соблюдения процедур и проверок.	Более короткий срок, зависит от потребностей компании.
Источник финансирования	Бюджетные средства (налогоплательщики).	Собственные средства компании.
Ответственность за нарушения	Высокая ответственность за нарушение правил (штрафы, уголовная ответственность).	Ответственность определяется договором и внутренними правилами компании.

Стоит упомянуть ещё одно важное отличие, которое касается оформления отношений между заказчиком и поставщиком. Так при проведении государственных закупок заключение договора является обязательным. В нём должны быть указаны все согласованные условия. Без договора закупка считается несостоявшейся, а её результаты — недействительными.

В коммерческих закупках заключение договора рекомендуется, чтобы зафиксировать условия сделки и минимизировать риски. Но в некоторых случаях, при небольших закупках или разовых поставках, стороны могут ограничиться счёт-договором, накладной или актом выполненных работ.