Что такое тендер: виды и как проводится

Тендер — это форма отбора поставщиков товаров или услуг, построенная на принципе конкурентных торгов.

Как правило, тендеры проводят крупные организации или госучреждения.Они формируют техническое задание с описанием требований и сроков и приглашают участников. Победителем становится компания, которая предложит лучшие условия — с нею заказчик заключает контракт.

Тендеры распространены в сфере медицины, строительства, в военной отрасли. Также компании могут устраивать тендеры, чтобы выбрать подрядчика из сферы услуг, например, фирму, которая возьмет на себя охрану объекта или рекламу предприятия.

Схема проведения тендера

Виды тендеров

Тендеры бывают открытые и закрытые, могут проводиться в форме торгов или аукционов в один или несколько этапов.

По формам проведения

По формам проведения выделяют открытые и закрытые тендеры.

Открытый тендер — это торги, в которых могут принять участие юридические и физические лица, способные выполнить требования, указанные в тендерной документации.

Информация об открытом тендере публикуется на портале госзакупок ЕИС или на специальной электронной торговой площадке. Любой желающий может ознакомиться с требованиями без регистрации.

Пример тендера на портале ЕИС. Участники могут ознакомиться с информацией о закупках и подать заявку

В закрытом тендере принимает участие ограниченный круг лиц. Такой вид торгов проводят, когда нужна конфиденциальность (например закупки для военной промышленности) либо когда необходимы поставщики, обладающие определенной квалификацией.

О закрытых торгах не объявляют. Организатор сам высылает приглашения к участию в закрытых торгах выбранным компаниям.

По способам проведения

Различают следующие виды тендеров:

Аукцион — торги, в которых победителем становится тот, кто предложит наименьшую цену. В рамках аукциона все участники в назначенный день и час выставляют свои предложения в режиме онлайн. Если аукцион открытый, то компании могут видеть ставки друг друга и снижать свои цены неограниченное количество раз.
Запрос котировок по критериям выбора победителя схож с аукционом. Заказчик запрашивает предложения у подрядчиков и заключает контракт с тем, у кого наименьшая цена. При этом участники тендера не видят цен друг друга и не могут понизить ставки.
Конкурс — вид тендеров, при котором победителя выбирают не только на основе цены, но и по другим критериям. Учитывается соответствие требованиям организатора: профессионализм подрядчика, опыт выполнения подобных заказов, сроки. В рамках конкурса поставщик имеет право вносить изменения в предложение, например снижать цену, чтобы повысить шансы на победу.
Запрос предложений, как и конкурс, позволяет выбирать победителя, ориентируясь на квалификацию подрядчика и другие критерии, которые важны для заказчика. Победителем становится тот, кто предложит наилучшие условия. Главное отличие от конкурса — подать заявку можно один раз, менять предложение в ходе торгов нельзя.

Электронные и «бумажные» тендеры

Закупки могут проводиться в электронной и «бумажной» форме. В первом случае сделка проходит на электронной торговой площадке. Участники подают заявки через кабинет сайта и взаимодействуют с заказчиком через электронные каналы связи. Для регистрации в тендере понадобится электронная подпись.

«Бумажные» тендеры в настоящее время менее распространены, чем электронные. Такой вид торгов подразумевает, что участники подают заявки в бумажной форме — в запечатанном конверте через курьера или лично. Сделка заключается также путем подписания бумажного договора.

«Бумажные» тендеры связаны с большими трудозатратами, так как заказчик обязан хранить все заявки и несет ответственность за их сохранность

Законодательством предусмотрено несколько случаев, когда тендер проводится исключительно в «бумажной» форме:

Закупка у единственного поставщика. Такую закупку могут проводить государственные и бюджетные учреждения в случаях, когда поставщик предлагает уникальную продукцию или обладает исключительными правами на товары и услуги, либо в форс-мажорных ситуациях — например, для ликвидации последствий аварии (случаи закупки у единого поставщика описаны в ст. 93 ст. 44-ФЗ).
Закупки в соответствии с решением Правительства РФ (111 ст. 44-ФЗ). В рамках таких закупок Правительство вправе самостоятельно устанавливать способ выбора поставщика и условия исполнения контракта. Такая необходимость возникает, например, при закупке бюллетеней для выборов.
Проведение закрытых закупок.
Закупки на территории другого государства, чтобы обеспечить деятельность заказчиков, которые работают на территории иностранного государства.

По источнику финансирования

Тендеры делятся на три вида:

Государственные закупки на бюджетные средства. Заказчиками выступают государственные, муниципальные, бюджетные учреждения. Такие торги регулируются законами: 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Коммерческие тендеры — это закупки, которые проводят частные организации. Законодательство не регулирует такие торги так же строго, как госзакупки, поэтому организатор сам устанавливает правила. Главное требование — чтобы действия компании не противоречили Гражданскому кодексу РФ и закону о защите конкуренции 135-ФЗ.
Закупки отдельными видами юридических лиц. Такие тендеры проводят компании, которые имеют государственную поддержку с долей участия свыше 50%. Торги регулируются законом 223-ФЗ. Закупки организации осуществляют на свои средства, а не на бюджетные, поэтому самостоятельно могут прописать отдельные правила проведения торгов.

Как участвовать в тендере

Прежде чем участвовать в тендере, необходимо к нему подготовиться: изучить законодательство, которое касается области закупок, составить предложение, собрать пакет документов, оформить заявку. Кроме того, если компания принимает участие в электронных торгах, ей нужно:

получить электронную подпись;
пройти регистрацию в едином реестре поставщиков;
открыть спецсчет.

Разберем все эти этапы подробнее.

Подготовка к тендеру

Компания, которая решила участвовать в тендере, должна провести подготовительные работы: проанализировать рынок, выявить области, в которых хочет предлагать свои услуги, получить электронную подпись (ЭЦП) в аккредитованном удостоверяющем центре.

Актуальный список аккредитованных удостоверяющих центров можно найти на сайте Минцифры

Регистрация на электронных торговых площадках

Далее компания должна зарегистрироваться на электронных торговых площадках (самые популярные мы рассмотрим в отдельном разделе). Информацию о госзакупках можно найти в базе Единой информационной системы на сайте zakupki.gov.ru. Коммерческие тендеры размещаются на сайтах самих компаний или на площадках, где проводятся торги.

Обеспечение заявки и открытие спецсчета

Подрядчик должен обеспечить участие в закупках, то есть внести денежный залог на специальный счет. Это обязательное условие в госзакупках. Обойтись без спецсчета можно, когда сумма сделки составляет до 1 млн рублей или когда участник оформил банковскую гарантию.

Спецсчет подтверждает, что исполнитель ознакомился с условиями тендера и в состоянии выполнить работы. Если победитель торгов после объявления результатов не заключает договор с заказчиком, деньги со спецсчета не возвращаются.

Если подрядчик не выиграет торги, обеспечительная сумма вернется ему на счет. Также средства вернутся и победителю тендера после заключения контракта за вычетом комиссии (до 1% от начальной максимальной цены контракта, но не более 5000 рублей).

Сумма денежного обеспечения может быть разной. Обычно ее размер составляет от 0,5% до 5% от суммы заказа.

Открыть спецсчет можно в уполномоченном банке. Список таких банков размещен на сайте ЕИС.

Подача заявки

Далее компании необходимо подать заявку и приложить документы, которые указаны в условиях тендера. Заказчик может запросить данные с характеристикой товаров, кадровые и уставные документы, лицензию на деятельность (например если торги связаны с предоставлением строительных или образовательных услуг).

Проведение тендера и заключение контракта

В назначенный день проводятся сами торги. Если тендер проходит в форме аукциона, исполнитель должен присутствовать на торговой площадке, отслеживать цены конкурентов и предлагать свои.

Победитель торгов заключает контракт с заказчиком. Если победитель по каким-либо причинам не подписывает договор в срок или уклоняется от выполнения обязательств, контракт может получить участник, занявший второе место. Поэтому компаниям важно по возможности предложить наиболее выгодные условия заказчику.

Если торги происходят не в форме электронного аукциона, то организатор самостоятельно рассматривает предложения участников и объявляет победителя, которому отправляет на подписание контракт.

Где и как искать тендеры

Информация об электронных торгах размещается на электронных торговых площадках.

Данные о госзакупках, как уже говорилось выше, можно найти на сайте zakupki.gov.ru.

Также информация о государственных тендерах, которые проводятся в рамках 44-ФЗ, размещается на площадках:

Информацию о коммерческих закупках можно найти на сайтах компаний-организаторов, на электронных торговых площадках и на сайтах-агрегаторах:

Ошибки новичков при участии в тендерах

Невнимательность при изучении условий. Одна из наиболее распространенных ошибок, которую допускают новички, решившие впервые участвовать в торгах — несерьезное отношение к заявке. Они могут недостаточно внимательно изучить требования, упуская из виду уточнения в сносках и примечаниях. В результате, победив, компания оказывается не готова к исполнению обязательств, и может попасть в реестр недобросовестных поставщиков.

Незнание законодательства. Все госзакупки жестко регулируются законом. При неисполнении контракта поставщику грозят крупные штрафы. Поэтому прежде чем начинать искать заказчиков из государственной и бюджетной сфер, следует внимательно изучить положения 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Неправильный расчет себестоимости. Часто новички не до конца просчитывают себестоимость услуги. Например, если требуется поставка и настройка ноутбуков, участник тендера может указать цену с учетом стоимости ноутбуков и забыть посчитать настройку техники и логистику. В результате компания будет вынуждена работать себе в убыток.

Желание выиграть любой ценой. У новичков участие в аукционе пробуждает азарт — компания может снижать ставки, чтобы выиграть во что бы то ни стало. Если единственная цель участия в тендере — получить известного заказчика и писать потом кейсы, то вы можете демпинговать. Но правильнее все же ориентироваться на прибыль.

Участие в нескольких тендерах одновременно. Чтобы повысить шансы на победу, некоторые организации подают заявки на участие сразу в нескольких тендерах. Если у компании нет возможности исполнить обязательства в срок по нескольким контрактам, в нескольких торгах одновременно лучше не участвовать.

Тендеры — это сложно :). Я бы рекомендовала сначала сходить к специалисту по тендерам, который может проконсультировать по участию в торгах в целом и по подготовке нужных документов в частности. Мы рассматривали участие в тендерах для агентства, но отказались от этой идеи. Заказ можно и не получить, а времени потратишь изрядно. Для нас это оказалось совершенно невыгодно.

Другой момент — деньги по тендерам чаще всего идут постоплатой, то есть вы поставите товары/услуги, а деньги получите когда-нибудь потом. Особенно непросто бывает получить деньги от госорганов или крупных компаний, где долгие согласования. Пока не подпишут акт выполненных работ, никакой оплаты не будет.