Стратегическая сессия

Стратегическая сессия (стратсессия) — это мероприятие, на котором руководство и ключевые сотрудники планируют развитие бизнеса и принимают решения, определяющие будущее компании.

Обычно стратегическую сессию проводят в начале или в конце финансового года. Но бывают и внеочередные собрания в связи с резкими изменениями на рынке.

Каждая стратсессия посвящена одной ключевой теме. Это может быть планирование продаж на годы вперед, выбор маркетинговой стратегии или поиск выхода из кризиса. 

В отличие от совещания, стратсессия может длиться от нескольких часов до нескольких дней. Она состоит из отдельных этапов, к которым участники готовятся заранее.

Другое важное отличие от совещаний — открытый диалог между всеми участниками. Для этого в программу стратсессий могут включать бизнес-игры и элементы тимбилдинга.

Стратегическая сессия может стать отличным инфоповодом и возможностью продемонстрировать публике экспертность сотрудников и внутреннюю кухню компании. Источник

Зачем проводят стратегические сессии

Стратсессия позволяет вырваться из рутины мелких задач, задуматься о глобальных перспективах бизнеса и синхронизировать задачи отделов со стратегией всей компании. Участники сообща ищут решение кризисных ситуаций, определяют долгосрочные цели и способы их достижения.

Стратсессию проводят, чтобы:

• разработать стратегию развития компании, проекта или направления (маркетинга, продаж, управления кадрами);
• определить долгосрочные приоритеты;
• разработать новые продукты и бизнес-модели;
• найти решение проблем (например падение прибыли, растущая конкуренция);
• наладить контакт между руководителями и специалистами, повысить вовлеченность в работу компании.

На стратегических сессиях также решают, как лучше организовать работу над действующими проектами и повысить эффективность сотрудников. Источник

Кто участвует в стратегической сессии

В зависимости от цели в сессии могут участвовать:

• топ-менеджеры (руководители первого звена);
• начальники отделов (линейные руководители);
• ведущие сотрудники различных отделов;
• отраслевые эксперты;
• инвесторы;
• клиенты.

Обычно на стратсессии присутствуют собственники и руководители высшего уровня: президент и вице-президент компании, генеральный, исполнительный, коммерческий, HR-директора. Они определяют вектор развития компании, поэтому любое стратегическое решение обсуждается с ними.

Другие постоянные участники — руководители отделов. Они делятся своим видением будущего компании, помогают рассмотреть ситуацию «изнутри», могут рассказать о положении дел в подразделениях и соотнести стратегические планы с целями и приоритетами своих команд.

Если сессия посвящена узким вопросам, например разработке маркетинговой стратегии, зовут ведущих сотрудников отдела и отраслевых экспертов.

Инвесторов иногда приглашают для обсуждения финансового будущего компании. Например, когда планируют сменить приоритетные направления или выйти на новые рынки. Однако чаще для них устраивают отдельное мероприятие уже после стратегической сессии.

Если цель сессии — улучшить обслуживание или расширить товарный ассортимент, можно пригласить клиентов и заказчиков. Но в большинстве случаев их мнения собирают с помощью соцопросов и фокус-групп до начала сессии.

Обычно в сессии участвует от 5 до 25 человек. Чем больше человек и сложнее вопрос, тем дольше длится обсуждение.

Организовать и поддерживать масштабные мероприятия помогают профессиональные фасилитаторы — специалисты в области бизнес-коммуникаций, которые пишут сценарий и руководят дискуссией.

Участниками сессии могут быть не только топ-менеджеры, но и любые сотрудники, чьи знания и опыт помогут решить стратегический вопрос

Из чего состоит стратегическая сессия

Этапы и продолжительность сессии зависит от целей и масштабов бизнеса, финансовых возможностей и состава участников. Можно выделить пять обязательных блоков.

Вступление. Ведущий (внутренний модератор или внешний фасилитатор) объявляет цель и формат сессии, разогревает участников, чтобы повысить их вовлеченность в обсуждение и создает атмосферу открытого общения. Для этого он может задавать вопросы аудитории, интересоваться мнением конкретных участников, шутить.

Обзор текущего положения дел. Необходим, чтобы погрузить всех участников в контекст обсуждения. На этом этапе ведущий представляет собранную аналитику по теме. Руководители отделов и эксперты презентуют заранее подготовленные доклады. Например, с исследованием узнаваемости бренда и картой конкурентов, если сессия посвящена маркетингу. На основе этих данных участники оценивают работу компании, выделяют сильные и слабые места. 

Мозговой штурм. Цель — набросать как можно больше свежих идей и отобрать лучшие из них для дальнейшей разработки. Это креативный этап, которые тренирует воображение, раскрепощает и позволяет найти нестандартные решения. Участники работают в группах, где свободно делятся всем, что кажется полезным и интересным, даже если для других их предложения могут звучать безумно.

Презентация и обсуждение предложений. Лучшие идеи аргументируют и представляют на суд другим участникам сессии. В процессе дискуссии они обретают свой финальный вид.

Подведение итогов. В конце ведущий формулирует и визуализирует выводы. В зависимости от изначальной цели в результате получают: список согласованных направлений развития на ближайшие годы, стратегическое видение (общее для всех участников видение будущего), новую миссию компании, идеи новых продуктов, набор антикризисных мер.

Во время сложных и долгих сессий основные блоки повторяются. Для каждого вопроса проводят отдельные мозговые штурмы, групповые работы и презентации. Источник

Как провести стратегическую сессию

В отличие от регулярных совещаний, стратсессия требует тщательной подготовки. Начинать лучше за месяц до планируемой даты.

До сессии

Сформулировать цель. Например, найти новые каналы сбыта товаров, выбрать позиционирование бренда, найти способ сократить производственные затраты на 10% в следующем году. Главное, чтобы в формулировке цели был заложен конкретный ожидаемый результат.

Определить участников. Чем масштабнее цель, тем больше руководителей высшего звена должно присутствовать. Если речь о ежегодной маркетинговой стратегии, можно ограничиться ключевыми специалистами и руководителями связанных отделов. Точный состав зависит от бизнес-процессов конкретной компании. Чем больше участников, тем больше времени нужно выделять на обсуждение.

Собрать и визуализировать данные. Чтобы ввести участников в курс дела и создать почву для обсуждения, предварительно проводят:

• анализ потенциала рынка;
• анализ конкурентов;
• бенчмаркинг — сравнение процессов компании с лидерами рынка с целью улучшить показатели и обойти конкурентов;
• SWOT-анализ — выявление сильных и слабых сторон компании;
• анализ товарного ассортимента;
• аудит бренда.

Стратегическая сессия длится несколько часов или даже дней. Чтобы сохранить фокус участников, важнейшие данные размещают на слайдах в форме графиков и диаграмм.

Разработать сценарий. Ядро всего мероприятия — поэтапный план с указанием всех блоков, обсуждаемых вопросов, инструментов аналитики и таймингов сессии.

Чтобы создать сценарий, нужно:

• сформулировать цель и ожидаемые результаты;
• спроектировать маршрут сессии — последовательность блоков в сценарии;
• выбрать инструменты, которые будут использовать участники на каждом этапе; 
• составить расписание и следить, чтобы блоки не были слишком долгими. Оптимальное время от 30 минут до часа.

В стандартном маршруте сессии участники сначала анализируют текущую ситуацию, затем формируют общее видение идеального будущего компании и в конце составляют план действий для его воплощения. Источник

Во время сессии

Установить правила. В самом начале важно прояснить регламенты сессии: нужно ли поднимать руку или можно говорить с места, каждый ли обязан высказаться по каждому вопросу и т. п. Такие вопросы могут показаться незначительными, но если их не обсудить, будет сложно сохранить порядок. А отсутствие дисциплины сбивает участников и разрушает деловую атмосферу.

Придерживаться повестки. Если что-то идёт не по сценарию, не страшно. Возможно, некоторые вопросы в процессе обсуждения отпадут. Но если менять заготовленную программу на ходу, можно запутать участников и не достигнуть цели.

В конце сессии

Четко изложить решения и дальнейшие планы. Участники должны выходить с сессии с уверенностью и знанием, что их ждет дальше. Если после многочасовых обсуждений решение не было найдено, что-то пошло не так.

Собрать обратную связь. Если сотрудники будут воспринимать стратсессию, как наказание или пустую трату времени, пользы от нее не будет. Важно отслеживать настроение участников, реагировать на замечания и учесть критику при подготовке следующих мероприятий.

Если бизнес не готов тратить силы и время на подготовку и проведение стратегической сессии, на помощь приходят специальные консалтинговые компании

Главные мысли