PERT-анализ

PERT-анализ — это инструмент планирования и организации сложных проектов, который помогает оптимально распределить задачи в команде.

PERT-анализ применяют для масштабных проектов, которые приходится делать впервые. Этот инструмент не дает готовые решения, а помогает все организовать в случаях, когда непонятно, с чего начинать. При помощи PERT команда записывает все задачи, которые нужно сделать, и отдельно оценивает каждую. Когда дедлайны и бюджет по задачам просчитаны, оценить масштаб всего проекта становится легче. 

Например, компания ни разу не организовывала пресс-конференцию. Поэтому она не знает, сколько на это понадобится времени и денег. При этом она уже писала пресс-релизы, проводила меропрития и готовила тексты выступлений для образовательных конференций.

Согласно PERT-анализу, сначала компания выделит очевидные этапы пресс-конференции: поиск помещения, приглашение журналистов и подготовка презентации. Для них определит сроки и обсудит задачу с исполнителями. В разговоре окажется, что нужно отобрать список интересных СМИ и найти их контакты. Это еще одна задача. На нее тоже придется выделить ресурсы.

Такой детальный разбор превратит сложный проект в понятный список действий. Останется только присвоить им приоритеты.

Впервые PERT-анализ разработали в 1958 году и использовали в Отделе по реализации спец.проектов ВМС США. Тогда с помощью методики специалисты разработали баллистические ракеты Polaris

Главный результат PERT-анализа ― это диаграмма, наглядная схема. Она состоит из «кирпичиков». Каждый из них ― конкретная задача с порядковым номером исполнения. При необходимости под каждым этапом дописывают срок.

Между «кирпичиками» устанавливают зависимость стрелками. Например, если не будет выполнена задача «лонч продукта», нет смысла приступать к этапу «реклама на ТВ».

При этом, если какую-то задачу невозможно выполнить без предыдущей, связь между ними помечают как «зависимость от ресурсов». Так, если не выполнить шаг «выбрать и оплатить тариф конструктора сайтов», не получится перейти к этапу «сверстать лендинг».

Каждую задачу на диаграмме PERT-анализа нумеруют. Благодаря этому можно отразить этапы всех действий в проекте

Как PERT-анализ помогает бизнесу

PERT-методика подходит для масштабных проектов, в которых участвуют большие команды, разные отделы или даже несколько компаний. При помощи диаграммы, например, можно разработать новое ПО для компьютеров или запустить технологичный стартап. PERT поможет решить три основные задачи:

Составить хронологию. Это позволяет увидеть проект целиком и оценить его масштабность. В хронологии отражают основные этапы работы и распределяют их по приоритету.

Оценить ресурсы. Одни задачи можно выполнить силами своей команды, для других понадобятся внештатные специалисты. Допустим, проекту нужно будет привлечь инвесторов. Тогда еще на этапе планирования менеджер добавит в график мероприятия, где можно будет с ними познакомиться, и заложит на поездки бюджет.

Рассчитать время. На общем графике отражены длительность выполнения отдельных задач и общая продолжительность проекта. Рассчитать срок для заданий, которые нужно будет делать впервые, сложно. В таких случаях на графике отражают три возможных дедлайна. Подробнее об этом — в следующем разделе. 

Это пример PERT-диаграммы для сложного проекта по разработке ПО. В схеме можно запутаться, но поясняют ее стрелки и цифры, которые описывают порядок действий и время исполнения. Источник

Из чего состоит PERT-анализ

События. Это этапы рабочего процесса. Каждое событие начинается только тогда, когда последнюю задачу в предыдущем событии выполняют. Это может быть, например, запуск сайта или открытие продаж билетов на мероприятие. Именно их визуализируют на финальной диаграмме.

Задачи. Конкретные цели и действия, которые надо выполнить для достижения событий. В задачах описывают время, материалы, деньги, оборудование и ответственных за их выполнение.

Их обычно прописывают к каждому событию в отдельном документе или на выделенной для это платформе, так как на диаграмме для них не хватает места

В задачах можно создавать подзадачи, или небольшие задания, которые дробят ее на шаги. Например, если у маркетолога задача написать план продвижения, то он себе добавит подзадачи: провести интервью с клиентом, изучить конкурентов, составить SWOT-анализ, рассчитать рекламный бюджет.

Подзадачи помогают более точно оценить, сколько времени потребуется на задачу. Если «запустить email-рассылку» звучит довольно просто, детализация поможет увидеть, что только найм сотрудников может затянуться на несколько недель

 

Отдельно выделяют еще и критические задачи, без которых нельзя перейти к следующим этапам в проекте. Критические задачи необходимо выполнить в установленный срок и только заложенными в стратегии ресурсами. Если не учесть это условие, под угрозу попадает результат всего проекта.

Сроки. Ключевой аспект PERT-анализа. С его помощью компания оптимизирует работу команды. Для каждой задачи лучше всего закладывать 3 срока выполнения:

При расчете сроков важно учесть потенциальные паузы, которые могут возникнуть по разными причинами между событиями. Например, государственные выходные или день рождения начальника.

После оценки PERT-графика может оказаться, что на проект нужно слишком много времени — больше, чем есть. Тогда на задачи увеличивают ресурсы, сокращают сроки, а крититических задач становится больше.

Этапы PERT-анализа

Сформировать видение проекта. Необходимо описать миссию и ценности проекта и подобрать команду ответственных. На этом этапе нужно определить срок, в который потребуется сдать проект.

Выделить основные задачи. Сначала необходимо выписать все, что нужно для проекта, и разбить задачи по уровню сложности. Или по блокам: какие можно выполнить силами своей команды, а где понадобится нанимать специалистов.

Определить приоритетность. Некоторые задачи можно делать параллельно, если они не взаимосвязаны и их делают разные сотрудники. Определить приоритетность помогает метод «съешьте лягушку». Это означает, что сначала необходимо браться за сложные и большие задачи, а потом переходить к менее важным и не таким срочным.

Можно также составить матрицу Эйзенхауэра. В этом методе задачи распределяют по четырем секторам. Срочные и важные ― то, что нужно сделать сейчас. Важные, но не срочные, которые необходимо пока только спланировать. Неважные, но срочные ― те, что можно делегировать. Неважные и несрочные ― их допустимо отложить.

Оценить сроки. Определите, сколько времени понадобится для каждой задачи, с учетом оптимистичного, пессимистичного и реального срока.

Установить запас. Убедитесь, что по каждой задаче вам хватает ресурсов, и спланируйте заранее, откуда сможете взять запас. Например, команде выделяют бюджет только раз в году. Если его не хватит, нужно заранее продумать, откуда придут дополнительные инвестции.

Создать диаграмму PERT. На ней будут визуально отражены все важные переменные: список задач, их приоритетность, зависимости между ними, а также необходимые ресурсы и установленные сроки.

Удобнее всего создавать PERT-диаграмму в специальных сервисах. Например, в Creately.com можно строить зависимость между задачами, присваивать ответственных, выделять цветами одинаковые блоки или подразделения ответственных

Главные мысли