PDCA (цикл Деминга)

PDCA (цикл Деминга) — это алгоритм непрерывного улучшения продуктов и оптимизации бизнес-процессов.

Цикл назван в честь своего создателя Эдварда Деминга. В 1950-х годах он усовершенствовал концепцию управления бизнесом другого известного экономиста Уильяма Шухарта.

Центральная идея подхода: успех бизнеса зависит от его качества. Чтобы повысить качество, нужно постоянно совершенствовать отдельные процессы. Так, для развития продаж важно непрерывно улучшать все этапы воронки, оптимизировать найм и обучение сотрудников, тестировать новые инструменты.

Алгоритм состоит из четырех шагов: планируй (Plan), делай (Do), проверяй (Check), действуй (Action). Сам Деминг вместо проверки (Check) предлагал исследовать результаты (Study). Поэтому иногда цикл называют PDSA: «планируй, делай, учись, действуй».

PDCA иногда путают с другим четырехступенчатым циклом — HADI («гипотеза, действие, данные, выводы»). Его используют, чтобы проверить новую идею и найти точки роста. В HADI нет этапа планирования, поэтому он позволяет быстро проверять гипотезы и решать мелкие задачи, но не подходит для оптимизации сложных бизнес-процессов.

Чтобы постоянно совершенствовать работу бизнеса, все этапы повторяют последовательно и без остановок

Этапы цикла

Планирование (Plan)

На первом этапе:

• ставят цель — что и зачем нужно изменить в работе бизнеса;
• выявляют причины, которые мешают достичь нужного результата сейчас;
• формулируют гипотезу;
• составляют план действий (Action plan);
• определяют метрики, по которым можно будет оценить прогресс и результат (KPI).

Рассмотрим на примере. Компания продвигает свои услуги через соцсети. Однако со временем эффективность канала снижается: приходит меньше лидов, продажи падают.

Сотрудники проводят исследование и выясняют, что посетителям не нравятся публикуемые форматы. Тогда в контент-план решают добавить больше картинок и коротких видео, чтобы вернуть продажи к прежним показателям. Для этого составляют план действий с конкретными задачами, дедлайнами и ответственными лицами.

Для работы по PDCA часто достаточно простой таблицы

Выполнение или внедрение (Do)

Цели и основные идеи плана необходимо донести до ответственных сотрудников. После этого можно приступать к реализации.

На этом этапе важно:

• вносить изменения в малом масштабе (на тестовой выборке и с небольшим бюджетом);
• фиксировать не только успехи, но и ошибки и неудачи;
• корректировать план, если какие-то решения не работают.

Так, компания создает новый контент-план, нанимает дизайнера и видеомонтажера на аутсорс. Чтобы протестировать новый формат, его публикуют по специальному графику два раза в неделю и собирают статистику по просмотрам, охватам и продажам.

Проверка (Check) или изучение (Study)

На третьем этапе нужно проанализировать промежуточные результаты и скорректировать план действий. Для этого:

• собирают метрики тестового внедрения;
• сравнивают результаты с ожидаемыми KPI;
• продолжают выполнять план, если KPI достигнуты, — в противном случае возвращаются к исходной точке и составляют новый план.

Допустим, проходит месяц и компания собирает первые данные по KPI. Просмотров стало больше, но желаемых показателей достичь не удалось.

Аналитики приходят к выводу, что проблема в tone of voice. Видео и мемы — слишком неформальный контент. Они собирают охваты, но отталкивают потенциальных покупателей, так как создают впечатление, что компания слишком молодая и несерьезная.

Действие (Action)

На финальном этапе цикла необходимо оценить эффективность изменений и решить: внедрять протестированные нововведения, отказаться от них или потратить еще один цикл на доработку.

В случае успеха:

• закрепляют результаты в стандартах и инструкциях;
• разрабатывают систему, чтобы поддерживать работу новых фич и бизнес-процессов;
• ищут другие проблемные места, которые можно улучшить.

При неудаче:

• исправляют ошибки, перераспределяют ресурсы;
• готовятся к повторной итерации с учетом новых данных.

В нашем примере компания решает сохранить новые форматы, но поменять содержание и tone of voice. Вместо мемов будут публиковать инфографику, а в коротких видео делиться лайфхаками и новостями индустрии. Теперь предстоит составить новый план действий и запустить следующий цикл.

Контролировать выполнение цикла можно в любом табличном редакторе. В интернете легко найти готовые PDCA шаблоны

Зачем применяют цикл Деминга

PDCA — универсальная модель. Она позволяет разбить большие задачи на мелкие этапы и облегчить контроль за их исполнением. Этим цикл Деминга напоминает концепцию спринта в Scrum.

Чаще всего PDCA используют, когда:

1. Выводят на рынок новый продукт или хотят изменить старый. Например, в разработке дизайна. Сначала продумывают концепт, затем реализуют его на прототипе, собирают обратную связь от целевой аудитории через фокус-группы и опросы и наконец либо запускают новый дизайн в производство, либо меняют и запускают повторный цикл.
2. Внедряют новые бизнес-инструменты. Например, компания хочет сменить CRM-систему или программу мотивации сотрудников. Чтобы не рисковать рабочими процессами всей организации, инструмент тестируют на небольшой группе. Если результат устраивает, систему внедряют. В противном случае анализируют ошибки, меняют систему и отправляют на повторный PDCA-круг.
3. Хотят улучшить существующие процессы. Например, план — уменьшить время ожидания пациентов в клинике. Действие — увеличить интервалы записи на прием, чтобы врачи успевали обслужить предыдущего посетителя к приходу следующего. Проверка — уменьшилось ли время ожидания, довольны ли клиенты? Если результат устраивает, подход внедряют повсеместно и планируют новые изменения.

PDCA можно использовать не только в бизнесе, но и для личных целей. Например, когда у человека не хватает времени на хобби и близких. Тогда план — улучшить тайм-менеджмент. Действие — выбрать одну из систем управления временем и следовать ей в течение месяца. Проверка — оценить результат: удалось ли больше времени проводить с семьей? Действие — попробовать другую методику, чтобы найти самую комфортную и эффективную.

Цикл Деминга — популярный инструмент. В интернете много бесплатных онлайн-лекций о том, как использовать PDCA в бизнесе и в личной жизни

В теории цикл Деминга повторяют бесконечно. После одного успешного улучшения переходят к следующему. Например, цель — повысить эффективность отдела продаж. Чем больше сделок будут закрывать сотрудники, тем лучше. Значит, отлаживать процесс нужно постоянно.

На практике бывают и случаи, когда цикл применяют разово, чтобы достичь конкретных показателей. Например, в случае запуска нового продукта.

Преимущества и недостатки PDCA

Плюсы:

• Универсальность. Подход можно применить в любой сфере бизнеса и в личной жизни.
• Простота применения. Алгоритм состоит всего из четырех этапов. Для внедрения не нужно перестраивать рабочие процессы и нанимать новых специалистов.
• Гибкость и масштабируемость. С помощью PDCA можно внедрять глобальные нововведения, оптимизировать отдельные бизнес-процессы и их части. Короткий цикл позволяет быстро исправлять ошибки.
• Вовлечение сотрудников. Работники участвуют в улучшении процессов и продуктов. Каждый делает видимый и измеримый вклад. В результате растет мотивация и лояльность.

Минусы:

• Длительность. Цикл Деминга не дает мгновенных результатов. Чтобы достичь цели, зачастую нужно повторить этапы несколько раз. Если бизнесу нужно срочно улучшить показатели или найти выход из кризиса, лучше выбрать другой подход.
• Отсутствие гарантированных результатов. Не подходит для проектов, в которых нужно делать все правильно с первой попытки. Например, в медицине, где ошибка может стоить здоровья клиентов.

Главные мысли