One-to-one (ван-ту-ван) ― это регулярные встречи один на один. Чаще всего термин употребляют в контексте общения руководителя с подчиненным.
На таких встречах руководитель и подчиненный дают обратную связь друг другу, строят планы по развитию, обсуждают проблемы, а иногда просто неформально болтают о личном.
Ван-ту-ван может проходить онлайн или офлайн. Обычно это созвон с видео, чтобы создать максимальный эффект присутствия. Если сотрудники живут в одном городе, они могут встретиться лично. Желательно не в офисе, а например в кафе за обедом.
One-to-one это не столько про рабочие задачи, сколько про формирование и укрепление отношений
Зачем проводят ван-ту-ваны
Регулярные one-to-one характерны для больших организаций, IT-компаний, удаленных команд. Они помогают коллегам оставаться на связи, поддерживать отношения, улучшают эффективность взаимодействия.
Разберем основные задачи, которые решают регулярные личные встречи:
Укрепляют отношения. Созвоны и встречи помогают узнать человека лучше, понять его интересы, проблемы, цели и стремления. Полученную информацию руководитель может рационально использовать, чтобы помочь подопечному и повысить его результативность.
Например, тимлид узнает, что у дизайнера постоянно виснет ноутбук, что очень мешает работе. Он обращается в HR-отдел с просьбой приобрести ноутбук для коллеги на следующей неделе. В итоге решается множество задач: сотрудник доволен, а рабочие процессы ускоряются с помощью новой техники.
А еще во время ван-ту-ванов можно просто поныть и пожаловаться: на сложного клиента, вредного коллегу или замедление YouTube.
Благодаря ван-ту-ванам у сотрудников появляются лица. Теперь они не просто винтики в системе, а живые люди со своими эмоциями и стремлениями😊
Повышают мотивацию и вовлеченность. На ван-ту-ванах обсуждают цели, интересы, желания сотрудника. Чего ему не хватает в работе, чем бы он хотел заниматься, в каких проектах поучаствовать. Часто после подобных встреч тимлид инициирует обучение или курсы по выбранному направлению.
Такие встречи способствуют горизонтальному и вертикальному росту сотрудников, усиливают лояльность к компании и руководителю, мотивируют к работе.
Предотвращают выгорание. У каждого сотрудника бывают периоды сомнений, падения интереса к работе, проявления синдрома самозванца.
Удаленщикам особенно сложно противостоять подобному стрессу. Они «варятся в собственном соку», так как постоянно работают из дома без коллег. А значит, им не с кем обсудить трудности в перерыве на обед.
Такие периоды легче заметить и предотвратить, если регулярно общаться один на один.
По результатам исследования НАФИ, почти половина работающих россиян сталкивались с профессиональным выгоранием. Источник
Регулируют загрузку команды. Ван-ту-ваны позволяют анализировать загрузку подчиненных, сравнивать объем задач у разных сотрудников и перераспределять ее. А еще вовремя принимать решение о поиске подрядчиков для рутинных задач, например дизайнера на отрисовку многочисленных карточек.
Как планировать и проводить встречи
Команда сама определяет периодичность ван-ту-ванов: кто-то делает это еженедельно, кому-то достаточно встречаться раз в квартал. Мы в Unisender проводим one-to-one раз в месяц.
Тимлид встречается с каждым членом команды, с которыми непосредственно взаимодействует по задачам проекта. Это примерно 3-5 человек. Руководитель направления тоже встречается, но уже с тимлидами. Такая иерархия помогает выстроить процесс грамотно и снизить нагрузку на руководителей высокого уровня.
Есть несколько правил, которые помогут руководителю сделать ван-ту-ван продуктивнее и приятнее для обеих сторон.
Планируйте время. Никто из участников не должен спешить на важный созвон, вечернюю тренировку или забирать ребенка из садика. Выберите максимально удобный слот для всех.
Пятница очень располагает к непринужденной беседе 😊
Подготовьтесь. Напишите список вопросов сотруднику, наметьте примерный план разговора. Призывайте к обратной связи, задавайте открытые вопросы: как дела, есть ли у тебя сложности с задачами, чего бы ты хотел изменить во взаимодействии со мной.
Не отменяйте встречу. Если произошел форс-мажор, и встретиться не получается, перенесите ван-ту-ван на несколько дней. Не нужно отменять его совсем и ждать следующего раза. Так коллега может подумать, что пообщаться с ним один на один для вас не так важно. Доверие пошатнется, а отношения испортятся.
Подстраивайтесь. Не нужно соблюдать строгий регламент, подходите к процессу индивидуально. Следите за настроением подчиненного, идите навстречу в обсуждении интересных и важных для него вопросов. Основная задача ван-ту-вана ― лучше понять сотрудника и укрепить с ним отношения.
Давайте позитивный фидбек. Найдите положительные моменты в работе сотрудника, поделитесь обратной связью. Если необходимо дать конструктивную критику, будьте максимально тактичны. Используйте технику гамбургера: хорошее-плохое-хорошее. Это поможет завершить диалог на позитивной ноте.
Болтайте о личном. Необязательно говорить исключительно про работу. Текучку можно обсудить в чатах и на рабочих созвонах. Побеседуйте о планах, отпуске, хобби, любимых книгах.
Главные мысли
- Это регулярные встречи руководителя и подчиненного один на один.
- Помогают выстроить доверительные отношения, усилить мотивацию сотрудников, регулировать загрузку внутри команды.
- Ван-ту-ваны нужно проводить в удобное время, по гибкому плану и с позитивной обратной связью.
