Event: что это такое, виды ивент-мероприятий.

Ивент (event) — это публичное мероприятие, которое организуют для продвижения бренда, его товаров и услуг.

Соцсеть «ВКонтакте» придумала и организовала масштабный музыкальный фестиваль VK Fest. Каждый год мероприятие посещают сотни тысяч человек.
Источник

Зачем нужны ивенты

Event-мероприятия считаются инструментом событийного маркетинга. Их организуют, чтобы решить различные бизнес-задачи:

привлечь внимание аудитории к бренду и его продуктам, расширить клиентскую базу;
сформировать лояльность к компании, укрепить отношения с клиентами;
повысить узнаваемость, улучшить имидж бренда;
презентовать новинки; дать возможность лично познакомиться с продуктом;
стимулировать аудиторию к покупкам;
увеличить продажи и прибыль;
наладить деловые контакты;
создать инфоповод и привлечь внимание СМИ;
развить корпоративную культуру.

Исследование EventTrack показывает, что ивенты отлично справляются с одной из главных целей любого бизнеса — продажами. После мероприятия 85% участников готовы купить продукцию бренда.

Виды ивентов

Event-события классифицируют по различным критериям.

По целям и аудитории

Trade events (торговые ивенты). События организуют для клиентов и партнеров, чтобы рассказать им о последних новостях компании: достижениях, запуске новинок, изменениях в производстве, технологических нововведениях. Мероприятия позволяют показать преимущества продуктов, улучшить репутацию бренда в глазах партнеров и покупателей, обменяться опытом.

Trade events проходят в формате конференций, семинаров, презентаций, форумов, саммитов.

В сентябре 2022 года компания Apple презентовала новые гаджеты

Corporate events (корпоративные ивенты). Их проводят для сотрудников компании. Мероприятия помогают сплотить коллектив, повысить авторитет руководства, донести до персонала корпоративные ценности, мотивировать к работе, улучшить эффективность труда.

К ивентам этого типа относят тимбилдинги, корпоративы, совместный отдых, пикники, мастер-классы, тренинги. Иногда в них участвуют приглашенные партнеры, публичные лица, клиенты компании.

«Сбербанк» провел корпоратив в стиле «Великого Гэтсби»

Special events (специальные ивенты). Массовые мероприятия для широкой аудитории, в основном — для клиентов. Обычно такие ивенты носят развлекательный характер: это различные концерты, фестивали, спортивные соревнования, розыгрыши, лотереи. Сюда же относятся рекламные туры и благотворительные акции.

Компания выступает организатором или спонсором подобных мероприятий. Часто на них приглашают СМИ, представителей шоу-бизнеса, публичных лиц. Ивенты привлекают внимание к бренду и повышают лояльность к нему, широко освещаются в прессе, вызывают положительную реакцию массовой аудитории. Всё это хорошо влияет на бизнес и продажи.

Coca-Cola стала официальным спонсором Чемпионата мира по футболу-2018 в России. Бренд создал специальные фан-зоны для болельщиков и организовал масштабную кампанию в поддержку спортивного мероприятия

По формату

Открытие. Торжественное мероприятие, приуроченное к запуску нового проекта. Например, открытие магазина, салона красоты или ресторана.

В 2014 году в московском ГУМе открылся бутик Gucci. На мероприятии присутствовали креативный директор бренда Фрида Джаннини, исполнительный директор Патрицио ди Марко и глава Bosco di Ciliegi Михаил Куснирович

Выставка. Ивент проводит одна или сразу несколько компаний. Второй вариант встречается чаще, и такая выставка считается отраслевой. На ней демонстрируют анонсируемые продукты или показывают уже выпущенные, рассказывают об их особенностях и преимуществах. Мероприятие рассчитано на партнеров и клиентов компании, длится от нескольких дней до полугода. На некоторых выставках участникам предлагают сразу купить продвигаемый товар.

Туроператоры представили свои продукты на туристической выставке MITT-2022 в Москве

Ярмарка. Компании выставляют на продажу свой товар, а потребители его покупают. В общих ярмарках участвуют производители разных продуктов, а на тематических мероприятиях представлены товары одной категории (молочные продукты, мед, фрукты, изделия декоративно-прикладного искусства).

На Красной площади каждый год проходит новогодняя ГУМ-ярмарка

Отдельный тип ивента — ярмарка вакансий. На ней компании информируют соискателей об открытых кадровых позициях. Мероприятие помогает бизнесу найти сотрудников и закрыть текущие вакансии.

Ярмарка вакансий в Южно-Российском государственном политехническом университете (НПИ)

Презентация. Компания представляет участникам новый товар или продуктовую линейку, подробно описывает их характеристики и достоинства. Ивент проводят для партнеров и потенциальных клиентов, его основная цель — дать исчерпывающую информацию о новинке и заинтересовать аудиторию. В мероприятии участвуют отраслевые эксперты и разработчики продукции.

Для наглядности товар показывают на фото и видео, демонстрируют вживую. В отличие от выставки, презентация длится недолго: обычно на это уходит несколько часов.

В августе 2022 года на презентации Samsung Galaxy Unpacked представили новые устройства бренда

Праздник. Это яркое и зрелищное развлекательное мероприятие любой тематики и масштаба. Ивенты проводят в честь календарных или профессиональных праздников (Новый год, 8 марта, день юриста или строителя), важных корпоративных дат (день рождения компании, юбилей руководителя), по другим торжественным поводам. Чтобы заинтересовать участников, организаторы устраивают развлекательные программы с фотозонами, розыгрышами, подарками, бонусами и распродажами.

В честь рождественских праздников кондитеры отеля JW Marriott L.A. Live в Лос-Анджелесе сделали пряничный бар почти из 600 кг теста и сахара, где гости могли заказать различные напитки

Встреча с прессой. Это ивенты с участием журналистов: брифинги, пресс-конференции, круглые столы. Главная задача мероприятия — донести нужную информацию до СМИ.

В январе 2022 в Новороссийске прошла пресс-конференция по случаю открытия дилерского центра Mazda

Семинар/тренинг/мастер-класс. События образовательного характера, где эксперты обучают участников определенной дисциплине, делятся опытом и полезными знаниями.

Академия re:Store провела лекцию на тему «Как снимать кино на iPhone»

Фестиваль/концерт. Развлекательное мероприятие с участием артистов.

«Тинькофф Банк» — генеральный партнер петербургского музыкального фестиваля Stereoleto

Конференция. Деловое событие с выступлением спикеров, образовательными семинарами, заседаниями участников.

На бизнес-конференции ЦИПР-2022 участники обсудили вопросы развития цифровых технологий, их связь с экономикой и социальной сферой

Тимбилдинг. Мероприятия помогают сблизить коллектив, улучшить отношения между сотрудниками, повысить эффективность коллективной работы. Такие ивенты часто проходят в формате игры.

Топ-менеджеры «Азбуки вкуса» приняли участие в выездном тимбилдинге в Хорватии

Церемония, торжество, благотворительное событие. Сюда входят мероприятия по сбору средств, вручение премий, торжественные награждения и другие подобные ивенты.

В 2020 году Иван Ургант был ведущим премии «Человек года» по версии журнала GQ

Виртуальное событие. Это любой ивент, который проходит в онлайне. Подходит компаниям, у которых нет возможности организовать «живое» мероприятие, собрать участников в одном городе, заплатить большие деньги за аренду помещения. Подобные события стали особенно популярны в условиях пандемии коронавируса.

Стриминговый сервис Okko организовал онлайн-концерт группы «Сплин»

VIP-ивент. В нем участвуют ключевые фигуры, которые связаны с брендом: крупные акционеры, спонсоры, почетные клиенты, амбассадоры. Мероприятие позволяет поддерживать лояльность важных для компании лиц.

По типу взаимодействия с аудиторией

Формальные. Конференции, бизнес-тренинги, форумы.

Неформальные. Праздники, вечеринки, пикники.

По количеству участников

Массовые. Фестивали, концерты, выставки.

Групповые. Пресс-конференции, семинары, презентации.

Узко-групповые. Круглые столы, корпоративы небольших компаний.

По условиям участия

Открытые. Ивенты со свободным входом.

Закрытые. Вход только по приглашениям.

Как организовать ивент

Организация любого ивента требует ответственной поэтапной работы. Разберемся, как подготовить и провести мероприятие.

Поставьте цели. Определитесь, для чего вы делаете ивент: хотите рассказать о новинке, привлечь новых клиентов, улучшить имидж и увеличить продажи, поделиться знаниями и поддержать экспертность, сплотить или обучить сотрудников, попасть в СМИ.
Установите бюджет. Подумайте, сколько вы готовы потратить на ивент. Эта сумма определяет ваши возможности: выбор локации, затраты на оборудование и персонал, рекламу и другие расходы. Дополнительно заложите в бюджет средства на непредвиденные ситуации.
Выберите формат. Он зависит от задач, ниши компани и выделенного бюджета. Для представления нового продукта подойдет презентация, для пиара — рок-концерт, а сплотить сотрудников поможет неформальный корпоратив.
Составьте план и смету. Продумайте концепцию и программу мероприятия с учетом целей и бюджета. Соберите в одном документе всю информацию о подготовке и проведении ивента: дата, время, место, целевая аудитория, приглашенные знаменитости, логистика, продвижение. Предусмотрите все мелочи: от рекламы до дизайна приглашений, доставку аппаратуры, кейтеринг, сувениры. В смете должен быть прописан каждый пункт. Кроме того, определите, как вы будете считать эффективность мероприятия, какие метрики вам потребуются.
Распределите задачи. Решите, за что отвечает каждый член команды, пропишите промежуточные сроки выполнения. Выберите подрядчиков: фотографа, ведущего, музыкантов, дизайнера афиш. Позаботьтесь об обучении персонала, который встречает гостей и помогает в организации.
Анонсируйте мероприятие. Способы анонса зависят от масштаба и формата ивента. Если вы проводите небольшой корпоратив, достаточно оповестить сотрудников рассылкой на почту или в мессенджер. Если же планируется большой концерт с неограниченным числом посетителей — задействуйте разные каналы: афиши на улицах, раздачу листовок и флаеров, объявления в соцсетях и на сайте компании, таргетированную рекламу, новости в СМИ, email-рассылки. Оповещайте аудиторию в несколько этапов, подогревайте ее. Ближе к установленной дате еще раз напомните заинтересованным о событии. Удобно и быстро сделать это с помощью автоматических email-рассылок.
Проведите итоговую проверку. За день до мероприятия проконтролируйте все организационные моменты. Удостоверьтесь в том, что площадка, техника и персонал готовы.
Запустите ивент. Во время мероприятия следите за процессом и координируйте его. При необходимости вносите коррективы в первоначальный план. Обязательно фиксируйте происходящее на фото и видео, запускайте прямые трансляции. Этот контент вы сможете потом использовать на сайте, в соцсетях и отчетах о мероприятии.
Соберите обратную связь от участников. Узнайте мнение гостей об ивенте: попросите оставить отзыв или заполнить анкету. Так вы поймете, насколько успешно прошло мероприятие, были ли допущены ошибки. Это позволит улучшить организацию событий в будущем.
Создайте вторую информационную волну. Расскажите о проведенном мероприятии в соцсетях и на сайте компании, подготовьте пост-релизы для СМИ.

Оценка эффективности

Эффективность event-мероприятия оценивают по следующим параметрам:

Регистрации и посещаемость. Количество зарегистрированных участников важно как само по себе, так и в сравнении с числом гостей, которые реально пришли на ивент.

Соотношение затрат и прибыли. Если цель мероприятия заключалась в получении дохода, сравните итоговый результат с потраченными средствами. Так вы определите, насколько окупились вложения.

Удовлетворенность гостей. Получите фидбэк от посетителей и узнайте, насколько они довольны ивентом. Выясните, что им понравилось, а что — не очень.

Упоминания в интернете. Речь идет о соцсетях и СМИ. Учитывайте не только количество упоминаний, но и их характер.

Привлечение лидов. Посчитайте, сколько потенциальных клиентов вы смогли привлечь благодаря мероприятию, а потом посчитайте конверсию. Определите, сколько из них совершили целевое действие: оставили заявку, приобрели продукт, записались на консультацию.