ERP (от англ. Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия) — это комплексная программа для автоматизации основных бизнес-процессов предприятия: производства, продаж, логистики, бухгалтерии, управления персоналом и т.д.
Основополагающий принцип ERP — это централизованный сбор информации в единое безопасное хранилище. Любой пользователь системы может получить точные, полные и актуальные данные в считанные минуты. Система минимизирует вероятность ошибок из-за человеческого фактора и способна собирать информацию в реальном времени.
Использование общей базы стандартизирует данные предприятия. Это устраняет недопонимание между отделами, предотвращает дублирование и неверную трактовку данных, упрощает взаимодействие пользователей и систем. То есть ERP обеспечивает эффективную интеграцию людей, процессов и технологий в масштабе предприятия.
Назначение ERP — повышать эффективность производственной деятельности предприятия, сокращать внутренние информационные потоки и снижать затраты на их обеспечение.
ERP-системы, которые наиболее популярны в России:
Интерфейс 1С:ERP
Структура ERP-системы
В структуре ERP выделяют элементы базового и расширенного типа.
Базовые элементы системы предназначены для автоматизации управления производством, которое включает:
- разработку производственного плана;
- планирование производственных мощностей;
- расчет себестоимости;
- маршрутизацию производства;
- мониторинг ресурсов.
Расширенные элементы ориентированы на функции, которые обеспечивают работу производства. Чаще всего их реализуют в формате независимых модулей (подсистем). К расширенным элементам относят модули управления:
- Человеческими ресурсами. Включает ведение кадрового учёта, расчёт зарплаты, составление рабочих графиков, учёт рабочего времени, инструменты мотивации персонала.
- Финансами. Помогает оптимизировать учёт доходов и расходов, вести учёт основных средств, управлять наличностью, планировать бюджет, формировать отчётность.
- Взаимоотношениями с заказчиками. Фиксирует историю общения с клиентами, планирование реализации и маркетинговых активностей.
- Продажами. Ориентировано на ценообразование, работу с заказами, налаживание сбыта.
- Поставками. Охватывает управление закупами, поставщиками, прогнозированием спроса.
- Запасами и складом. Заточено под автоматизацию складского учета и поддержание необходимого уровня запасов товаров, сырья, комплектующих.
Виды ERP-систем
В зависимости от разработчика и потребностей предприятия архитектура элементов программы ERP варьируется. Так, по типу лицензии различают проприетарные и opensource системы. Первые являются готовым решением, например SAP Business One, Sage ERP X3. Вторые имеют открытый исходный код и их можно доработать с учётом потребностей компании, например MyCompany, Odoo. Это различие влияет на уровень контроля, который компания имеет над ERP-системой.
Также ERP-система может быть единым решением либо совокупностью нескольких независимых модулей (программ). В модульных ERP каждый отдельный модуль автоматизирует определённую сферу работы предприятия. Выбирая такую систему, компании могут внедрить только нужный для них функционал, а потом при необходимости расширить его, докупив остальные модули.
Единая информационно-управленческая система предприятия на базе модулей системы 1C:ERP. Источник
Реже встречаются системы с единой архитектурой. Чаще всего это самописные решения. Такие ERP просты в установке и представляют собой готовый неделимый инструмент. Все их компоненты максимально продуманы и защищены. Но адаптировать подобный продукт под себя гораздо сложнее. Недостаток этих систем в том, что частичное отключение функционала нередко ведёт к сбою всей программы.
Преимущества от внедрения ERP
Прозрачность. Бизнес-процессы отдела или филиала компании можно отслеживать в режиме 24/7. Это позволяет руководству контролировать работу компании, принимать решения, основанные на актуальных данных.
Автоматизация отчётности. Унификация отчётности и введение единых стандартов позволяет создавать отчёты в кратчайшие сроки. Нет необходимости тратить время на ручной сбор и обработку информации.
Улучшение планирования. ERP-система позволяет провести более качественный анализ данных, сравнить множество показателей и найти неочевидные закономерности.
Защита данных. При использовании большого количества разных программ повышается риск утечки информации. ERP-система обеспечивает централизованное хранение информации, общие стандарты ввода/вывода данных и доступа к ним. Кроме того, в системе можно настроить разные уровни доступа для сотрудников, чтобы повысить информационную безопасность.
Повышение качества обслуживания клиентов. Система хранит всю историю взаимодействия с клиентами. Сотрудники могут оперативно получить необходимые сведения, чтобы дать подробный ответ на вопрос клиента и сделать общение с ним более персональным.
Рост продуктивности. Благодаря автоматизированному доступу к данным многие рутинные процессы передачи информации становятся не нужны, коммуникации ускоряются. Единые стандарты и одинаковый интерфейс всех внутренних систем упрощает работу.
Оптимизация работы с поставщиками. ERP-система позволяет видеть в реальном времени уровень запасов, сроки выполнения заказов и легко оценивать качество работы поставщиков.
Компании, которые занимаются внедрением ERP, часто публикуют у себя на сайтах кейсы. Из них можно узнать о ходе подобных проектов и о результатах внедрения ERP для бизнеса
Условным преимуществом можно считать тот факт, что в случае каких-то изменений систему ERP можно оптимизировать. Например, при внедрении новых процессов, запуске нового продукта, масштабировании бизнеса можно дополнить систему нужными модулями. Однако важно учитывать, что возможность доработки программы зависит от поставщика. Готовое решение не всегда предусматривает глобальные изменения.
Недостатки систем ERP
Как у любого ИТ-решения, у ERP-системы есть ограничения по применению и недостатки, которые связаны с её функционалом или условиями использования.
Высокая стоимость. Внедрение полноценной ERP-системы обходится дорого (цены стартуют от нескольких миллионов). Деньги уходят на оплату программного и аппаратного обеспечения, интеграцию, настройку, адаптацию, обучение сотрудников, сервисное обслуживание. Для корректной работы системы иногда приходится менять оборудование.
Долгое внедрение. Чтобы автоматизировать все бизнес-процессы, требуется немало времени. У крупных компаний на это может уйти несколько лет. Причём самостоятельно установить ERP-систему вряд ли получится. Обычно в таких случаях обращаются в компании, которые занимаются интеграцией конкретного решения и знают все нюансы его внедрения.
Необходимость доработки. При внедрении готового решения заложенная программа редко соответствует реальным процессам. В результате ERP-систему часто приходится дорабатывать, а значит, тратить дополнительные деньги и время.
Сложность освоения. У многих ERP-систем сложный интерфейс. Поэтому для успешной работы с системой придется заложить в бюджет расходы на обучение сотрудников.
Проблемы с переносом информации. В процессе настройки ERP сведения из обособленных систем переносят в единое хранилище. Чтобы успешно объединить данные, приходится их дополнительно обрабатывать и стандартизировать.
Зависимость от интегратора. При использовании практически любого решения компания вынуждена привлекать специалиста для сопровождения системы.
Риск потери данных или простоя системы. Централизованный характер ERP-системы означает, что если в ней возникнет серьезная проблема, то это может повлиять на бизнес-процессы всей компании. Поэтому ещё на этапе внедрения ERP-системы следует иметь планы резервного копирования и аварийного восстановления.
Основные минусы ERP-системы — это значительные затраты на ее внедрение и трудности с настройкой. Но такие недостатки свойственны практически любому сложному программному обеспечению. Кроме того, при успешном внедрении расходы на систему окупятся. ERP повышает эффективность бизнес-процессов предприятия, что обычно приводит к снижению затрат и/или росту прибыли.
Как понять, когда компании нужна ERP-система
Из практики применения ERP можно выделить несколько признаков, которые указывают на то, что компании пора внедрить систему управления:
- Дефицит данных для эффективного управления. Чтобы принимать качественные управленческие решения, необходимо своевременно получать полные, достоверные и актуальные сведения о работе предприятия. Но это сложно сделать, когда важная информация находится у разных ответственных лиц или отделов, нет чётких регламентов для ее сбора. В результате данные поступают с задержкой. ERP-система централизует информационные потоки, собирает все значимые сведения в единой актуальной базе.
- Использование устаревших технологий. На современном рынке успех бизнеса во многом зависит от уровня его цифровизации. Если значительная часть процессов до сих пор выполняется вручную, а каждый отдел работает обособленно, это негативно отражается на результатах деятельности и продуктивности предприятия.
- Сбои в работе из-за плохой интеграции информационных систем. Разные программы сложно объединить в одну систему, так как они имеют различные требования к формату данных, их обработке и использованию. Иногда это невозможно сделать из-за разных языков программирования или принципов работы. Подобные проблемы с интеграцией усложняют обмен информацией между отделами.
- Недовольство обслуживанием со стороны клиентов. ERP автоматизирует процессы взаимодействия с клиентами и тем самым способствует повышению качества обслуживания в компании.
Несмотря на все плюсы, ERP-система нужна не всякому бизнесу. Прежде чем принимать решение о начале проекта, следует оценить объемы обрабатываемой информации, уровень компетентности сотрудников, возможность формализации текущих процессов.
Перед теем как окунуться с головой в проект внедрения ERP, ответьте на два вопроса:
- Что вы планируете получить от системы сразу после внедрения?
- Что ожидаете от ERP в течение ближайших пяти лет?
Ответ на первый вопрос поможет понять, действительно ли ERP-система нужна бизнесу прямо сейчас или поставленные задачи можно решить более простым способом. Точно сформулировав цели, вы сможете определить набор требований к функционалу системы.
Ответ на второй вопрос позволит соотнести план развития ERP-системы и долгосрочную стратегию развития предприятия. Например, можно прикинуть затраты на программное обеспечение и его внедрение, чтобы спрогнозировать окупаемость проекта. Также оценка результатов в перспективе поможет скорректировать требования к системе.
Главные мысли
