BPM (Business Process Management) — это система, которая помогает организовать и оптимизировать бизнес-процессы в компании.
Если говорить простыми словами, то BPM-система — это платформа, которая позволяет разбить сложные процессы на понятные и простые этапы, назначить ответственных, создать напоминания, отслеживать статусы и сроки выполнения задач.
Пример настроенного процесса в BPM-системе «Битрикс24». К каждому этапу можно добавить участников, определить результат, соединить элементы в цепочки. Изображение с сайта: «Битрикс24»
Главная особенность системы BPM — способность автоматизировать бизнес-процессы, делая их более структурированными и эффективными. Платформа не позволит перейти к следующему этапу, пока не выполнена предыдущая задача и напомнит о шагах, которые важно не забыть.
Чаще всего компании внедряют BPM-решения, чтобы автоматизировать процессы согласования договоров и счетов, кадровые и HR-процессы, организовать работу служб поддержки.
Благодаря BPM руководители бизнеса могут увидеть взаимосвязь между процессами в компании: в каком статусе находятся рабочие задачи, какой отдел и на каком этапе подключается, где процесс тормозится, и как это влияет на общий результат.
Пример процесса «Согласование счетов» в системе Pyrus. Можно увидеть, сколько времени занимает прохождение процесса по этапам, какие контрагенты появились, даты и детали платежей
Крупнейшими поставщиками BPM-систем в России, по данным исследования TAdviser, являются:
- группа компаний «Ланит», которая внедряет такие системы, как BPMSoft, ELMA, FIS, Camunda;
- группа компаний Digital Design, которая разрабатывает системы Docsvision, СДУ «Приоритет», «Ареопад», «Авакор»;
- НПЦ «БизнесАвтоматика», разрабатывающая платформу Visary (Visary BPM).
Суммарная выручка российских компаний-поставщиков BPM-систем в 2022 г. превысила 9 млрд. рублей. По прогнозам экспертов, рынок BPM-систем в России продолжит расти ежегодно на 10-15%
Для чего нужна BPM-система
BPM-система необходима компаниям крупного и среднего бизнеса со сложной структурой, которым требуется автоматизировать и оптимизировать процессы, получить наглядную карту, за какие задачи отвечают сотрудники, и систематизировать работу.
Вот несколько преимуществ внедрения BPM:
- Систематизация работы. BPM-система позволяет структурировать и визуализировать процессы. Благодаря платформе руководители и сотрудники могут видеть, какие задачи, в какой последовательности и в какой срок необходимо выполнить.
- Точность и прозрачность процессов. За счет стандартизации рабочих процессов BPM-система позволяет снизить число ошибок, связанных с человеческим фактором, а также дает возможность отслеживать статус выполнения задач. Руководителям не надо собирать по отделам разрозненную и хаотичную информацию: в системе они всегда видят, кто чем занят и какой вклад вносит в эффективность бизнеса.
- Повышение управляемости. Благодаря BPM руководителям проще координировать работу команды. Кроме того, система упрощает взаимодействие между различными отделами компании. Все сотрудники имеют доступ к единой базе информации и знают, на каком этапе находится каждый процесс, могут избежать конфликтов и пересечений. Если, к примеру, специалист уйдет на больничный, его срочные задачи система перенаправит на сотрудников его отдела. Наиболее свободный коллега может взять задачу на себя, и другие сотрудники компании сразу увидят нового ответственного.
- Автоматизация рутины. Благодаря BPM-системе можно автоматизировать регулярные задачи: отправку документов на согласование, обработку заявок, создание отчетов. Автоматизация освобождает сотрудников от однотипных операций, позволяя сфокусироваться на более важных задачах.
- Аналитика и контроль. Система BPM собирает данные обо всех этапах работы и подсвечивает слабые места: когда возникают проблемы, где не хватает кадров. Например, интернет-магазин может увидеть, что этап упаковки товаров стал занимать больше времени, чем полгода назад. Причина — из отдела уволилось два сотрудника. Магазин может увеличить штат, чтобы эффективнее распределить нагрузку, устранить задержки и повысить удовлетворенность клиентов.
- Гибкость. BPM-системы легко адаптировать под нужды компании. Платформа интегрируется с другими сервисами (например, CRM, ERP и HRM). Можно настроить автоматическую передачу данных между системами и обрабатывать их.
Все входящие и исходящие задачи система отображает в едином окне. Это положительно сказывается на продуктивности, так как сотрудники имеют быстрый доступ к актуальной информации. Изображение с сайта: ELMA
Для какого бизнеса подойдет BPM-система
BPM-системы востребованы в компаниях из самых разных отраслей бизнеса. Приведем несколько примеров.
Производство. Производственные предприятия используют BPM-платформы для контроля за всеми этапами выпуска продукции. Система помогает следить за поставками, управлять запасами сырья, улучшать логистику.
Электронная коммерция. Крупным интернет-магазинам BPM-системы помогают организовать процесс продаж: дистрибуцию товара, доставку, заключение договоров с поставщиками, проанализировать эффективность.
Розничная торговля. Ритейл использует BPM, чтобы эффективнее работать с цепочкой поставок, обрабатывать заказы, управлять складскими операциями, улучшать клиентский сервис.
IT-сфера. Компании из сферы IT используют систему управления бизнесом, чтобы организовать и контролировать процесс разработки проектов, эффективно распределять рабочие ресурсы, анализировать доходность.
Финансовый сектор. Банки и страховые компании используют BPM-системы, чтобы упростить работу с данными клиентов, автоматизировать процесс обработки заявлений. Например, BPM-системы позволяют за пару минут оценить надежность и платежеспособность клиента, когда тот подает заявку на кредит.
По данным TAdviser, BPM-системы чаще всего пользуются спросом в таких сферах, как строительство, IT, торговля, финансовые услуги, госсектор
Как работают BPM-системы
Платформа ВРМ включает в себя три элемента:
- административную панель, через которую специалисты настраивают процессы;
- ядро системы, которое эти процессы выполняет;
- пользовательский интерфейс, через который сотрудники компании взаимодействуют с системой.
Рассмотрим основные программные модули для работы с системой ВРМ.
Моделирование процессов
Управление процессами начинается с моделирования. Для этого в системе предусмотрен специальный инструмент. Он напоминает графический редактор. Из готовых блоков можно нарисовать схему процессов, указать последовательность задач, ответственных лиц и необходимые ресурсы.
Так выглядит моделирование процесса «Согласование договора» в системе Directum RX. Схема позволяет увидеть все этапы работы с документом. Изображение с сайта: Directum
Инструмент моделирования обычно интуитивно понятный, поэтому руководители и бизнес-аналитики могут самостоятельно создавать схемы процессов, не привлекая программистов.
Управление бизнес-процессами
Модули управления процессами позволяют отслеживать исполнение задач. Система формирует уведомления, отправляет напоминания, обновляет базы данных, поддерживает верное выполнение очередности операций.
Сотрудники сразу в интерфейсе видят следующие шаги и всю необходимую для работы информацию. Изображение с сайта: SoftLine
Задачи, которые не требуют участия сотрудников, система выполняет автоматически. Например, платформа может посылать клиентам, оставившим обращения, уведомление, что с ними скоро свяжутся, и распределять заявки между менеджерами по продажам.
Мониторинг и контроль в реальном времени
Система Business Process Management обеспечивает мониторинг всех процессов. В режиме реального времени сотрудники могут отслеживать статусы выполнения задач, получать уведомления об отклонениях от плана. Благодаря этому инструменту можно увидеть слабые места, ошибки и внести корректировки в рабочие процессы.
Система обрабатывает данные и формирует отчеты в виде схем и диаграмм
Интеграция с другими сервисами
Одно из важных преимуществ BPM-систем — возможность интеграции с другими корпоративными сервисами, например, с чатами компании, программами автоматизации документооборота и бухучета, сервисами IP-телефонии и аналитики и т.п.
Это помогает создать единое информационное пространство, где данные синхронизируются автоматически, что упрощает работу отделов и повышает ее эффективность.
Пример интеграции BPM-системы Docsvision с другими сервисами
Как выбрать систему Business Process Management
При выборе системы BPM следует опираться на следующие критерии:
Потребности компании. В первую очередь следует определить, какие процессы в компании нуждаются в оптимизации и автоматизации. Также необходимо составить список задач, которые должна решать система.
Функционал программного продукта. Необходимо обратить внимание на функциональные возможности системы: поддерживает ли она моделирование и автоматизацию, обладает ли нужными инструментами аналитики. Еще один важный момент — можно ли платформу интегрировать с имеющимися в компании сервисами.
Простота использования. Интерфейс платформы должен быть простым и понятным для сотрудников с разным уровнем технической подготовки. Если работа с системой подразумевает обучение, необходимо обратить внимание, предлагает ли в этом помощь поставщик продукта.
Гибкость и масштабируемость. Следует оценить, насколько легко адаптировать систему под специфические нужды компании, можно ли ее масштабировать, если бизнес начнет расти и появятся новые процессы.
Безопасность. Еще один важный критерий — защита данных. Необходимо обратить внимание, как система обеспечивает безопасность информации.
Техническая поддержка. Многие поставщики BPM-продуктов предлагают техническую поддержку, обучающие материалы и документацию по работе с сервисами системы.
Стоимость. Формат поставки BPM может различаться. Системы по подписке оплачиваются ежемесячно, коробочные версии покупаются навсегда, но могут требовать доплаты за установку обновлений. Стоимость системы зависит от функционала и количества пользователей. Чем больше сотрудников работают в системе и чем обширнее инструменты, тем дороже обойдется система.
Тарифные планы на BPM-решения от ELMA365
Некоторые поставщики BPM-решений предлагают бесплатный тестовый период. За это время компания может оценить удобство и функциональность продукта и принять взвешенное решение, подходит система для нужд бизнеса или нет.
Отличия BPM от других систем
Главное отличие BPM-системы от других систем, которые используют компании, заключается в том, что она фокусируется бизнес-процессах в целом.
Если, к примеру, CRM заточены под продажи и маркетинг, помогают отслеживать взаимодействие с клиентами, то BPM имеет более широкий охват. Объектом системы BPM является не работа отдела продаж или маркетинга, а весь процесс продажи, который включает найм сотрудников, маркетинг, коммуникацию с клиентами, заключение договоров и логистику.
Таким образом, системы BPM — сложный IT-продукт, который гибко подстраивается под потребности организации, оптимизирует и автоматизирует весь бизнес.
Главные мысли
