Благодарственное письмо — это сообщение, в котором выражают признательность компании, коллективу или отдельному человеку за проделанную работу, успешное сотрудничество или помощь.
Такое письмо — не просто текстовый документ со словами благодарности, а элемент корпоративной культуры и инструмент маркетинга.
Благодарственные письма отправляют как в бумажном виде, так и в электронном по email. Часто их распечатывают, оформляют в рамки и размещают в офисах и рабочих кабинетах.
Пример благодарственного письма партнерам за качественно проделанную работу
Зачем и кому пишут благодарственные письма
Цель письма с благодарностью — укрепить деловые отношения, расположить к себе сотрудников, партнеров и клиентов. Кроме того, с помощью такого сообщения компания может:
- напомнить о себе;
- выделиться на фоне конкурентов;
- порадовать получателя и тем самым повысить его лояльность;
- прорекламировать свои товары и услуги.
Адресатами благодарственных писем могут быть:
- отдельные люди — сотрудники компании, клиенты, партнеры;
- отдел или команда проекта в организации;
- вся компания.
В примере компания благодарит за сотрудничество и качественную работу конкретного специалиста
Виды благодарственных писем
Благодарственные письма условно можно разделить на три вида:
- письма сотрудникам;
- клиентам;
- партнерам.
Благодарственные письма сотрудникам. Их отправляют, чтобы подчеркнуть заслуги человека, его вклад в развитие бизнеса. Цель такого документа — дать сотруднику почувствовать свою значимость, удержать ценного специалиста в компании, мотивировать его на еще более продуктивную работу.
Благодарственное письмо учителю за подготовку олимпиады
Благодарственные письма клиентам. Их отправляют компании, которые хотят выделиться среди конкурентов, повысить лояльность получателей и превратить их в постоянных заказчиков.
Поводы для благодарности могут быть самые разные:
- удачное закрытие сделки;
- совершение покупки;
- подписка на рассылку;
- хорошие результаты по проекту;
- регистрация на сайте.
«РЖД Бонус» при регистрации в программе присылает рассылку с балгодарностью и дарит пользователям 500 бонусных баллов
Благодарственные письма партнерам. Главная цель — укрепить отношения с подрядчиками. Такие документы получатели часто используют в качестве социального доказательства — размещают их на сайте и в офисах, чтобы повышать доверие к бренду и привлекать новых клиентов.
IT-компания «СофтЭксперт» размещает благодарственные письма от своих партнеров на сайте в разделе отзывов, чтобы продемонстрировать экспертизу и опыт
Структура благодарственного письма
Хотя благодарственное письмо относят к деловым документам, строгих требований к оформлению, структуре и содержанию такого сообщения нет. Однако существуют определенные правила, которых принято придерживаться.
Для благодарственных писем часто используют официальный бланк организации или готовый художественно оформленный шаблон. Такие бумажные бланки-шаблоны можно приобрести в магазине канцелярии.
Бумажное благодарственное письмо иногда печатают в черно-белом варианте на обычном листе А4. Однако нужно учитывать, что адресат может захотеть продемонстрировать ваше сообщение другим — повесить в рамке на стену или сфотографировать и разместить на сайте. Благодарственное письмо на специальном бланке, напечатанное крупным шрифтом, будет лучше читаться и даст дополнительную рекламу вашей компании.
Компания «РОСАНГАР» размещает благодарственные письма клиентов на сайте. Сообщение слева сразу бросается в глаза за счет фона и крупного шрифта. Подпись отправителя легко читается
Письма благодарности, которые отправляют клиентам по email, оформляют в свободном стиле. Здесь допустимы декоративные шрифты, яркий фон, фото и видео.
Рассылка клиентам от «Сбера» с поздравлением и благодарностью — повод напомнить о себе и прорекламировать подписку «СберПрайм»
Обязательный элемент благодарственного письма — текст с выражением признательности. Помимо этого, благодарственное письмо включает заголовок документа, название компании, обращение к адресату, подпись руководителя и печать компании-отправителя. Рассмотрим подробнее, что писать в каждом разделе.
Шапка. Это область письма, где обычно размещают информацию об отправителе. Она может содержать логотип компании, краткое и/или полное название организации, адрес, телефон, ссылки на соцсети.
Не все шаблоны благодарственных писем включают блок с шапкой. Как правило, шапки нет в бумажных художественно оформленных бланках, которые можно купить в магазине или скачать в интернете. Узнать, кто отправил такое сообщение, можно только из подписи.
Чаще всего шапка встречается в бумажных письмах, адресованных партнерам и клиентам. В шапке представлена подробная информация о компании-отправителе
В шапках писем благодарности, которые рассылают клиентам и партнерам по электронной почте, обычно размещают логотип компании. Также там могут быть ссылки на сайт и аккаунты в соцсетях
Заголовок документа. В бумажных письмах благодарности возможно два варианта заголовков: «Благодарственное письмо» или «Благодарность». В электронных вариантах писем благодарности заголовок опускают или выносят его в тему рассылки.
По данным исследования Remarkety, сообщения с темой «Спасибо» пользователи открывают и читают чаще других
Обращение. Иногда отправители опускают обращения, особенно если пишут письмо на специальном бланке и адресуют благодарность всей организации.
Если письмо адресовано конкретному человеку, то рекомендуется обращаться к нему по имени или имени-отчеству. Если имя неизвестно отправителю, по правилам делового этикета допускается обращение по должности («Уважаемый господин профессор», «Уважаемый господин генеральный директор»), хотя вариант имя+отчество предпочтителен.
В письмах клиентам или сотрудникам можно использовать нейтральное «Уважаемый клиент/покупатель» или «Уважаемые коллеги», хотя и здесь следует стремиться к максимальной персонализации. Обращение «Уважаемые сотрудники компании “Лето”» является более предпочтительным, чем сухое и официальное обращение «Коллеги».
«ЛитРес» в рассылках использует нейтральное обращение «Уважаемый пользователь»
Основное содержание. Саму благодарность пишут в свободной форме. В основной части указывают конкретные действия, заслуги, достижения, за которые человек или компания выражают адресату признательность.
Помимо самой благодарности, в письме компания может выразить надежду на дальнейшее сотрудничество, пожелать успехов.
Универсам «Верный» заканчивает благодарность стандартной для таких писем фразой
В электронных благодарственных письмах можно поздравлять клиентов с праздниками, размещать промокоды, дарить скидки, добавлять ссылки на товары. Это помогает стимулировать клиентов на новые покупки.
Издательство CLEVER в благодарственном email поздравляет клиентов с наступающим Новым годом и дарит скидку на книги
Подпись. В конце письма указывают автора — конкретного человека, отдел компании или организацию. При желании можно добавить дату. В бумажном варианте обязательны подпись отправителя и печать организации.
Особенности электронных благодарственных писем
Письма благодарности — важная часть email-маркетинга. Их отправляют автоматически в ответ на оплату заказа, подписку на рассылку, запись на вебинар, регистрацию, добавление отзыва. Для каждой такой ситуации заранее создают готовые шаблоны.
Хотя электронные благодарственные письма схожи по содержанию и смыслу с бумажными, у них есть свои особенности:
- Тема и прехедер. Это первое, что видит получатель еще до открытия. Лучше сообщить о благодарности уже в этой части письма, тогда пользователь с высокой вероятностью откроет рассылку.
- Персонализация. В сервисах рассылок есть специальный функционал — подстановки. С их помощью можно автоматически подставить имя, фамилию, город в письмо. Они будет индивидуальными для каждого клиента.
- Простой язык. В email-рассылках принят более неформальный стиль общения. Не используйте канцеляризмы и длинные водянистые фразы. А вот изображения, видео, эмоджи приветствуются
Электронные письма благодарности — идеальный инструмент, чтобы ненавязчиво продать дополнительные товары или услуги. Размещайте в благодарственных письмах ссылки на каталог, новинки и акционные позиции, а также дарите клиентам промокоды. Они помогут увеличить продажи и усилить лояльность.
FunSun благодарит за подписку и рассказывает о компании
Главные мысли
