Как таймшиты помогают оптимизировать расход времени

Вы когда-нибудь задумывались над тем, на что уходит ваше время? Порой весь день занят делами, а к вечеру половина запланированных задач так и остаётся в списке. Или бывает, работаешь на износ, но не можешь понять, сколько времени ушло на конкретный проект. Если вам это знакомо, то таймшит может стать настоящим спасением. Расскажу, что это такое, кому он нужен и как его вести. 

Что такое таймшит, как он выглядит и зачем нужен

Таймшит (от англ. «time sheet» — лист времени) — это способ учёта времени, потраченного на выполнение задач. 

Предшественником таймшита был табель учёта рабочего времени. Его придумали в XIX веке на фоне развития капитализма и массового производства. Например, в Англии и США в 1800-х годах фабриканты начали фиксировать, сколько часов рабочие проводят за станками, чтобы рассчитывать зарплату и повышать эффективность. Это были простые бумажные таблицы с именами, датами и часами — почти аналог современного таймшита.

Табели учёта рабочего времени активно используют на производстве или в офисах и в наши дни. Они помогают фиксировать отработанные часы для учёта зарплаты и контроля занятости.

Таймшит — это адаптированный вариант табеля учёта рабочего времени. Он не просто считает часы, а помогает понять, на что они ушли. Можно сказать, что табель — это про общее время на работе, чтобы посчитать зарплату или проверить явку, как на заводах XIX века или в офисах сегодня. Таймшит больше про детали: что делал, сколько времени потратил и почему. Первый часто обязателен для сотрудников, второй — личный выбор, инструмент, который используют для повышения собственной продуктивности. 

Современный таймшит выглядит обычно как список или таблица, в которых есть несколько основных пунктов: 

1. Название выполняемой задачи. 
2. Дата и время работы над задачей. 
3. Длительность выполнения. 
4. Категория задачи (опционально). 
5. Примечания (любые значимые детали). 

Всю суть таймшита можно охарактеризовать несколькими вопросами — «Когда случилось? Что делали? Сколько времени это заняло?» Дополнительные детали нужны для лучшего понимания контекста. 

Пример таймшита для личного пользования: 

Таймшит помогает понять, куда уходит время, выявить «пожирателей» продуктивности и сделать день более управляемым. Это инструмент для тех, кто хочет осознанно распоряжаться своими часами. 

Простейший таймшит может быть просто строчкой в блокноте: «10:00–11:00 — подготовка презентации». Но инструмент можно использовать и для отслеживания затраченного времени группы людей. Например, табель учёта времени часто применяют в коллективах, чтобы понять, сколько часов каждый сотрудник потратил на проект. 

Пример таймшита для команды:

В компаниях таймшит помогает руководителям видеть, кто чем занят. Это может пригодиться не только при расчёте оплаты, но и для оптимизации нагрузки. Команда может применять инструмент для синхронизации своих задач. 

В целом, при личном использовании таймшит помогает разобраться, куда уходит время, и стать продуктивнее. В коллективе он дает прозрачность — видно, кто сколько работает, где возникают задержки и как лучше распределить задачи.

Кому может пригодиться таймшит

Привлекательность таймшита как инструмента продуктивности состоит в том, что использовать его может любой человек. К примеру, он будет полезен: 

• руководителям и менеджерам — для отслеживания времязатрат сотрудников, оптимизации процессов и начисления оплаты; 
• фрилансерам и подрядчикам — для понимания того, сколько времени потрачено на конкретный проект, и выставления счетов клиента; 
• любому человеку — для грамотного распределения времени, чтобы больше успевать. 

По сути, таймшит нужен всем, кто хочет или должен контролировать своё время. Он помогает следить за распределением времени и успевать больше без лишнего стресса.

Где вести таймшит

Вести таймшит можно разными способами. Выбор зависит исключительно от привычек и удобства конкретного человека. Вот основные варианты:  

Бумажный формат. Можно использовать блокнот, ежедневник или просто листок бумаги. Этот способ не требует технологий, можно рисовать таблицы как угодно. Относительным неудобством можно считать то, что итоги приходится подсчитывать вручную. Но в личном применении это вряд ли станет серьёзной проблемой. 

Электронные таблицы. Это более гибкий вариант. Можно настроить формулы для автоматического подсчета часов, добавить цвета и категории. Преимущество способа в том, что таблицы (Excel, Google Sheets) можно использовать бесплатно. При этом они доступны с любого устройства. Однако в данном случае необходимо владеть хотя бы базовыми навыками работы с таблицами, если хотите использовать формулы для подсчёта итогов. 

Специальные приложения. Это самый современный способ. Преимущество подхода обеспечивают таймеры, автоматический трекинг, готовые отчёты. Некоторые приложения даже покажут, сколько времени вы провели в программах или на сайтах. Из недостатков стоит отметить то, что бесплатные версии часто ограничены по функционалу. 

Для ведения таймшита можно применять и гибридный подход. Например, вести бумажный список для бытовых и личных дел, а рабочие задачи фиксировать в приложении. Или можно делать быстрые заметки в блокноте в течение дня, а вечером переносить всё в приложение.

Важно: не стоит путать таймшит и таск-менеджер. Это два разных инструмента. Таймшит нужен для учёта рабочего времени. Он фокусируется на временных затратах. А таск-менеджер применяют для управления проектами. Он помогает планировать и распределять задачи на будущее. При этом сервисы для таск-менеджмента вполне можно использовать для ведения таймшитов.

Плюсы и минусы таймшита как инструмента

Как и любой инструмент, таймшит имеет свои сильные и слабые стороны.  Перечислю основные преимущества и недостатки. 

Сильные и слабые стороны таймшита очевидны, но важно понимать, что это просто инструмент. Он работает, только если вы сами этого хотите. Он не сделает всё за вас, но поможет в распределении нагрузки и управлении временем. Что касается недостатков подхода, то всё дело в восприятии. Просто не загоняйте себя в рамки, подстройте таймшит под свои нужды, и он станет полезным. 

Как научиться вести таймшит без мучений

Чтобы таймшит стал полезным помощником, а не ещё одной нудной обязанностью, стоит приучать себя к нему постепенно. Вот несколько шагов, которые помогут в этом: 

Начните с малого. Не пытайтесь сразу расписать весь день поминутно. Выберите 2-3 ключевые задачи и фиксируйте время только на них. Например, «работа над статьей — 1,5 часа». Постепенно добавляйте новые пункты, когда привыкнете.  

Выберите удобный формат. Кому-то нравится таблица в Excel, кто-то предпочитает специальные приложения, а кому-то проще использовать бумажный ежедневник. Выбирайте то, что для вас удобнее. Здесь нет правильного или неправильного подхода.

Ставьте напоминания. Первые пару недель можно устанавливать напоминания в телефоне — «Эй, пора записать, чем ты занимался последние два часа». Можно поставить будильник, чтобы сделать запись вовремя. Постепенно заполнение таймшита войдёт в привычку.  

Не стремитесь к идеалу. Если вы забыли записать какую-то мелкую задачу, то в этом нет ничего страшного. Фиксируйте то, что вспомнили, и двигайтесь дальше.  

Делайте записи в моменте. Не откладывайте заполнение на вечер. Память может подвести, и вы начнёте выдумывать. Например, вместо получаса на задачу отметите 15 минут или час. Сделали задачу — сразу отметьте. Это займёт не более 10 секунд.  

Награждайте себя. К примеру, похвалите себя, если вели таймшит всю неделю без пропусков. Можно выпить кофе с пирожным или посмотреть серию сериала. Положительное подкрепление творит чудеса.  

Анализируйте без самокритики. Раз в неделю смотрите, что получилось. Не ругайте себя, если видите напрасные траты времени. Просто подумайте, как сократить это время в следующий раз. 

Главное в применении таймшита — это превратить его в привычку, которая работает на вас, а не против. Со временем он станет таким же естественным, как утренний кофе.

Несколько полезных лайфхаков

Делите день на блоки. Вместо детального учёта каждой мелочи попробуйте разбить день на крупные отрезки: «утро — работа», «обед — личное», «вечер — учеба». Это проще, чем фиксировать каждые 15 минут, и даёт общую картину без лишней суеты.

Придумайте кодовые слова. Вместо длинных описаний задач используйте короткие метки, которые понятны только вам. Например, «почта» — для работы с письмами, «мозг» — для творческих идей, «перерыв» — для кофе или прогулки. Это экономит время на записи и делает таймшит менее формальным. 

Ставьте «ловушки» для отвлечений. Если вы часто отвлекаетесь, добавьте в таймшит пункт вроде «соцсети» или «болтовня». Фиксируйте время, как только заметите, что ушли не туда. Увидев, сколько на это уходит, вы сами захотите сократить такие моменты без всякого давления. 

Используйте голосовые заметки. Если не хотите писать, надиктуйте задачу и время в заметки на телефоне. Например, «статья, час с утра». В удобное время перенесите запись в таймшит за пару минут. Это быстрее, чем возиться с ручкой или клавиатурой, особенно если вы в движении. 

Установите «плавающий» час. Оставьте в дне один час без строгого учета для спонтанных дел, отдыха или мелочей, которые не хочется записывать. Это снимает чувство контроля и делает таймшит гибким, чтобы вы не бросили его через неделю. 

В целом, таймшит — это не про строгий контроль, а про осознанность. Он помогает понять, на что уходит жизнь, и скорректировать курс, если что-то идет не так. Возможно, вначале придется приложить усилия, чтобы привыкнуть. Однако со временем это станет так же естественно, как чистить зубы. Главное — не усложнять и подстраивать инструмент под себя. Попробуйте неделю, и, возможно, вы удивитесь тому, сколько времени можно освободить для того, что действительно важно.