Сервис «Электронные письма» Почты России: зачем нужен и стоит ли использовать

Бывает, необходимо отправить документы именно по почте — например, заявление в суд или подписанный договор контрагенту. Для этого нужно потратить время: доехать до почтового отделения, дождаться своей очереди, оформить отправление. Долго и неудобно.

Сервис электронных писем Почты России решает эту проблему. Разобрались, как он устроен, что нужно для регистрации, кому можно отправлять письма, как это сделать и сколько стоит. Выделили плюсы и минусы сервиса и ответили на частые вопросы в конце.

Что такое сервис электронных заказных писем и как он работает

Сервис электронных заказных писем (ЭЗП) — та же Почта России, только в онлайн-формате без очередей и бумажек. 

С помощью сервиса можно получать уведомления и письма от госорганов, контрагентов, отправлять заказные и простые письма от своего имени контрагентам, в суд. Можно получать уведомления о штрафах и сразу их оплачивать. 

При этом юридическая сила электронных писем сохраняется, например, электронное заказное письмо будет юридически равно бумажному.

Как работает сервис. Допустим, предприниматель хочет отправить договор об оказании услуг контрагенту через сервис электронных заказных писем. Для этого он: 

1. Авторизуется в ЭЗП через профиль на Госуслугах. 
2. Прикрепляет договор или составляет по одному из шаблонов, которые предоставляет сервис.
3. Находит контрагента, заполняет название и адрес организации, либо ФИО и адрес получателя для физлица.
4. Оплачивает письмо.
5. Получает трек-код для отслеживания статуса доставки и чек об оплате.
6. Ставит галочку и получает уведомление о вручении.

Как подписывать документ.  Так как сервис работает через Госуслуги, документ автоматически подписывается простой электронной подписью. 

Если адресат не пользуется сервисом и получит распечатанный документ без живой подписи, письмо всё равно сохраняет юридическую силу. Если хотите перестраховаться, можно отправлять сканы документов, подписанные собственноручно. 

Также можно подписывать документы усиленной квалифицированной подписью.

Где пользоваться сервисом. Отправлять и получать письма можно с помощью сайта или мобильного приложения в App Store, Google Play, RuStore. В статье рассказываем, как работать в сервисе с сайта.

Как подключить и что для этого нужно

Регистрация. Бесплатная и происходит через Госуслуги, для этого нужен подтвержденный аккаунт. Завести аккаунт в ЭЗП можно за пару минут: 

1. Перейти на сайт «Электронные письма». 
2. Нажать «Подключиться через Госуслуги». 
3. Выбрать «Себя», если вы ИП или физлицо, либо «Организацию» для ООО. 

В конце подтверждаем, что переходим на электронные письма и бумажные аналоги получать не будем.

Настройка профиля. Здесь указаны адреса пользователя, номер телефона и адрес электронной почты. Можно добавить и удалить адреса, подключить оповещения на телефон или почту. 

Настройка прав доступа сотрудникам. Руководитель может назначить ответственных лиц в личном кабинете. Для этого в меню профиля нужно выбрать «Пользователи» → «Добавить сотрудника» → заполнить его данные и при необходимости дать доступ администратора → подписать доверенность. 

Настройка машиночитаемой доверенности. Она нужна для работы сотрудников в сервисе от лица компании. Чтобы добавить доверенность, нужно зайти в раздел «Настройки доверенностей» → указать ее номер, название и информацию о месте хранения, обычно в ФНС.

Как отправить письмо и сколько это стоит

В сервисе можно загрузить готовое письмо или составить по шаблонам, которые предлагает сервис. Письма можно отправлять в формате DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF, JPEG, PNG. 

Отправить готовое письмо. Сразу после регистрации открывается главное меню. Нужно нажать на кнопку «Новое письмо», чтобы начать работу.

Дальше нужно выбрать, кому и какое отправить письмо. Сервис предлагает два варианта: физлицу или в организацию, простое или заказное письмо. 

Для примера мы выбрали заказное письмо в организацию. Дальше заполняем поля: находим организацию, вводим адрес получателя и отправителя. Можно поставить галочку, чтобы получить электронное уведомление о вручении за дополнительную цену. 

Переходим ниже и выбираем вариант «Загрузить письмо». Сервис подсказывает формат документа, количество страниц и размер файла. 

После того, как загрузили документ, его можно увидеть в режиме предпросмотра. Загруженный файл можно удалить, если по ошибке выбрали не тот, или добавить еще один. Когда все готово, оплачиваем картой и отправляем документ. Стоимость рассчитывается автоматически.

Отправить письмо по шаблону. Начало такое же, как с готовым письмом: нажимаем на кнопку «Новое письмо» → сразу выбираем поле «Создать письмо».

Откроется обычный шаблон письма с полями для заполнения: кому направляется, заголовок и текст. Такой шаблон подойдет, например, для искового заявления в суд, жалоб, заявлений, уведомлений. 

Дальше переходим к отправке: выбираем кому адресуется письмо, адрес получателя и отправителя, как при отправке готового письма. Потом переходим к оплате. 

Все отправленные письма сохраняются в личном кабинете в папке «Исходящие». В ней можно:

• посмотреть отчет о доставке и уведомление о вручении;
• скачать и поделиться ссылкой третьим лицам, например, сотрудникам;
• скачать чек об оплате. 

Уведомление о вручении получают либо в электронном виде, либо в виде скана. В первом случае — если получатель пользуется сервисом, а во втором — если письмо доставили в бумажном виде. Сотрудники почты распечатают, отсканируют бумажное уведомление и приложат скан в программе. 

Тарифы на отправку и получение. Получение простых и заказных писем в сервисе — бесплатно. Цены на отправления зависят от типа письма. В таблице ниже — стоимость за 1 письмо до 19 страниц. 

Плюсы и минусы сервиса

Сервис решает проблемы бизнеса с корреспонденцией — траты на бумагу, картриджи, конверты, время на распечатывание, сортировку и отправку бумажных писем в отделении Почты России. Сюда же плюсуется износ принтеров и расходы на курьера или личное время на отправку бумажных писем.

Идеальных сервисов нет, поэтому собрали в таблице не только плюсы, но и минусы ЭЗП.

Логистическим компаниям или бизнесу со своим автопарком удобнее и выгоднее получать письма о штрафах от ГИБДД в сервисе, вот почему: 

1. Не нужно вносить данные о штрафах в систему компании, печатать письма. 
2. Письмо о штрафе придёт быстрее и его можно оплатить с 50%-й скидкой. 
3. Можно своевременно обжаловать нарушения. 
4. Не нужно хранить копии заказных писем. 

Общие впечатления о сервисе. Он предельно простой, в интерфейсе ничего лишнего — разобраться легко. Работает быстро, даже 10 документов загружает за 30−40 секунд и не тормозит. Возможно, для этого нужен стабильный быстрый интернет.

Есть сомнения насчет доставки бумажного письма, если адресат не пользуется сервисом. С одной стороны, не нужно заниматься отправкой лично, платишь меньше. С другой — подмешивается человеческий фактор: сотрудник может ошибиться, загрузить не тот скан о вручении. Но это может произойти при любом бумажном отправлении. Плюс сервис работает не во всех регионах и не со всеми госорганами.