Почему тендеры бесят и как провести закупку, чтобы остаться человеком

Я очень люблю тендеры. Но только грамотно организованные. Увы, нередко то, как они проводятся, причиняет мне боль и отбивает желание работать с клиентом.

Возможно, кто-то из заказчиков не понимает, что плохо организованный тендер вреден ему самому. Мол, зачем заморачиваться над удобством подрядчика — я ведь и так несу ему деньги!

Нюанс в том, что на самом деле тендер — выбор в две стороны. У агентств тоже есть чёрные списки: у этого клиента бардак в процессах, этот выклёвывает мозг, а тот может обмануть. Показав себя с плохой стороны сейчас, бренд в следующий раз может просто не найти нормального подрядчика. (А пометка в блэклисте сохраняется даже после ухода сотрудника, из-за которого компания туда попала.)

Что удручает меня в тендерах?

Нет прямого контакта с реальным заказчиком. Бесит, когда всё общение идёт через тендерный комитет, который не разбирается в теме и работает сломанным телефоном. Ты не можешь быстро получить ответы и вообще узнать тех, с кем предстоит работать.

Непонятные формулировки. Часто автор тендерного задания исходит из личного понимания услуги, и оно бывает своеобразным (с CRM-маркетингом уж точно). Приходится гадать — особенно если с составителем нельзя поговорить напрямую. Видел тендеры, где участники ставили цену от 100 тысяч до миллиона — кто как понял задачу.

Имеет значение только цена. Странно искать классный результат, но смотреть исключительно на стоимость. Как правило, низкие цены ставят посторонние ребята, которые не понимают, как работает канал. Профильные агентства стремятся к балансу цены и качества. В такие тендеры они нередко даже не заходят.

Переторжка. Бессмысленный пережиток прошлого. Ты подал заявку, её приняли — и вдруг без объяснения причин предлагают снизить цену. Скажу честно: мы на такие тендеры изначально подаём завышенные КП — раз уж придётся опускать.

Подозрительно большое задание. Когда заказчик требует разработать емейл-стратегию или сделать целую цепочку писем, это настораживает. Почему от тебя хотят бесплатно получить дорогую так-то услугу? Что вы на самом деле будете делать с заявками?

Неадекватные сроки. За три дня разработать верхнеуровневую стратегию? Извините, у нас нет толпы свободных специалистов, которые только и ждут ваших заданий. Это один из самых ярких флагов, из-за которого мы отказываемся от тендера — особенно если этот флаг идёт в комплекте с предыдущим.

Нет обратной связи. Тендеры — затратное дело: некоторые занимают 100 часов работы специалистов. И большинство ты всё равно проиграешь. Естественно, хочется знать причину, чтоб хотя бы сделать выводы. Молчание заказчика — это, пожалуй, самая большая боль.

Как же провести тендер, чтобы остаться человеком и не настроить рынок против себя?

Если возможности запустить пилоты нет, то комфортным тендер сделают:

• Брифинг, где участники смогут понять ожидания и уточнить детали без посредничества тендерного комитета. В идеале — отдельные встречи с каждым.
• Понятное ТЗ. Его можно заранее отправить потенциальным участникам на оценку. Наше агентство не раз помогало компаниям с формулировками (без преференций на тендере).
• Чёткие критерии: какой вес имеют цена, задание, опыт и так далее. Это даёт участникам понимание, на что делать упор.
• Плата за большое задание. Если оценить компетенции действительно невозможно без пула задач, надо быть готовым заплатить за вложенные агентством ресурсы.
• Прописанные сроки всех этапов. Обычно чётко обозначен только срок подачи заявок. Ясность с подведением итогов и прочим — это лайк.
• Обратная связь. Она сделает усилия участников не напрасными.
• Честность на всех этапах. Заказчикам следует помнить: каждый тендер — не последний, они ещё столкнутся с этими участниками.