Первичная документация: как с ней работать и как ее хранить

Первичные бухгалтерские документы (или первичка) фиксируют и подтверждают хозяйственную и финансовую деятельность компании: производство и продажу товаров, выполнение работ, предоставление услуг, выплату денег. 

На основании первички списывают товары, принимают или списывают основные средства, экономически обосновывают расходы и доходы для налогового учета. 

В статье рассказали, как работать с первичными документами, какие документы к ним относятся, как исправлять ошибки, как хранить и уничтожать первичку.

Какие документы относятся к первичным

Бумажные или электронные документы, которые подтверждают факт хозяйственной жизни компании, — это все первичная документация. Например, приняли на работу сотрудника или уволили его, продали товар, получили деньги в кассу. 

К первичке относятся документы по разным направлениям работы компании — по учету кадров, торговых и кассовых операций, основных средств и нематериальных активов и т.д.. 

Вот примеры первичных документов по учету торговых операций: 

• товарная накладная по форме ТОРГ 12 — документ, на основании которого поставщик передает товары покупателю; 
• универсальный передаточный документ (УПД) — отражает отгрузку и приемку товара между юрлицами, расходы продавца и доходы покупателя.
• акт о списании товара по форме ТОРГ-16 — подтверждает списание просроченного или испортившегося товара материально ответственным лицом.

Примеры первички по учету кассовых операций: 

• приходный кассовый ордер по форме КО-1 — документ, в котором учитываются деньги в кассу от клиентов, контрагентов;
• расходный кассовый ордер по форме КО-4 — документ на выдачу денег из кассы;
• авансовый отчет по форме АО-1 — документ для учета денег, которые выдаются сотрудникам на административно-хозяйственные расходы, например, завхозу на закупку канцтоваров, бумаги, печенья и кофе, средств для уборки.

Примеры первичной документации по учету кадровых документов:

• штатное расписание по форме Т-3 — документ для компаний или ИП с сотрудниками, в котором указаны структура организации, количество работников, их должности, оклад;
• график отпусков по форме Т-7 — документ, в котором указывают и распределяют периоды ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников.

Договор и счет на оплату часто относят к первичным документам, хотя по закону они к ним не относятся, так как в договоре и счете прописаны намерения, а не факт хозяйственной операции. Но вместе с договором и счетом часто составляют документы, которые относятся к первичке: 

• платежное поручение — документ, в котором владелец счета (плательщик) дает распоряжение своему обслуживающему банку перевести деньги на счет получателя, открытый в этом или другом банке; 
• товарно-транспортная накладная — документ для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автотранспортом.

Формы первичных документов

По форме первичные документы делятся на унифицированные и неунифицированные. Последние можно оформлять в свободной форме на усмотрение компании. 

Унифицированные первичные документы. Эти формы утвердило государство, например, Росстат и Центральный банк РФ. У таких документов есть конкретная установленная форма с обязательными реквизитами. Их можно видоизменять, но обязательно отразить это в учетной политике.

Первичные неунифицированные документы. Составляют по усмотрению специалистов в компании. Однако важно, чтобы они содержали обязательные реквизиты: 

В первичную документацию можно включать дополнительные реквизиты, например, адрес организации, номер документа, основание хозяйственной операции.

Если компания составила свои формы первичных документов, их нужно утвердить приказом, перечислить в учетной политике и приложить образцы форм. Если используются унифицированные формы — достаточно только перечисления форм в учетной политике. 

Как оформлять первичку

Оформлять первичную документацию нужно правильно, чтобы в случае проверки налоговый инспектор принял документы, подтвердил доходы компании. Если с первичной документацией будут проблемы, налоговая оштрафует и доначислит налоги. Вот несколько важных правил оформления документов. 

Способ ведения. Можно на бумаге, в электронном или смешанном виде — часть на бумаге, а часть в электронном. Способ ведения первичной документации  компания выбирает сама, но нужно отразить это в учетной политике. 

Язык документа. Если бизнес ведется на территории России, то все первичные документы нужно оформлять на русском языке. Если документ на иностранном языке — нужно составить построчный перевод на русский язык.

Дата документа. Дата составления первичного документа — это дата его подписания ответственным лицом. Если документ оформили спустя время, тогда дата операции или события указывается дополнительно.

Дата электронного документа — дата его подписания электронной подписью. Обычно дата отражается на штампе электронной подписи. Если ее там нет, нужно настроить ПО, чтобы она отражалась.

Подпись. Первичный документ подписывает человек, который его составил, или тот, у кого есть право подписи. Право подписи сотрудника можно закрепить приказом или доверенностью. Приказ обычно издают для сотрудников, а доверенность — для сотрудников, которые представляют компанию, например, перед банками.

Бумажный документ можно подписывать только личной подписью ручкой, а электронный — усиленной квалифицированной подписью (КЭП). При этом нельзя подписывать документ, например, со стороны продавца электронной подписью, а со стороны покупателя — собственноручной, и наоборот. Использовать факсимиле запрещено. 

Цвет чернил. Заполнять и подписывать первичку можно ручкой с чернилами любого цвета — синими, черными, фиолетовыми. Главное не карандашом, так как записи должны быть читаемыми, четкими и сохранятся в течение всего срока хранения.

Валюта. В документах нужно указывать финансовые показатели в рублях. Однако можно использовать валюту, главное добавить дополнительным реквизитов показатель в рублях. Например, стоимость услуг $1000 → доп. реквизит — 88 208 рублей.

Как исправить ошибки в первичке

Если человек допустил ошибку в первичном документе, ее нужно исправить. Не исправляют только кассовую и банковскую первичную документацию, например, приходной и расходной кассовый ордер, чек, платежное поручение. Если в этих документах есть ошибка, нужно выпустить новый вместо старого с ошибкой.

Для корректного исправления доступны такие варианты.

Исправить ошибку в бумажном формате. Зачеркнуть ошибку одной чертой → над зачеркнутым текстом написать правильное значение или текст → подтвердить изменения, добавив запись «Исправлено», и добавить подпись сотрудника, который внес изменения с ФИО и датой.

Исправить ошибку в электронном формате. Вместо документа с ошибкой составить новый исправительный документ → указать, что это исправительный документ, и добавить ссылку на первоначальный → подписать электронной подписью ответственных за составление лиц и поставить дату исправления. 

По п. 20 ФСБУ 27/2021 исправительный документ не должен просматриваться и использоваться без изначального.

Как и сколько хранить первичную документацию

Хранение первичных документов регулирует ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». 

Сколько хранить. Хранить первичные документы нужно по правилам Росархива, но не менее 5 лет после отчетного года. Например, документ выпущен в 2020 году отчетном году, значит хранить его нужно до 2026 года.

Как хранить. Подлинники бумажных документов нужно хранить в бумажном виде, а электронных — в электронном. Нельзя переводить бумажные документы в электронный вид для хранения. 

Если в организации сменился руководитель, нужно передать документы бухгалтерского учета. Процесс передачи организация устанавливает сама. 

Как уничтожать. Когда срок хранения документа истек, нужно провести экспертизу ценности документа. Сначала издают приказ, в котором назначают членов комиссии. Комиссия отбирает документы на уничтожение, дальнейшее хранение в организации или другом архиве.  

Комиссия составляет акт об уничтожении и включает в него документы, которые нужно уничтожить. Только после этого документы можно утилизировать. 

Документы с ограниченным доступом и грифом «Для служебного пользования» уничтожают в шредере и передают на сжигание в специальные компании. Остальные документы измельчать необязательно — можно сразу отдавать на сжигание.

Какие ошибки совершают при работе с первичкой

Чаще всего встречаются такие ошибки в первичных документах: 

Неправильно указывают обязательные реквизиты. Например, документ подписал сотрудник, у которого нет права на подпись, либо поставили факсимильную подпись, чего в первичной документации делать нельзя. Использование факсимильной подписи регулируется п. 2 ст. 160 ГК РФ. 

Не делают перевод первичных документов на русский язык. Если в первичном документе есть записи на иностранном языке, нужно сделать их построчный перевод. Это не относится к фирменному наименованию товара. Каждый раз переводить одно и то же не нужно, достаточно один раз перевести на русский язык постоянные показатели типовой формы. 

Неправильно исправляют ошибки. Не все документы можно исправлять по усмотрению компании. Например, нельзя исправлять банковские и кассовые документы: приходный и расходный кассовый ордер, платежные поручения. Также нельзя исправлять бланки строгой отчетности (БСО). Если в этих документах есть ошибка, нужно сделать новый документ без ошибки.

Ответственность

Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского либо налогового учета по ст. 120 НК РФ — грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За это предусмотрена ответственность: 

• штраф при грубом нарушении в течение одного налогового периода — 10 000 ₽;
• штраф, если нарушения были в течение 2-х и более налоговых периодов — 30 000 ₽; 
• штраф, если был факт занижения налоговой базы — 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.

За грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету и бухгалтерской (финансовой) отчетности должностные лица привлекаются к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ — штраф от 5000 до 10 000 ₽. 

По ст. 15.11 КоАП РФ грубым нарушением считается:

• занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10% из-за искажения данных бухгалтерского учета;
• искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности в денежном измерении не менее чем на 10%;
• регистрация несуществовавшего факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;
• ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;
• составление бухгалтерской (финансовой) отчетности не на основе данных, которые содержатся в регистрах бухгалтерского учета;
• отсутствие первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности обязательно) в течение установленных сроков хранения таких документов.

За повторное правонарушение для должностных лиц — административный штраф от 10 000 ₽ до 20 000 ₽ или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет (ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ).