Многозадачность в маркетинге: как все успеть, избежать хаоса и сохранить продуктивность

Одна из главных трудностей в работе маркетолога — необходимость жонглировать десятками задач. Запустить рекламу, придумать креатив, ответить клиенту, не забыть про аналитику и не сойти с ума.Такой режим часто становится нормой, но иногда может вести к хаосу и выгоранию. 

Как справляться с многозадачностью, чтобы оставаться продуктивным и довольным своей работой? Расскажем в статье.

Что такое многозадачность

Многозадачность — это выполнение нескольких задач параллельно, точнее, быстрое переключение между ними. Например, по легенде Гай Юлий Цезарь, древнеримский государственник, политик и полководец, мог делать семь дел одновременно.

В современный бизнес термин «многозадачность» пришел из компьютерной среды в 1980-е годы  и с тех пор стал нормой для многих сфер, включая маркетинг.

Но наш мозг ― не компьютерный процессор, и десятки параллельных задач ему не по плечу. Исследования Американской ассоциации психологов показывают: каждый раз, переключаясь между делами, мозг проходит две стадии. Это смещение цели или завершение текущей задачи и активация правила или переключение на новую задачу. Занимает процесс доли секунды, но при частых переключениях до 40% времени уходит только на перестройку с одной задачи на другую.

В итоге слишком большое количество задач создает хаос, а результат — падение качества работы и рост усталости человека. Но при осознанном подходе многозадачность может стать полезным скиллом.

Принципы и виды многозадачности

Работа в режиме многозадачности возможна, если человек понимает принципы такого подхода.  

Параллельные действия. Можно слушать подкаст о маркетинговых трендах и одновременно готовить завтрак: эти задачи не требуют одинаковых ресурсов мозга. В первом случае работает голова, во втором — руки.

Переключение между задачами. Быстрое, но осознанное. Например, утром — упор на креатив, днем — стратегические задачи, вечером — вдумчивая аналитика.

Использование новых технологий. Автоматизация рутины освободит время для важного. Например, сервис Unisender поможет автоматизировать email-рассылки, а Kaiten — управлять проектами. Еще есть нейросети, которым тоже можно поручить часть задач.

Коммуникация с командой. Важно четко распределять обязанности в команде и уметь делегировать.

Приоритизация. Не все задачи одинаково важны. Есть несколько рабочих методов (о них позже), которые помогут выделить главное.

Хотя для осознанной работы в таком режиме нужно не только знать принципы многозадачности, но и разбираться в видах. 

При здоровой многозадачности вы управляете задачами, а не они вами. Например, маркетолог может утром провести планерку, днем согласовать креативы с дизайнером, а вечером проанализировать результаты рекламной кампании. Это три-пять задач, которые не перегружают мозг и позволяют сохранять фокус.

Нездоровая многозадачность — это намерение выполнить 10–20 дел за день и потеря КПД (коэффициента полезного действия) сотрудника. Например, попытка одновременно вести переговоры с клиентом, писать пост для соцсетей и проверять аналитику. В итоге мозг перегружается, а качество работы падает. Вы постоянно в спешке и чувствуете себя как белка в колесе.

Количество дел на день ― это только вершина айсберга в отличиях между видами многозадачности. Основные собрали в таблице.

Какие задачи выполняет маркетолог

Маркетолог одновременно управляет рекламными кампаниями, анализирует данные, координирует команду и придумывает креативы. К его стандартным задачам относятся:

• Отслеживание эффективности рекламных кампаний. 
• Подготовка технических заданий для копирайтеров, дизайнеров и директологов.
• Управление проектами.
• Аналитика.
• Коммуникация с клиентами и партнерами. 

Пример реальной вакансии, размещенной в Москве. Компания ищет руководителя отдела маркетинга, самого многорукого многонога в команде:

Многозадачность важна для маркетолога, так как рынок и тренды быстро меняются, и нужно успевать адаптироваться, чтобы получить результат: новых клиентов, высокие продажи и др. Умение решать несколько задач параллельно делает маркетолога ценным специалистом, который может двигать бизнес вперед.

Но многозадачность маркетолога должна быть здоровой. Попытка сделать все и сразу приведет к хаосу, а это точно не то, чего ждет бизнес.

Плюсы и минусы многозадачности для маркетолога

Если говорить кратко о плюсах многозадачности, то она делает маркетолога незаменимым. А также:

Повышает КПД и ценность маркетолога как специалиста. Маркетолог, который умеет грамотно переключаться между задачами, успевает больше за меньшее время. Например, за один день он может провести анализ конкурентов, проверить рекламную кампанию и подготовить презентацию для руководства. Главное при этом не потерять фокус.

Повышает общую эффективность бизнеса. Маркетолог не только продвигает продукт, он продвигает и компанию. Умение работать в режиме многозадачности помогает ему быть гибким и, оперативно реагировать на все вызовы. Так, если конкурент запустил новую мощную акцию, маркетолог быстро корректирует стратегию, чтобы не потерять клиентов.

Позволяет маркетологу видеть картину целиком. Маркетолог одновременно работает с данными, креативом и коммуникацией, что помогает мыслить системно и находить нестандартные решения. Например, анализируя поведение пользователей, может предложить новый подход к разработке рекламы, который увеличит конверсию.

Повышает востребованность специалиста на рынке труда. Опрос сервиса Работа.ру и команды VisionLabs показал, что 33% людей считают многозадачность важным качеством для сотрудников. Когда бизнесу нужно быстро адаптироваться к изменениям, маркетолог, умеющий работать в режиме многозадачности, становится ценным активом. Поэтому в описании вакансий часто можно встретить такое условие в списке требований.

Помогает развивать soft-скиллы: тайм-менеджмент, коммуникативность, стрессоустойчивость. А еще критическое мышление — ведь маркетолог принимает решения, которые влияют на бизнес в целом. Эти навыки делают его эффективным специалистом и лидером, способным вести за собой команду.

Минусы у многозадачности тоже есть, ведь даже самый полезный навык может стать врагом, если использовать его неразумно. Вот ключевые риски многозадачности в маркетинге:

Снижение концентрации. Постоянное переключение между задачами дробит внимание, из-за чего сложно погрузиться в глубокую аналитику или креатив.

Отсутствие погружения. Когда задач слишком много, есть соблазн выполнить их «для галочки», не вникая в детали.

Эмоциональное выгорание. Хаотичная нагрузка истощает, забирает ресурсы и создает эффект фальшивой продуктивности.

11 советов, которые помогут маркетологу успешно работать в режиме здоровой многозадачности

Чтобы сосредоточиться на истинной продуктивности и грамотно использовать рабочее время, воспользуйтесь такими приемами.

Используйте метод приоритизации ABCDE. Помогает разделить задачи по важности:

• А — критически важные задачи. Пример — запуск рекламной кампании.
• В — важные, но не срочные. Пример — анализ конкурентов.
• С — задачи, которые можно делегировать. Пример — посты для соцсетей.
• D — задачи, которые можно отложить. Например, это обновление шаблона презентаций.
• Е — задачи, которые можно исключить. Пример — бесконечные совещания с командой без четкой цели.

Так, маркетолог утром определил, что задача А — подготовка отчета для руководства, а задача С — подготовка текста для email-рассылки. Он сосредотачивается на отчете, а текст поручает копирайтеру.

Ориентируйтесь на одну цель в один момент времени и на концепцию глубокой работы. Многозадачность — история про осознанное переключение между делами. Маркетолог выбирает одну задачу, которая сейчас важнее всего, и полностью погружается в нее на определенный отрезок времени. Например, на 90 минут. Есть теория американского нейрофизиолога Натаниэля Клейтмана, что, по аналогии со сном, когда через каждые 90 минут меняется фаза быстрого и медленного сна, при бодрствовании подобные циклы сохраняются. И если на протяжении 90 минут работать над одной задачей — это будет максимально эффективно. Получится глубокое погружение и хороший результат.

Разделяйте задачи на рутинные и креативные. Как правило, мозг лучше справляется с креативными задачами утром, а рутинные лучше оставить на вторую половину дня. Например, работать с рекламными креативами или проводить брейнштормы лучше утром, а отвечать на несрочные письма — после обеда.

Сделайте помогающие чек-листы. Разбивайте рутинные задачи на небольшие этапы и объединяйте в чек-листы. Например, при написании статьи подзадачи могут быть такими: 

• собрать материал, 
• подготовить тезисный план, 
• написать первый раздел и так далее, 
• собрать черновик, 
• вычитать готовый текст. 

Такой подход поможет не упустить важные мелочи при параллельной работе над несколькими задачами.

Разделяйте задачи по типам мышления. Так мозг работает эффективнее. Например, аналитического мышления требуют анализ данных и подготовка отчетов, креативного — разработка идей и создание контента. Коммуникативное мышление важно для переговоров и общения с командой. Группируйте задачи по типам, и переключайтесь с одного на другой.

Используйте технику Pomodoro. Метод Pomodoro помогает работать сфокусированно и избегать переутомления. Работайте 25 минут над какой-то задачей, затем делайте перерыв на пять минут. После четырех таких «помидорных» циклов — длинный перерыв на 15–30 минут.

Автоматизируйте рутину. Используйте инструменты, которые возьмут на себя часть работы. Например, для управления проектами, контроля задач, автоматизации рассылок и фиксации касаний с клиентами.

Занимайтесь ментальным фитнесом. Есть такое понятие — скорость обработки когнитивной информации ― время, которое требуется человеку, чтобы решить умственную задачу. Чем она выше, тем проще работать в режиме многозадачности. Повысить скорость обработки информации помогут тесты и логические задачи.

Учитесь говорить «нет». Отказывайтесь от задач, которые не соответствуют вашим приоритетам, должности или не приносят пользы бизнесу. Например, на многочисленные совещания можно отправить кого-то из коллег, а самому заниматься в это время стратегическими задачами.

Создайте комфортную рабочую среду. Здесь все очевидно — отключите лишние уведомления, закройте необязательные вкладки на компьютере, переведите смартфон в авиарежим. Так вас не будут отвлекать посторонние звуки и дела.

Проводите аудит дня. В конце дня оценивайте, что получилось хорошо, а что можно улучшить. Задайте себе вопросы — какие задачи, которые я решал, принесли наибольшую пользу? Где я потратил время впустую? Что можно сделать завтра лучше и за счет чего? Что можно и нужно делегировать? Ответы помогут повысить собственную продуктивность.

Вместо резюме

Продуктивность маркетолога измеряется не столько количеством выполненных дел, сколько их качеством и влиянием на бизнес. Когда специалист учится расставлять приоритеты, делегировать рутину и фокусироваться на главном, многозадачность превращает рабочий творческий беспорядок в логичную систему дел. 

Но самое важное — это баланс, или умение быть полезным бизнесу, не теряя себя. Когда человек управляет задачами, а не задачи человеком, работа приносит помимо денег еще и удовлетворение. В целом многозадачность не про то, чтобы просто делать больше. Она про то, чтобы не упускать важного и решать рабочие задачи быстрее и результативнее.

Что еще почитать полезное по теме

«Освободи мозг». Что делать, когда слишком много дел. Тео Компернолле

«Зависимый мозг». Жадсон Брюер

«Найди время. Как фокусироваться на главном». Джейк Кнапп, Джон Зерацки