Советы по развитию здоровой многозадачности и мнения практикующих маркетологов
Одна из главных трудностей в работе маркетолога — необходимость жонглировать десятками задач. Запустить рекламу, придумать креатив, ответить клиенту, не забыть про аналитику и не сойти с ума.Такой режим часто становится нормой, но иногда может вести к хаосу и выгоранию.
Как справляться с многозадачностью, чтобы оставаться продуктивным и довольным своей работой? Расскажем в статье.
Многозадачность — это выполнение нескольких задач параллельно, точнее, быстрое переключение между ними. Например, по легенде Гай Юлий Цезарь, древнеримский государственник, политик и полководец, мог делать семь дел одновременно.
В современный бизнес термин «многозадачность» пришел из компьютерной среды в 1980-е годы и с тех пор стал нормой для многих сфер, включая маркетинг.
Но наш мозг ― не компьютерный процессор, и десятки параллельных задач ему не по плечу. Исследования Американской ассоциации психологов показывают: каждый раз, переключаясь между делами, мозг проходит две стадии. Это смещение цели или завершение текущей задачи и активация правила или переключение на новую задачу. Занимает процесс доли секунды, но при частых переключениях до 40% времени уходит только на перестройку с одной задачи на другую.
В итоге слишком большое количество задач создает хаос, а результат — падение качества работы и рост усталости человека. Но при осознанном подходе многозадачность может стать полезным скиллом.
Работа в режиме многозадачности возможна, если человек понимает принципы такого подхода.
Параллельные действия. Можно слушать подкаст о маркетинговых трендах и одновременно готовить завтрак: эти задачи не требуют одинаковых ресурсов мозга. В первом случае работает голова, во втором — руки.
Переключение между задачами. Быстрое, но осознанное. Например, утром — упор на креатив, днем — стратегические задачи, вечером — вдумчивая аналитика.
Использование новых технологий. Автоматизация рутины освободит время для важного. Например, сервис Unisender поможет автоматизировать email-рассылки, а Kaiten — управлять проектами. Еще есть нейросети, которым тоже можно поручить часть задач.
Коммуникация с командой. Важно четко распределять обязанности в команде и уметь делегировать.
Приоритизация. Не все задачи одинаково важны. Есть несколько рабочих методов (о них позже), которые помогут выделить главное.
Digital-менеджер по развитию, контент-маркетолог ERP BusinessPad
Чтобы рационально использовать рабочий день, я расписываю перечень задач. Те, которые требуют наибольшей концентрации внимания, распределяю на первую половину дня. Пока дети в школе, делаю то, для чего нужна тишина. По этой же причине стараюсь планировать до обеда все рабочие созвоны. Во вторую половину дня попадают рутинные задачи: вычитать текст, ответить на несрочные письма, проверить верстки презентаций, собрать рассылку из готовых текстов, проверить работу подрядчиков.
Записи созвонов или профессиональные подкасты могу слушать на прогулке или пока готовлю обед. Польза получается двойная, а времени тратится меньше.
Такая организация работы позволяет запускать сразу несколько процессов на разных этапах выполнения и не пересиживать за компьютером от догорающих дедлайнов. От форс-мажоров спастись не получается, но жизнь становится проще.
Хотя для осознанной работы в таком режиме нужно не только знать принципы многозадачности, но и разбираться в видах.
При здоровой многозадачности вы управляете задачами, а не они вами. Например, маркетолог может утром провести планерку, днем согласовать креативы с дизайнером, а вечером проанализировать результаты рекламной кампании. Это три-пять задач, которые не перегружают мозг и позволяют сохранять фокус.
Нездоровая многозадачность — это намерение выполнить 10–20 дел за день и потеря КПД (коэффициента полезного действия) сотрудника. Например, попытка одновременно вести переговоры с клиентом, писать пост для соцсетей и проверять аналитику. В итоге мозг перегружается, а качество работы падает. Вы постоянно в спешке и чувствуете себя как белка в колесе.
Количество дел на день ― это только вершина айсберга в отличиях между видами многозадачности. Основные собрали в таблице.
| Здоровая многозадачность | Нездоровая многозадачность | |
| Количество задач | Три–пять в день | Десять и больше в день |
| Управление | Человек управляет задачами и расставляет приоритеты | Человек плывет по течению, постоянно спешит и не может сосредоточиться на главном |
| Качество работы | Высокое качество выполнения задач, так как есть время на глубокую проработку | Низкое качество из-за постоянного переключения между задачами и поверхностного подхода |
| Эмоциональное состояние | Сохранение баланса, удовольствие от работы, отсутствие стресса | Постоянный стресс, чувство усталости и выгорание |
| Результативность | Эффективность и польза для бизнеса, задачи выполняются грамотно и в срок | Хаос, задачи выполняются медленно или не до конца, низкий КПД |
| Использование ресурсов | Осознанное переключение между задачами, использование разных типов мышления | Постоянное переключение между задачами, потеря времени и энергии |
| Распределение | Четкое распределение задач, умение делегировать рутину | Попытка сделать все самостоятельно, неумение делегировать |
Маркетолог одновременно управляет рекламными кампаниями, анализирует данные, координирует команду и придумывает креативы. К его стандартным задачам относятся:
Пример реальной вакансии, размещенной в Москве. Компания ищет руководителя отдела маркетинга, самого многорукого многонога в команде:
Многозадачность важна для маркетолога, так как рынок и тренды быстро меняются, и нужно успевать адаптироваться, чтобы получить результат: новых клиентов, высокие продажи и др. Умение решать несколько задач параллельно делает маркетолога ценным специалистом, который может двигать бизнес вперед.
Но многозадачность маркетолога должна быть здоровой. Попытка сделать все и сразу приведет к хаосу, а это точно не то, чего ждет бизнес.
Если говорить кратко о плюсах многозадачности, то она делает маркетолога незаменимым. А также:
Повышает КПД и ценность маркетолога как специалиста. Маркетолог, который умеет грамотно переключаться между задачами, успевает больше за меньшее время. Например, за один день он может провести анализ конкурентов, проверить рекламную кампанию и подготовить презентацию для руководства. Главное при этом не потерять фокус.
Повышает общую эффективность бизнеса. Маркетолог не только продвигает продукт, он продвигает и компанию. Умение работать в режиме многозадачности помогает ему быть гибким и, оперативно реагировать на все вызовы. Так, если конкурент запустил новую мощную акцию, маркетолог быстро корректирует стратегию, чтобы не потерять клиентов.
Позволяет маркетологу видеть картину целиком. Маркетолог одновременно работает с данными, креативом и коммуникацией, что помогает мыслить системно и находить нестандартные решения. Например, анализируя поведение пользователей, может предложить новый подход к разработке рекламы, который увеличит конверсию.
Повышает востребованность специалиста на рынке труда. Опрос сервиса Работа.ру и команды VisionLabs показал, что 33% людей считают многозадачность важным качеством для сотрудников. Когда бизнесу нужно быстро адаптироваться к изменениям, маркетолог, умеющий работать в режиме многозадачности, становится ценным активом. Поэтому в описании вакансий часто можно встретить такое условие в списке требований.
Помогает развивать soft-скиллы: тайм-менеджмент, коммуникативность, стрессоустойчивость. А еще критическое мышление — ведь маркетолог принимает решения, которые влияют на бизнес в целом. Эти навыки делают его эффективным специалистом и лидером, способным вести за собой команду.
Минусы у многозадачности тоже есть, ведь даже самый полезный навык может стать врагом, если использовать его неразумно. Вот ключевые риски многозадачности в маркетинге:
Снижение концентрации. Постоянное переключение между задачами дробит внимание, из-за чего сложно погрузиться в глубокую аналитику или креатив.
Отсутствие погружения. Когда задач слишком много, есть соблазн выполнить их «для галочки», не вникая в детали.
Эмоциональное выгорание. Хаотичная нагрузка истощает, забирает ресурсы и создает эффект фальшивой продуктивности.
Директор агентства «Убедительный Маркетинг»
Как было сказано выше, многозадачность ― это переключение между задачами. Заметьте, не параллельное выполнение, а переключение. Естественно, имеется в виду выполнение равнозначных задач. Поедание мороженого, управляя автомобилем, или попивание пива при просмотре футбола мы рассматривать не будем.
Когда человек в ресурсном состоянии (выспался, поел, бодр и весел), то это переключение происходит незаметно. Так появляется чувство собственного могущества. Но стоит подустать, проголодаться и не выспаться, как переключение между задачами начинает требовать особенной концентрации и воли. И куда делся тот самый «Брюс Всемогущий» который еще утром писал текст и играл не скрипке?
Вот за это я и не люблю многозадачность. За ее ненадежность. Поэтому уделяю много сил на то, чтобы держать фокус на выполнении одной задачи. Без переключений. Даже тогда, когда могу себе это позволить. Риск ошибки ведь сохраняется. Поэтому — четкий фокус. Сделал одно дело, переходи к следующему.
Чтобы сосредоточиться на истинной продуктивности и грамотно использовать рабочее время, воспользуйтесь такими приемами.
Используйте метод приоритизации ABCDE. Помогает разделить задачи по важности:
Так, маркетолог утром определил, что задача А — подготовка отчета для руководства, а задача С — подготовка текста для email-рассылки. Он сосредотачивается на отчете, а текст поручает копирайтеру.
Ориентируйтесь на одну цель в один момент времени и на концепцию глубокой работы. Многозадачность — история про осознанное переключение между делами. Маркетолог выбирает одну задачу, которая сейчас важнее всего, и полностью погружается в нее на определенный отрезок времени. Например, на 90 минут. Есть теория американского нейрофизиолога Натаниэля Клейтмана, что, по аналогии со сном, когда через каждые 90 минут меняется фаза быстрого и медленного сна, при бодрствовании подобные циклы сохраняются. И если на протяжении 90 минут работать над одной задачей — это будет максимально эффективно. Получится глубокое погружение и хороший результат.
Разделяйте задачи на рутинные и креативные. Как правило, мозг лучше справляется с креативными задачами утром, а рутинные лучше оставить на вторую половину дня. Например, работать с рекламными креативами или проводить брейнштормы лучше утром, а отвечать на несрочные письма — после обеда.
Сделайте помогающие чек-листы. Разбивайте рутинные задачи на небольшие этапы и объединяйте в чек-листы. Например, при написании статьи подзадачи могут быть такими:
Такой подход поможет не упустить важные мелочи при параллельной работе над несколькими задачами.
Маркетолог, руководитель студии продающего лендинга A&L
Если ты рулишь маркетингом проекта, хочешь ― не хочешь, придется стать человеком системы, взять под свой контроль огромное количество задач и подзадач. Что-то делегируешь, что-то делаешь самостоятельно. Здесь важно удерживать в порядке список этих задач. Мне помогает бухгалтерское прошлое: по аналогии распределения активов и пассивов по счетам, я сопоставляю задачи с возможностями. Всегда. Рвать жилы — неверная жизненная стратегия.
Разбиваю задачу на крупные этапы, прописываю что нужно сделать к каждому, беру календарь и назначаю срок исполнения каждой задачи. Кто-то собирает такие «to-do-конструкции» в приложениях, я люблю делать это от руки: рисовать майнд-карты, отмечать маркером выполненные этапы. На этапе назначения сроков уже видно, насколько исполнима в принципе задача, что нужно делегировать, а от чего придется отказаться.
Далее переношу задачи в календарь: в день я планирую две–три важные задачи из списка. И делаю их в первой половине дня. Работаю по режиму: полтора часа работа — 15 минут отдых. Дополнительно у меня есть домашние дела, организационные, семейные — у них свои временные слоты в графике. Также есть время на консультации, работу с соцсетями, спорт, на себя. И они не пересекаются, потому что я планирую это заранее.
Разделяйте задачи по типам мышления. Так мозг работает эффективнее. Например, аналитического мышления требуют анализ данных и подготовка отчетов, креативного — разработка идей и создание контента. Коммуникативное мышление важно для переговоров и общения с командой. Группируйте задачи по типам, и переключайтесь с одного на другой.
Используйте технику Pomodoro. Метод Pomodoro помогает работать сфокусированно и избегать переутомления. Работайте 25 минут над какой-то задачей, затем делайте перерыв на пять минут. После четырех таких «помидорных» циклов — длинный перерыв на 15–30 минут.
Автоматизируйте рутину. Используйте инструменты, которые возьмут на себя часть работы. Например, для управления проектами, контроля задач, автоматизации рассылок и фиксации касаний с клиентами.
Занимайтесь ментальным фитнесом. Есть такое понятие — скорость обработки когнитивной информации ― время, которое требуется человеку, чтобы решить умственную задачу. Чем она выше, тем проще работать в режиме многозадачности. Повысить скорость обработки информации помогут тесты и логические задачи.
Маркетолог, руководитель студии продающего лендинга A&L
Как развить многозадачность, если вы никогда не пробовали ее на вкус? Главное — заходить в этот омут постепенно. Это как нагрузки в спорте. Нет смысла сразу писать в ежедневник 25 задач, возьмите за правило делать две важные с утра (так у вас появится позитивное подкрепление, что вы молодец) и добавлять к ним потихоньку еще и другие задачи. Берите для новых задач небольшие временные слоты — 20–30 минут.
И еще. У нас есть иллюзия, что времени в сутках много, и мы можем все. Но нет.
Я периодически делаю аудит времени по дням недели: сколько концентрированно могу уделить рабочим задачам. И часто это не больше четырех–пяти часов. Понимание ценности каждой секунды помогает не отвлекаться и успевать больше».
Учитесь говорить «нет». Отказывайтесь от задач, которые не соответствуют вашим приоритетам, должности или не приносят пользы бизнесу. Например, на многочисленные совещания можно отправить кого-то из коллег, а самому заниматься в это время стратегическими задачами.
Создайте комфортную рабочую среду. Здесь все очевидно — отключите лишние уведомления, закройте необязательные вкладки на компьютере, переведите смартфон в авиарежим. Так вас не будут отвлекать посторонние звуки и дела.
Проводите аудит дня. В конце дня оценивайте, что получилось хорошо, а что можно улучшить. Задайте себе вопросы — какие задачи, которые я решал, принесли наибольшую пользу? Где я потратил время впустую? Что можно сделать завтра лучше и за счет чего? Что можно и нужно делегировать? Ответы помогут повысить собственную продуктивность.
Продуктивность маркетолога измеряется не столько количеством выполненных дел, сколько их качеством и влиянием на бизнес. Когда специалист учится расставлять приоритеты, делегировать рутину и фокусироваться на главном, многозадачность превращает рабочий творческий беспорядок в логичную систему дел.
Но самое важное — это баланс, или умение быть полезным бизнесу, не теряя себя. Когда человек управляет задачами, а не задачи человеком, работа приносит помимо денег еще и удовлетворение. В целом многозадачность не про то, чтобы просто делать больше. Она про то, чтобы не упускать важного и решать рабочие задачи быстрее и результативнее.
«Освободи мозг». Что делать, когда слишком много дел. Тео Компернолле
«Зависимый мозг». Жадсон Брюер
«Найди время. Как фокусироваться на главном». Джейк Кнапп, Джон Зерацки
Читайте только в Конверте
Unisender — платформа автоматизации маркетинга. Удобные конструкторы, 100+ шаблонов и интеграций, гибкие тарифы. До 1500 писем бесплатно.
Искренние письма о работе и жизни, эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.
Проверяйте почту — письмо придет в течение 5 минут (обычно мгновенно)
