20 методик тайм-менеджмента для прокрастинаторов, педантов и типичных творческих

Не зря говорят, что время — самый ценный ресурс. Если его грамотно организовать, то можно решить сразу массу проблем: больше успевать, продуктивнее работать и даже улучшить здоровье. Поэтому тема тайм-менеджмента так популярна.

Какие бывают методики

Методик тайм-менеджмента много. Одни предполагают почти поминутное планирование, другие гибкие и больше подходят тем, кому трудно находиться в жёстких рамках. Одни нацелены на краткосрочное планирование, другие — на стратегическое. Одни у всех на слуху, другие — авторские и известны только узкому кругу.

Пока я искала информацию для этой статьи, я познакомилась с 50+ методиками. Какие-то я изучала раньше и даже успешно применяла, о других узнала впервые.

Протестировав всё на себе, я отобрала 20 методик, которые показались мне наиболее универсальными. Для удобства распределила их по категориям — в зависимости от задач, которые эти методики помогают решать:

Расскажу про каждый метод подробнее.

Матрица Эйзенхауэра

Зачем нужна. Расставить задачи по приоритету. Метод помогает понять, с чего начинать, но для организации самого рабочего процесса не подходит.

Суть метода. Разделите задачи на 4 категории — по срочности и важности:

• срочные и важные;
• срочные, но не важные;
• несрочные, но важные;
• несрочные и не важные.

Начать стоит с того, что срочное и важное, затем приступить к срочным, но менее важным делам. Потом — закрыть несрочные, но важные задачи. Это можно сделать самостоятельно или делегировать. Не срочные и не важные — делаются по остаточному принципу или не делаются вовсе.

Их можно пересмотреть: точно ли задачи необходимы? Не стоит ли их отменить, чтобы освободить время для более важных дел?

Совет/пример. Матрицу задач записывают на квадратном листочке, который делят на четыре сектора. Помимо старого-доброго способа «от руки» можно использовать сервисы типа Miro или Figma — в них есть готовые шаблоны для заполнения матрицы.

Система 4D

Зачем нужна. Расставить задачи по приоритету и понять, с чего начать работу.

Суть метода. В этом методе задачи делятся на 4 категории:

• Do (сделать) — то, что нужно сделать именно вам, их нельзя отменить, отложить или воспользоваться «помощью зала».
• Delegate (делегировать) — то, что можно поручить коллегам или помощникам.
• Delete (удалить) — задачи, которые вообще можно отменить, например, потому что они стали не актуальны.
• Delay (отложить) — то, что не требует немедленного выполнения, но сделать всё-таки придётся. Откладывая задачу, обязательно установите дедлайн, чтобы она не затерялась.

Техника 4D пригодится тем, у кого накопилась такая гора задач, что трудно понять, за что хвататься. Для долгосрочного планирования метод не подойдёт, а вот разобраться со списком накопившихся дел — вполне.

Совет/пример. Эта методика приоритизации и планирования показалась мне одной из самых важных. Есть у меня привычка: внести целую кучу дел в список на день, заранее понимая, что уложить это всё в 8 и даже 12 рабочих часов нереально — а потом пытаться всё успеть и при этом сделать хорошо.

Если вы тоже склонны к перфекционизму в работе, система 4D поможет посмотреть на ту же кучу задач под другим углом:

• всегда есть то, что можно отложить на потом;
• некоторые задачи можно вообще не делать — что-то становится неактуальным, а что-то при ближайшем рассмотрении оказывается обычной формальностью или этапом в большой задаче, который можно пропустить;
• какие-то задачи можно и нужно делегировать коллегам. Если вы живёте по принципу «Хочешь сделать хорошо — сделай сам», иногда стоит притормозить, не отбирать чужой хлеб и попросить о помощи тех, кто конкретную задачу может сделать лучше и быстрее, чем вы.

Проще говоря, методика помогает справиться с желанием объять необъятное. Когда такое желание становится хроническим, оно может привести к эмоциональному выгоранию.

Zero Inbox

Зачем нужен. Организовать работу с документацией — входящими письмами, сообщениями, рабочими тасками и т.д.

Суть метода. Название говорящее — в папке «Входящие» (Inbox) должно быть ноль (Zero) новых сообщений. Изначально техника была придумана Мерлином Манном для быстрого разбора электронной почты. Но её можно использовать и для работы с любыми другими входящими документами, обращениями, заявками.

Как это работает? Один раз в день вы садитесь и разгребаете все входящие задачи — так, чтобы не осталось ни одной необработанной. Письма, задачи, обращения можно распределять по разным папкам — т.е. присваивать им разные статусы:

• сделать сегодня;
• сделать на этой неделе;
• отложить до следующего месяца;
• ответить;
• удалить, потому что неактуально.

Статусы зависят от задач и специфики работы. Для удобства под разбор входящих можно выделять фиксированное время: например, каждое утро, в первый час рабочего дня.

Совет/пример. Для упрощения работы с электронной почтой используйте встроенные инструменты своего почтового сервиса. Например, удобно выделить разные папки под письма из разных проектов, от разных отправителей, разделить почту на личную и рабочую и т.д.

Мой любимый почтовик — Mail.ru, поэтому я настроила переадресацию сюда из других своих ящиков, а также создала отдельные папки для рассылок, чеков, бронирований и билетов и т.д.

Метод помидора

Зачем нужен. Организовать рабочий процесс и выполнять задачи более продуктивно. Подходит для монотонной работы и выполнения задач с длинным циклом работы.

Суть метода. Время делится на чёткие временные интервалы — для работы и отдыха.

Как работать в технике помидора:

• поставьте таймер на 25 минут — и в течение этого времени работайте, не отвлекаясь ни на что;
• таймер пропищал — сделайте перерыв на 5 минут;
• через 5 минут снова заведите таймер на 25 минут — работайте;
• через каждые четыре цикла делайте перерыв на полчаса.

Метод помидора (ещё его называют «помодорро» на итальянский манер) помогает разбивать рутинную работу на несколько частей и не забывать об отдыхе в течение дня.

Совет/пример. Подробно про метод помидора мы писали в отдельной статье. Главред Словаря и Базы знаний Unisender Лена Иващук протестировала технику на себе и рассказала про свой опыт.

Метод 90 на 30

Зачем нужен. Организовать рабочий процесс и выполнять задачи более продуктивно.

Суть метода. Принцип похож на метод помидора, только отличаются временные отрезки:

• заводите таймер на 90 минут — и полтора часа работаете;
• делаете перерыв на 30 минут;
• повторяете цикл.

Первый и второй циклы лучше отводить на самые сложные и важные задачи. Оставшиеся 1-2 цикла — на дела, которые требуют меньшей концентрации и внимания.

Совет/пример. У метода есть ещё одна вариация — 52 на 17. В этом случае на работу отводится 52 минут, а на отдых — 17. Подходит тем, кому 25-минутные «помидорки» кажутся слишком короткими, а полтора часа работы без перерыва — слишком утомительными.

Принцип девяти дел, или Принцип 1–3–5

Зачем нужен. Планировать конкретный день, выстраивать иерархию задач и выполнять всё задуманное.

Суть метода. За день нужно сделать:

• одно большое и важное дело;
• три — средних по важности и сложности;
• пять — небольших простых дел.

Подходит тем, кто не любит ограничивать себя временными рамками и предпочитает делить задачи на категории.

Совет/пример. Метод позволяет распределить не только рабочую нагрузку, но и распланировать весь день полностью. Например, в списке «1–3–5» можно объединить как рабочие, так и личные/бытовые дела:

Принцип трёх дел

Зачем нужен. Помогает концентрироваться на самых важных задачах и не распылять внимание.

Суть метода. На каждый день планируйте только три самые важные задачи — и обязательно их выполняйте.

Метод подходит тем, кто за рутиной не успевает сосредоточиться на самом важном. Так бывает, когда висит одно-два больших дела, которые требуют много внимания и времени. Подобные задачи часто откладываются по принципу «вот сначала сделаю пять маленьких задачек и примусь за это большое дело». В итоге важные задачи не двигаются с места, потому что количество мелких задач разрастается, а усталость от их выполнения — накапливается.

Совет/пример. Автор методики Крис Бейли описал её в книге «Мой продуктивный год». Сам по себе принцип кажется настолько простым, что даже смешно — как об этом можно написать целую книгу? Но Бейли подробно рассказывает, как он пришёл к такой видимой простоте и к выводу: самое главное — уметь выделять то, что действительно важно, без этого ничего не получится.

Техника временных блоков

Зачем нужна. Помогает в течение дня концентрироваться на самых важных задачах и не распылять внимание.

Суть метода. Заранее прописывайте временной интервал, который отводится на конкретное дело. В это время нельзя отвлекаться на другие задачи, можно заниматься только запланированным делом.

От обычного графика на день метод отличается тем, что чёткие рамки выделяются только на самые важные задачи, а в остальном распорядок дня может быть свободным.

Совет/пример. Эта методика работает и на более длинных отрезках. Например, я пользуюсь ею при планировании поездок — своих и не только.

Когда ко мне в гости приезжали друзья, они попросили составить для них культурную программу. Они никогда не были в Петербурге и хотели увидеть как можно больше за 6 дней. Я заранее отметила те места, которые нужно посетить в конкретное время. А остальные планы внесла просто списком.

Метод GTD

Зачем нужен. Доводить задачи до конца и привести дела в порядок.

Суть. Пожалуй, самый сложный метод. В его основе — тщательная и регулярная работа с информацией.

Формально методику можно разделить на несколько этапов:

1. Сбор информации.
2. Обработка информации.
3. Организация.
4. Обзор.
5. Действия.

На первом этапе необходимо собрать в одном месте все-все задачи, которые перед вами стоят. Для записей используйте то пространство, которое вам удобно: блокнот, таск-трекер, маркерная доска, сервис типа Notion — что угодно.

На втором этапе обрабатываем все задачи — т.е. «корзину» или «входящие» — по этому алгоритму — дереву решений:

Если в ходе обработки задача требует какого-то действия, то:

• выполняем сразу, если это займёт не больше пары минут;
• делегируем;
• откладываем.

Если немедленных действий/решений задача не требует, то:

• оставляем её в «справочной» категории;
• складываем в icebox — список дел без чёткого дедлайна, которые надо сделать просто когда-нибудь;
• удаляем задачу из списка.

В результате получаем список распределённых задач. На этапе организации более тщательно сортируем их по категориям:

• по времени — срочные, несрочные, без чётких сроков;
• по проектам — на этом уровне можно выделить в отдельные папки задачи по разным направлениям.

Обзор — тот самый этап, который предполагает регулярный отсмотр папок и повторный прогон задач по тому же алгоритму. Дело довольно утомительное, зато если планомерно отслеживать задачи, может выясниться, что какие-то уже стали неактуальными, а какие-то наоборот — требуют большей срочности.

Действия — собственно, выполнение каждой задачи. Для этого надо определить, что конкретно вы будете делать, какие ресурсы и инструменты понадобятся.

Методика требует отменной дисциплины, поэтому подойдёт не всем 🙂

Совет/пример. Для более глубокого понимания рекомендую книгу «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена — автора системы GTD. В ней он подробно описывает принцип методики и даёт много полезных советов о том, как повысить свою продуктивность и снизить ежедневный стресс. Например, Аллен советует отказаться от многозадачности и в течение определённого времени делать только одно дело, не отвлекаясь на другие.

Метод ZTD

Зачем нужен. Привести дела в порядке на коротком отрезке времени, доводить задачи до завершения.

Суть. Это упрощённый вариант GTD, придуманный писателем и блогером Лео Бабаутой. Он посчитал, что метод GTD, с одной стороны, очень хорош, а с другой — слишком сложен. Поэтому вывел свою формулу продуктивности на основе исходной методики.

Метод ZTD — Zen to Done, т.е. продуктивность в стиле дзен — построен на 10 простых правилах:

1. Собирать всю информацию (задачи) в «корзине» — т.е. всё фиксировать, так же, как в GTD.
2. Все записи обрабатывать быстро, не откладывать на потом.
3. Разбивать задачи по папкам и категориям.
4. Важные дела планировать накануне, особо важные — за несколько дней.
5. При выполнении задачи быть сосредоточенным на ней — и только на ней. Не распылять внимание.
6. Создавать короткие и понятные списки дел.
7. Работать в таком режиме ежедневно, не отступать от методики.
8. Делать то, чем действительно хочется заниматься. Остальные задачи делегировать.
9. Формулировать задачи кратко и просто, не усложнять.
10. Регулярно просматривать записи, убирать из них всё лишнее, анализировать эффективность своей работы.

Здесь также не приветствуется многозадачность. Поэтому методика вряд ли подойдёт тем, у кого одновременно в работе десятки дел. Либо для разных проектов рекомендуется вести разные списки — но это не очень удобно.

Совет/пример. В отличие от GTD, метод ZTD не про долгосрочное планирование, а больше про работу в моменте. Прямо сейчас собираем список ближайших дел, распределяем, приступаем. Регулярно сокращаем и пополняем новыми делами — повторяем. Работа по такой системе даётся проще, но всё же требует определённой педантичности: все задачи так же нужно фиксировать, распределять по темам, регулярно просматривать и анализировать список дел.

Автофокус

Зачем нужен. Выполнять задачи без стресса, фокусируясь на делах, которые приносят удовольствие.

Суть метода. Запишите все дела, которые нужно сделать. Например, за предстоящую неделю. После небольшого перерыва вернитесь к списку и в спокойном состоянии начните медленно его читать. Когда интуитивно остановитесь на какой-то задаче и почувствуете, что именно ей хотите заняться, — приступайте. Главная изюминка метода — поймать момент воодушевления, когда не терпится приступить к конкретной работе.

После выполнения задачи продолжайте работать со списком, каждый раз выбирая дело по душе. Таким образом вы значительно уменьшите список дел, выполняя их с удовольствием. А оставшиеся задачи будет выполнять проще, потому что чем короче список дел — тем меньше он давит на совесть 🙂 

Метод подходит творческим людям, которым некомфортно работать в чётких временных рамках. И, конечно, метод автофокуса не подойдёт тем, чья работа требует строгого соблюдения сроков, а задачи часто «горят».

Совет/пример. Несколько дней я тестировала метод автофокуса и вот что заметила:

• повысилась скорость выполнения мелких задач — когда понятно, что на выполнение задачи нужно потратить мало времени, хочется быстро её сделать и вычеркнуть из списка;
• продуктивность выполнения самых важных задач наоборот снизилась — когда «приятные» дела заканчиваются, довольно трудно настраиваться на более сложные. Кроме того, к середине/концу дня накапливается усталость от уже выполненных задач.

К примеру, за день мне надо отредактировать и отдать на вёрстку 4 статьи:

Если я воспользуюсь методом автофокуса, то, очевидно, решу начать со статей 1, 2 и 3 — тех, что попроще. Но при всей простоте они тоже потребуют пару-тройку часов работы. И значит, к редактуре самого сложного материала я подойду не в самом свежем состоянии. В таких случаях лучше работают другие методики — с «лягушкой» и «зажаренным мозгом». О них ниже.

Метод лягушки

Зачем нужен. Быстро выполнять самые неприятные дела и освобождать день для других задач.

Суть метода. Автор книг по саморазвитию Брайан Трейси предлагает с утра съедать лягушку.

Лягушка — это неприятная или сложная задача. Такие дела мы часто подсознательно откладываем, занимаясь вместо этого десятком других задач. Но лягушка всё это время смотрит сверху и квакает тревожит.

Трейси предлагает сделать наоборот: начать день с самого неприятного, расправиться с ним и со спокойным сердцем заниматься другими делами. Так вы не только разгрузите свой график, но и весь день сможете напоминать себе, какой вы молодец.

Совет/пример. Вернусь к примеру со статьями:

Кстати, о свежей голове…

Fresh or Fried

Зачем нужен. Распределить задачи, которые нужно сделать в течение дня, — по сложности и важности.

Суть метода. С вечера составляйте список на следующий день. Все важные и сложные дела помещаются в начало списка, второстепенные — в конец.

С утра, когда вы только проснулись и ещё совсем свежи (Fresh), приступайте к важным делам. После обеда, когда мозг стал слегка зажариваться (Fried), можно взяться за рутинные задачи, которые не требуют строгой сосредоточенности.

Вечером не забудьте составить список на следующий рабочий день.

Совет/пример. В применении этого метода мне помог список самых частых задач, которые приходится выполнять. Наверняка в вашей работе такие тоже есть.

Сделайте это завтра

Зачем нужен. Сосредоточиться на постоянном развитии и планомерном решении задач шаг за шагом, не хвататься за всё подряд, поменьше отвлекаться на рутину.

Суть метода. Автор метода и одноимённой книги — американский бизнес-тренер Марк Форстер. Он предлагает не хвататься за срочные задачи, а переносить их на завтра. Для следования этой методике вам понадобится закрытый список дел.

Перед началом работы составьте список задач, которые планируете выполнить сегодня. В течение дня занимайтесь только тем, что есть в этом перечне. Если прилетают внезапные задачки, запишите их в список дел на завтра — он ещё открыт. Завтра с утра дополните список тем, что важно сделать, и снова его «закройте» — т.е. строго придерживайтесь запланированного и не хватайтесь за дела, которые возникают в течение дня.

Конечно, на 100% метод работает не всегда. Есть задачи, которые просто нельзя отложить на потом. Но цель системы — минимизировать такие дела, насколько возможно.

Совет/пример. В книге М. Форстера концепция метода рассматривается более глубоко. Например, автор размышляет о том, что такое настоящая работа, а что — просто занятость. И рассуждает, как работать так, чтобы постоянно прокачивать свои скиллы и развиваться профессионально.

Метод швейцарского сыра

Зачем нужен. Решать задачи с длинным циклом, если одолела прокрастинация. Помогает маленькими шажками прийти к хорошему результату.

Суть метода. Представьте сыр с дырочками. Эти дырочки — разного размера и в разных местах.

А теперь представьте, что сложная задача, которую вам предстоит выполнить, это сыр, в котором нужно наделать много дырочек. Разбейте задачу на части — они могут быть разными по сложности и длительности.

Приступайте к задаче по частям, выполнив одну часть, сделайте «дырочку в сыре» и больше к ней не возвращайтесь.

Когда в сыре достаточно дырочек, его пора шлифовать и подавать к столу — т.е. объединить разные этапы работы в большой законченный результат.

Совет/пример. Лучше всего метод работает, когда не важна последовательность выполнения этапов. К примеру, если вы собираетесь в отпуск и составляете список того, что нужно успеть перед отъездом:

• выбрать и приготовить одежду;
• разносить новые кроссовки;
• купить санскрины и спрей от насекомых;
• отвезти кота к родителям;
• сходить к стоматологу и т.д.

Не имеет значения, в каком порядке вы будете выполнять все эти действия. Главное, чтобы к моменту отъезда вы и ваш чемодан были готовы к путешествию.

Интеллект-карта

Зачем нужна. Помогает структурировать информацию и составить список дел на короткие и длинные отрезки времени. Метод подходит тем, кому по работе нужно генерировать много идей, устраивать мозговые штурмы и визуализировать гипотезы.

Суть метода. Интеллект-карта — это древовидная схема. В её центр помещают ключевую тему или проблему, а всё, что вокруг, — это задачи, ресурсы, инструменты, которые помогут в достижении цели.

Такую карту я составила, прежде чем начать работу над спецпроектом про email-маркетинг

В карту стоит вносить всё, что касается конкретного проекта, темы или задачи. Обязательно фиксируйте даже то, что кажется мелочью — ведь именно мелочи чаще всего забываются и теряются в потоке глобальных идей и важных задач. Записали — значит, не забыли.

У интеллект-карты есть и другие названия: mindmap или ментальная карта, карта мыслей, диаграмма связей.

Совет/пример. В отдельной статье читайте, как составить интеллект-карту и какие сервисы с этим помогут.

Диаграмма Ганта

Зачем нужна. Управлять долгосрочными проектами, планировать и отслеживать ход своей работы на длинном отрезке времени.

Суть метода. Диаграмма Ганта — это график, на горизонтальной оси которого проставляют временной интервал, а на вертикальной — список задач. На пересечении осей выделяют срок, в который нужно выполнить определённую задачу.

Такая диаграмма помогает увидеть свою работу в перспективе: за какие дела вы возьмётесь в ближайшее время, а к чему приступите, например, через месяц, сколько времени будете заниматься задачей и когда рассчитываете получить результат.

Также диаграмму Ганта удобно применять для работы больших команд над проектами.

Совет/пример. Мы писали в блоге, как составлять диаграмму Ганта. Там же рассказали, в каких сервисах можно взять готовые шаблоны для таких графиков.

Kanban

Зачем нужен. Планировать рабочий процесс, разбивать его на большие проекты с подзадачами и не забывать про мелкие дела.

Суть метода. Это японский метод управления проектами, удобный своей наглядностью. Главный инструмент метода — канбан-доска. На ней рисуют несколько столбцов. Самый простой вариант — доска с тремя столбцами: «Надо сделать», «В работе», «Сделано».

Нарисуйте такую доску от руки или используйте специальные сервисы для создания канбан-досок. По мере выполнения двигайте задачи из столбика в столбик. Составлять план можно на день, неделю, месяц или любой другой срок. Количество столбцов также зависит только от вас: вы можете придумать дополнительные столбики-этапы. Например: «Надо сделать», «Сделать в текущем месяце», «В работе», «Сделано», «Отложить».

Совет/пример. В отдельной статье мы уже рассказывали про методы управления проектами, но Kanban можно применять не только для работы. Предположим, у вас планируется семейное торжество или ремонт. Канбан-доска поможет спланировать самые важные этапы, составить список необходимых покупок и дел.

Хронотип

Зачем нужен. Составить идеальный распорядок дня, исходя из потребностей организма.

Суть метода. Клинический психолог, сомнолог, кандидат медицинских наук Майкл Бреус выделяет четыре хронотипа — индивидуальных особенностей организма, которые зависят от суточных ритмов. Проще говоря, по хронотипу можно понять, когда человек наиболее продуктивен, а когда ему лучше отдыхать.

Деление на «сов» и «жаворонков» широко известно. А вот Бреус предложил более чёткую классификацию:

Майкл Бреус считает, что выстраивать распорядок дня необходимо в соответствии со своими биоритмами: «волкам» не стоит трудиться с 6 утра, а «львы» наоборот могут брать самые сложные задачи в первой половине дня, т.к. с лёгкостью просыпаются рано.

Совет/пример. Определить свой хронотип вам поможет онлайн-тест.

Хронометраж

Зачем нужен. Проанализировать собственную продуктивность и оптимизировать ресурсы для выполнения регулярных задач.

Суть метода. Это длительная техника. Начать нужно с наблюдения — за самим собой.

В течение двух недель записывайте все дела, на которые тратите больше 2-3 минут. На этом этапе не нужно ничего анализировать. Главная задача — планомерно всё фиксировать.

Следующие две недели добавляйте отметки о том, насколько эффективно было потрачено время. Например:

• задача выполнена полностью;
• результат есть, но не окончательный;
• время потрачено впустую.

При отрицательных или частично-положительных результатах можно указывать причину, по которой успеха не случилось. Например, навалилась куча срочных задач, и дело пришлось отложить, или не хватило сил в конце рабочего дня.

Спустя месяц внимательно проанализируйте результаты и постарайтесь найти закономерности:

• на какие задачи уходит больше времени, а на какие меньше;
• в какое время дня вы более продуктивны, а когда больше прокрастинируете.

На основании результатов хронометража вы сможете оптимизировать свой рабочий график. Например, подстроить самые важные встречи и сложные дела на время, когда вы наиболее эффективны. Или составить список задач, с которыми справляетесь хуже, — и делегировать их или пройти дополнительное обучение.

Метод хронометража также поможет в ситуации, если вы планируете сменить направление деятельности: он помогает выявить склонности к определённым типам задач и понять, что у вас лучше получается в работе.

Совет/пример. Интересно, что в когнитивно-поведенческой терапии есть похожая техника. Для отслеживания психического состояния психотерапевт может предложить пациенту заполнять такой дневник:

Заполнение такого дневника помогает:

• сконцентрироваться и осознать, что реально вы делаете в течение дня;
• заметить, какие дела приносят больше удовлетворения, а какие — «по нулям»;
• отметить свою продуктивность и почувствовать уверенность в своих силах;
• проанализировать успехи и неудачи.

Метод хронометража работает по схожей схеме и помогает лучше понять себя.