Письма не способны полностью заменить другие способы общения: личные беседы, собрания, мессенджеры или корпоративный портал. Они лишь помогают сделать коммуникацию более удобной.
Рассылка подходит, чтобы:
Корпоративная рассылка особенно полезна для компаний, сотрудники которой живут в разных городах (работают удалённо или в филиалах). Для начала я расскажу, когда такая рассылка нужна, а потом объясню, как её запустить.
Разберём на примерах, когда полезно и удобно использовать рассылку для общения с сотрудниками.
На своём опыте убедилась: даже в небольшом бизнесе не все сотрудники знают, что происходит в компании. Большинство сосредоточены на своем участке работы и не видят всей картины. Поэтому полезно делиться новостями с каждым членом команды.
О чём писать:
Удобнее всего оформлять новости в виде регулярного дайджеста, или информационного бюллетеня. Кто-то рассылает дайджесты еженедельно, а кто-то только раз в месяц. Периодичность зависит от количества новостей. Каждая компания подбирает подходящий для себя вариант.
Пример, как можно оформить новости в рассылку. В блоге Bananatag можно подсмотреть ещё несколько вариантов
Чтобы новый сотрудник быстрее погрузился в работу и стал чувствовать себя частью коллектива, ему нужно помочь: рассказать об особенностях работы в компании, о негласных правилах и главных ценностях.
Конечно, менеджер по персоналу в состоянии сообщить всё необходимое лично, но он может забыть что-нибудь важное, да и новый сотрудник не сразу всё запомнит.
Поэтому неплохо, чтобы у новичка всегда была под рукой следующая информация:
Когда я работала в ИТ-компании ещё в 2010-х, мы придумали «Памятку новичка». Директор накидал нужную информацию, а я оформила её в Corel Draw. Получилась брошюра из 10 страниц, которую мы потом распечатывали на цветном принтере и выдавали каждому новому сотруднику.
Обложка и первая страница справочника для новичка в ИТ-компании. Шуточное фото директора в роли крёстного отца подтверждает главную ценность компании — позитивный настрой
Было удобно, что в такую шпаргалку можно заглянуть в любое время. И всё же, сколько чернил мы бы сэкономили, если бы оформили «Памятку» в виде рассылки. Например, вот такой:
Если подойти к вопросу творчески, такие письма поднимут настроение получателям и станут дополнительным знаком внимания со стороны работодателя.
Приятнее всего получать поздравления с днём рождения. Особенно, если это не просто отписка, а искренние пожелания.
Накануне очередного Дня рождения важно подумать не только об имениннике, но и об остальных. Напомните о празднике всем сотрудникам, чтобы они успели подготовиться, как это делают ребята из компании eSputnik:
Если хотите быстрее закрывать вакансии, регулярно рассказывайте о новых позициях сотрудникам. Попросите коллег посоветовать знакомых на конкретную должность или предложите попробовать себя в новом качестве. Покажите, что приветствуете развитие сотрудников внутри компании. Даже если никто не откликнется, это добавит несколько очков в вашу карму работодателя.
Рассылка — эффективный канал, чтобы побудить сотрудников участвовать в корпоративных мероприятиях. Отправляйте анонсы и напоминалки, а также не забывайте делиться впечатлениями по итогам события. И чем больше в таких рассылках будет эмоциональных фотографий, тем больше участников вы соберёте.
Ещё один способ сплотить сотрудников через рассылку — регулярно поздравлять их с достижениями компании. Все мы охотно присоединяемся к группе победителей. Вспомните, как обычно говорят о футболистах: ОНИ проиграли, но МЫ выиграли. Так дайте сотрудникам дополнительный повод гордиться компанией и ощутить себя частью успешной команды.
Важно, чтобы руководитель компании время от времени обращался к сотрудникам лично. Это укрепляет отношения и повышает мотивацию. Одно дело работать на бездушную корпорацию и совсем другое — помогать Иван Иванычу. Это особенно актуально для крупных компаний, где многие видели директора только на фотографии.
Пишите о ближайших планах, результатах работы или об изменениях в компании. Главное, не отправляйте такие письма на эмоциях. Хорошо взвесьте каждое слово, чтобы не получилось, как у известного банка в 2017 году.
Бонусы и премии — это хорошо. Но лучше всего мотивирует на новые свершения, когда компания публично признает твои заслуги.
Это легко сделать, отправив письмо по всем сотрудникам компании со словами благодарности в адрес тех, кто это заслужил. Скажите спасибо за работу и подарите что-нибудь ценное. Такая рассылка убивает двух зайцев. Компания признает заслуги одних сотрудников и стимулирует остальных работать эффективнее.
Рассылка — самый удобный способ собрать обратную связь и получить новые идеи для развития бизнеса. Напишите в письме что именно вы хотите узнать, для чего и дайте ссылку на опрос. Сам опрос легче всего создать с помощью Google Форм или SurveyMonkey.
Предлагаю небольшой алгоритм, который поможет настроить корпоративную рассылку в компании:
Не пытайтесь запустить все рассылки сразу. Подумайте, какие письма будут особенно полезны в вашей компании и выберите пару вариантов. Например, начните с дайджеста и рассылки для новичков.
Определите, кто будет отвечать за конечный результат. Менеджер по персоналу, маркетолог или кто-то ещё. Будет ли это один человек или у каждой рассылки будет свой ответственный.
Для письма новичкам достаточно подготовить контент один раз и потом обновлять по мере необходимости. А вот подбор новостей для дайджеста — это уже регулярная задача. Здесь важно определить, какие сотрудники будут предоставлять исполнителю материалы и сведения и к какому сроку.
Найдите верстальщика или соберите письма в одном из многочисленных конструкторов. Если вы уже отправляете дайджест по клиентам, адаптируйте его под внутрикорпоративные нужды, чтобы сэкономить время.
Определитесь, будете ли вы использовать сервис для рассылки или ограничитесь обычным почтовым клиентом.
Плюсы сервиса:
Понятно, что чем крупнее бизнес, тем более ощутимы преимущества сервиса. Зато небольшим компаниям не придётся за них платить. Так компания до 100 человек сможет отправить 1500 писем через сервис UniSender бесплатно.
Один из самых простых и эффективных способов улучшить рассылку — спросить у читателей, что они хотят в ней изменить. Какие материалы им особенно интересны, а какая информация кажется лишней. Удобно, что провести такой опрос можно также с помощью рассылки.
Напомню о важных правилах, которые лежат в основе любой хорошей рассылки, будь то письма для клиентов или коллег. Эти правила необходимо соблюдать, если хотите, чтобы вашей рассылке уделяли внимание:
И пусть ваши рассылки помогут сотрудникам почувствовать, что они работают в успешной компании и дружном коллективе, даже если они трудятся дома один на один с ноутбуком.
Реклама. ООО «Юни Платформа», ИНН 9707003468
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.
