Какие сервисы помогают нам работать эффективнее и не уставать. Личный опыт редакции

Использую простые сервисы, без сложной навигации и перегруженного интерфейса

Мой топ-3: Google Keep, Google Календарь и канбан-доска (ранее —  Trello, сейчас —  KanbanFlow). 

Канбан-доска. С помощью канбан-доски я планирую рабочее время. Каждую новую задачу добавляю на доску с указанием дедлайна и сопутствующей информации. А потом двигаю эту задачу по доске по мере изменения статуса: в работе, в редактуре, принято, оплачено, архив. Благодаря этому, я всегда знаю свой план работы, текущий статус задач и самое главное —  наличие или отсутствие времени на новые задачи. 

Google Calendar. В мобильной версии Google Календаря отмечаю все важные встречи и мероприятия. Причём не только по работе. Здесь и созвоны, и посещения врачей, и какие-то важные даты. Удобно, что в нужное время Календарь пришлёт push-уведомление. Например, каждое первое число Календарь мне напоминает: «Натали, оплати коммуналку» 🙂 

Google Keep. Он заменяет мне блокнот для записей. Здесь я пишу всё, что нужно запомнить, но сложно удержать в голове. Это и какие-то неожиданно возникшие идеи, и списки планируемых дел, и прочее. 

В целом, я стараюсь придерживаться такого подхода, что всё значимое должно быть где-то зафиксировано. К примеру, если рабочая задача не занесена в план —  нет рабочей задачи.

Если в моменте реагировать на все, что происходит, то вероятность сделать задачи на день стремительно падает

Вот сервисы, которые помогают мне контролировать задачи и эффективнее работать в течение дня:

Стандартный будильник на телефоне. С его помощью я встаю и узнаю, что пора ложиться. Невыспанный я «перегрызаю» задачи хуже, чем выспанный.

Google Calendar. Календаря у меня два — рабочий и личный. В рабочем фиксирую созвоны и закладываю время под определенные задачи. Еще отмечаю определенные события — например, что в определенный день нужно пополнить счет какого-то сервиса. Для большинства событий у меня настроены пуш-уведомления.

В личном календаре я отмечаю события, дни рождения, даты и время встреч, поездок и приемов у врачей. Этот календарь у меня разделен на определенные сферы жизни (деньги, личное развитие, отдых и т.д.). Каждой сфере — свой цвет.

Google Keep. Сюда я обычно сбрасываю идеи по разным сферам жизни. К примеру, если сижу на конфе или лечу в самолете и у меня появилась идея— забрасываю туда. Также в Google Keep я веду простые чек-листы связанные с бытом— к примеру, что купить в магазине.

Jira. Здесь я веду все рабочие задачи. Они спланированы на канбан-доске по разным направлениям: контент, внешняя оптимизация, техничка и тд.

Google Таблицы. В них я забрасываю идеи по развитию на будущее. Использую как для работы, так и в личной жизни. Пункт тесно связан с Jira — так как при планировании квартала я заглядываю в Таблицы и смотрю, что можно оттуда взять в новый квартал.

Pocket. Если мне попадается материал, который я хочу прочитать в будущем, то я одним кликом забрасываю его в очередь. Так я прочитаю его, когда мне будет удобно, и он не украдет у меня рабочее время.

Gmail. Мне неудобно использовать оповещения в Jira. Поэтому я настроил определенные типы нотификаций, которые должны прийти на почту. Раз в день я это разгребаю и отправляю письма в архив. Ну а если не успел — ничего страшного — письмо останется в почте, и я вернусь к нему завтра.

Freedom.to. Наверное, моя любимая программа. Использую ее в рамках техники «помидора». Одним нажатием кнопки она блокирует все крадущие время приложения (к примеру, мессенджеры) и определенные сайты. И делает это на всех устройствах одновременно.

Бумажный блокнот. Jira не дает ощущения, что я много чего полезного сделал за день. А если вписать в блокнот важные задачи на день и сделать их, такое ощущение появляется.

Задачи на день, личные проекты, списки дел и книг веду в Notion

Jira. Здесь я веду все рабочие задачи. Уведомления от коллег приходят мне прямо в Jira. Смотреть их на посте мне неудобно, теряются личные переписки.

Notion. Наверное, мой главный инструмент тайм-менеджмента. Здесь я веду список задач на каждый день — причем не только по работе, но и в быту. Когда сделаю что-то, перетаскиваю из колонки «В работе» в колонку «Сделано». Так в конце рабочего дня я могу оценить, сколько задач сделал и не грустить, что день прошел впустую.

Список задач в Notion я обновляю каждое утро — захожу в Jira, смотрю задачи в работе и распиливаю их на небольшие блоки, которые реально реализовать за день. Если в течение дня залетают внезапные задачи, то я заношу их или в колонку «В работе», или в колонку «На потом» — зависит от срочности. Знаю, что если не вписать куда-то задачку (пусть даже самую маленькую), то забуду про нее.

Также в Notion я складываю любые идеи — как развивать свои соцсети, какие продукты мне бы хотелось запустить, что может быть полезно в работе. Здесь же я храню полезные документы, пароли (да, это небезопасно), референсы и названия фильмов и книг, которые планирую посмотреть в будущем. Также в Notion у меня есть несколько общих страниц с друзьями — на них мы закидываем информацию для совместных проектов и обсуждаем ее. 

Ну и самое простое, для чего мне нужен Notion — это быстрые заметки и чеклисты (например, что купить в магазине). Notion работает на всех устройствах — они просто синхронизируются друг с другом.

Google Calendar. Смотрю, какие созвоны у меня будут на неделе и ставлю созвоны другим. Иногда добавляю себе напоминания, которые приходят в виде пушей — например, что нужно собрать аналитику за определенный период.

Режим «Не беспокоить». Включаю его и на компьютере, и на телефоне, если нужно сосредоточиться на какой-то одной задаче. Обычно у меня этот режим включен на протяжении всего рабочего дня — предпочитаю отвечать в почте и мессенджерах раз в определенное время, чтобы не терять сосредоточенность.

Постоянно тестирую новые способы планирования времени и новые сервисы

Сейчас остановился на великолепной связке из таких сервисов:

Timestripe. О Timestripe мне рассказал Женя Лепёхин в интервью для «Подпишись» (да, это нативка моего материала). Timestripe — это планнер, в котором можно одновременно видеть и вести список задач на день, неделю, месяц, год и жизнь. Накидываю все задачи подряд на ближайшую неделю.

Trello. Если задача — это проект с большим количеством вложений и мне важно сохранить все данные по нему, то дублирую проект в Trello. К примеру, в Trello задача будет выглядеть типа «Unisender — Блог — Интервью с Олей Морозовой», а в Timestripe задача распадётся на несколько мелких:

• договориться о времени и дате интервью;
• провести интервью;
• отдать на расшифровку;
• редактура и вычитка;
• публикация.

Раз в 2-3 дня актуализирую статус задач в Trello. Для этого завёл такие колонки:

• На согласовании/жду результатов.
• В процессе.
• Доделывать замечания.
• Оформить кейс.
• Ждёт публикации.
• Сделано.
• На холде.

Google Calendar. В конце недели сажусь и переношу задачи из Timestripe в Google Календарь. Так я вижу свою загрузку и понимаю, успею ли я реально сделать все те задачи, которые себе запланировал. Если вижу, что не успеваю — переношу такие задачи в Timestripe на следующую неделю или месяц.

В Google Календарь использую личный и корпоративный календари. Они связаны друг с другом так, чтобы я не поставил две задачи на одно и то же время.

Toggl. Сейчас редко использую Toggl. Он больше для исследовательских целей: понять, сколько тратишь времени на типовые задачи, сколько потратил на конкретную, и как оптимизировать свою работу. Когда видишь, что на статью потратил 20 часов — понимаешь, что «Хьюстон, у нас проблема». 

Бумажный планер. Использую на онлайн-созвонах с коллегами и во время интервью с экспертами. Набрасываю вопросы и оставляю заметки, которые потом при необходимости переношу в Timestripe/Trello.