Как управлять календарём, чтобы всё успеть и не выгореть

Большая часть моего редакторского пути была связана с текстами про обустройство дома. Поэтому многие штуки я привычно объясняю через интерьерный сторителлинг. В этом выпуске — пара лайфхаков по управлению календарём.

Забитый встречами календарь — частая боль людей из больших компаний. Когда работаешь с кросс-функциями, твои задачи неизбежно завязаны на другие команды. Вся рабочая рутина выстраивается вокруг зумов, митов и прочих встреч. В какой-то момент этих созвонов становится так много, что они наслаиваются друг на дружку, как ношеные рубашки на спинке стула. А на работу просто не остаётся времени — её приходится делать после 19:00, когда звонки закончились.

Спасение одно — вести календарь. И правила здесь такие же, как в ремонте.

Делаем обмеры. В однушке и доме на три этажа поместится разное количество разного. Так же и в вашем календаре: одно дело пятидневка с 9 до 18, а другое — фриланс на пару часов вечерами. Обозначьте в своём календаре рабочие часы (сделайте обмеры).

Прикидываем планировку.  В имеющиеся границы пытаемся вместить всё, что надо для жизни. Требуется кровать — ищем для неё место, нужна кухня — бронируем под неё погонные метры.

Вряд ли кому-то в голову придет «держать кровать в уме» при составлении планировки. Так почему мы не поступаем так с делами?

Рабочая жизнь тоже вся должна быть в календаре. Нет таких дел «в голове», «в блокноте» или «сделаются как-то сами между встречами» — всегда бронируйте под них время и слот в календаре. Все задачи занимают время на решение, а календарь — это инструмент управления временем. Фиксируйте в календаре не только все созвоны, но и все задачи.

А ещё нужно помнить про границы нашей квартиры (календаря). В жизни мы не ставим вплотную диван, кровать, стол и шкаф — всегда делаем проходы. Но почему-то уверенно стыкуем одна к одной задачи и созвоны. Наивность?

Делаем планировку под себя. Представьте шкаф, купленный готовым в магазине: в нём полки не переставить, их мало, они не на той высоте… Можно купить органайзеры, чтобы хоть как-то приспособиться. А можно сразу заказывать шкаф под свои размеры: с нужным количеством ящиков, штанг и полок.

С календарем всё то же самое: если вы согласны на «готовый шкаф», кто-то другой обязательно поставит в него встречи в неудобное время. А вам некуда будет трусы с носками сложить (и найти слот для своих дел).

Сложнее всего в этой ситуации понять, а как лично мне было бы удобно? Здесь всё точно так, как в интерьерном дизайне. Дизайнер обязательно спросит, а когда вы любите просыпаться? Где чаще всего обедаете, хорошо ли готовите? Так он понимает: не буду предлагать технологичную кухню тому, кто только разогревает доставку; не буду ставить кровать у окна тем, кто не любит вставать с рассветом.

В случае с календарём вам также надо понаблюдать за собой и своими привычками. Цель — определить время своей пиковой продуктивности. И навсегда забронировать это время в календаре — поставить регулярную повторяющуюся встречу самому себе. Лично у меня это время с 9 до 11 утра: трачу его на задачи, которые требуют сосредоточенности. За два часа в потоке можно сделать ×10 того, что случится между созвонами, когда энергии нет.

Чертим планировку. Уже понимаете, к чему я веду? Вы определили, что вам требуется и в каком количестве. Осталось перенести это на план (неделю в календаре). Начисто. Цель: собрать расписание без перегруза — забронировать место под продуктивную работу и повторяющиеся встречи. Пусть остальной день собирается вокруг нужного вам «скелета».

Тут снова вспоминаем интерьерный дизайн. Представляйте вместо календаря книжный стеллаж. У полок есть ёмкость, и если книга не лезет на полку, мы будем искать ей место где-то ещё. Вряд ли будем раздирать на странички, чтобы впихнуть между. Чтобы освободить место для задачи нужно что-то убрать со стеллажа «сегодня» или понизить приоритет и запланировать эту задачу на завтра. Иначе стеллаж рухнет.

Сделать ремонт. Вряд ли кому-то придёт в голову вручить прорабу кредитку и не проконтролировать, что будут с неё оплачивать. Во время ремонта мы обязательно составляем смету (адженду встречи). Нет сметы — нет ремонта. Нет адженды — нет повода созваниваться. Банально, но факт: подготовка плана разговора структурирует мысли собеседника и сильно экономит время.

Живём, обустраиваем быт. Учимся реагировать вежливо на замечания родственников (я бы такой диван никогда не купил). Учимся не молчать, когда соседи курят на лестничной клетке. Психологи называют это «выстраивать границы».

В календаре всё то же самое: если прилетает встреча на занятый интервал, значит кто-то не умеет пользоваться календарём. Но если мы молчим, значит нас всё устраивает — не надо молчать, надо отклонять и просить поставить созвон на свободный слот.

Всё делаем заново. Рано или поздно любая система изнашивается и нужно делать ремонт — сдирать обои, расчищать комнату, заказывать новую мебель. С календарём всё то же самое: в следующий раз будет проще и быстрее собрать «идеальный день» и выстроить вокруг него свою рутину, забронировать время на выполнение рабочих задач. Только в этом случае встречи не будут отнимать всё ваше время.