Как создать общую почту, которой могут пользоваться несколько сотрудников

Общая электронная почта позволяет всем участникам команды видеть входящие письма, распределять задачи, отслеживать историю запросов и оперативно давать ответы. Такой подход обеспечивает прозрачность, исключает потерю сообщений и упрощает работу команды. Рассказываю, как создать общую почту, которой могут пользоваться несколько сотрудников. 

Что такое общая почта и зачем она нужна

Под общей почтой подразумевают почтовый ящик, к которому имеют доступ несколько пользователей. В таком ящике могут быть электронные письма, отправленные на общий email. Например, info@company.com или support@company.com. 

Общая почта может пригодиться для разных целей. Перечислю несколько из них.  

Централизация коммуникации. Все письма приходят в одно место. Это упрощает их обработку и предотвращает потерю важных сообщений.

Совместная работа. Несколько сотрудников могут одновременно работать с почтой, отвечать на запросы клиентов или коллег, распределять задачи. При этом минимизируется количество пропущенных сообщений.

Автоматизация процессов. Общие почтовые ящики можно использовать для автоматической сортировки и обработки писем, настроив фильтры или автоответчик.

Отслеживание истории коммуникации. Благодаря общему доступу, вся переписка по проектам или запросам сохраняется в одном месте. Это упрощает поиск и анализ сообщений при необходимости.

Управление при отсутствии сотрудников. Если кто-то из сотрудников временно отсутствует, то другие могут взять на себя обработку писем из общей почты. Такой подход помогает поддерживать непрерывность работы.

Обслуживание клиентов. Общие почтовые ящики можно использовать для поддержки клиентов. Любой сотрудник службы поддержки может принять и обработать письмо. Это позволяет эффективно управлять запросами и проблемами пользователей.

Также стоит отметить, что общие почтовые ящики зачастую предоставляют и общий календарь. За счёт этого пользователи могут планировать расписание и совместные мероприятия, отслеживать даты рабочих смен и отпуска, назначать встречи и созвоны внутри команды. 

Разумеется, можно просто завести соответствующий почтовый ящик и дать логин и пароль от него каждому члену команды. Однако в реальности это не слишком удобно: сотрудникам придётся постоянно перелогиниваться, а кто совершил то или иное действие в почте при этом будет не отследить. Поэтому в профессиональных командах, как правило, используют специальные инструменты платформ для корпоративной почты, которые позволяют сделать более удобный общий почтовый ящик.

Как создать общий почтовый ящик в VK WorkSpace

VK WorkSpace — это платформа для бизнеса. Она включает в себя различные полезные сервисы вроде редактора документов, облачного хранилища, мессенджера и, в том числе, корпоративную почту. Для создания корпоративного ящика на платформе требуется домен. При этом создание сайта не является обязательным. 

Для создания почты необходимо сначала зарегистрировать домен в VK WorkSpace. Далее с использованием своего домена нужно создать личный кабинет на платформе. После этого можно перейти к созданию корпоративной почты. В частности, необходимо добавить учётные записи пользователей — ваших сотрудников. В результате этого этапа у каждого добавленного пользователя будет свой почтовый ящик на корпоративном домене. Его адрес будет выглядеть как login@company.ru. 

Чтобы создать общий почтовый ящик для нескольких пользователей: 

1. Перейти в раздел «Общие ящики» и нажать на кнопку «Новый ящик». 
2. Заполнить форму. При этом учитывайте, что пользователи со статусом «Владельцы» получат полный доступ к управлению аккаунтом. Пользователи, добавленные как «Участники», смогут читать сообщения и отвечать на них. 
3. Сохранить настройки. 

После создания новый ящик с общей почтой отобразится в почтовом аккаунте пользователей, под их основным ящиком. При этом можно будет легко переключаться между аккаунтами. 

Также в VK WorkMail можно создать «Группу рассылок». Её суть в том, что отправленные в адрес группы письма будут приходить всем участникам. Этот инструмент удобен для организации командной переписки.

7 лучших таск-трекеров для ведения проектов и работы в команде

Более подробно о VK WorkSpace и настройке почты можно узнать в разделе документации для SaaS-версии. 

Как создать общий почтовый ящик в Google Workspace

Google Workspace — это набор облачных сервисов, удобный для использования командами и организациями. В перечень доступных инструментов входят Gmail, Календарь, Диск, Meet и другие приложения Google. И здесь можно создать общую почту, которую могут использовать для коммуникации несколько пользователей. 

Для создания общего почтового ящика в Google Workspace необходимо использовать сервис Google Группы. При этом администратор аккаунта должен включить функцию «Группы для бизнеса». 

Прежде всего, необходимо перейти в Google Группы и следуя инструкциям, создать группу. Нужно указать название и адрес. Также можно добавить описание. На следующем этапе можно будет добавить участников сразу либо отложить приглашение на потом. 

Созданное сообщество будет доступно на странице сервиса Google Группы в разделе «Мои группы». Можно создавать разные сообщества с разным составом участников. 

Для создания общего почтового ящика: 

1. Кликните на название нужного сообщества пользователей в списке «Мои группы». 
2. На открывшейся странице прокрутите меню в левой части до пункта «Настройки группы» и кликните по нему. 
3. Прокрутите открывшуюся  страницу до раздела «Включить дополнительные функции Google Групп». 
4. Отметьте пункт «Общий почтовый ящик» и сохраните настройки. 

Дополнительно можно настроить электронную почту. Например, задать адрес отправителя — автора или группы. Можно задать ограничения на число сообщений для новых участников или активировать модерацию. Также есть возможность выбрать язык электронной почты, настроить группировку сообщений, добавить персонализированный нижний колонтитул. 

Письма, отправленные на общий почтовый адрес группы, будут дублироваться в личные ящики участников. Таким образом пользователи не пропустят важные сообщения. 

Как создать общий почтовый ящик в «Яндекс 360 для бизнеса»

Яндекс 360 для бизнеса — это платформа, объединяющая различные сервисы для организации работы компании или команды. В том числе здесь есть возможность создания корпоративной почты на едином домене. При этом для каждого сотрудника организации автоматически создается рабочий почтовый ящик в Яндекс Почте.

Как настроить Яндекс Почту, чтобы было удобно пользоваться

В «Яндекс 360» можно настроить совместный доступ к почтовому ящику для нескольких сотрудников. При этом есть два варианта ящиков: 

• делегированный — к ящику одного сотрудника настроены права доступа для других сотрудников, например на время отпуска владельца; 
• общий — у такого ящика нет конкретного владельца и пользоваться им могут несколько сотрудников, например, из одного отдела. 

Все операции с делегированными и общими ящиками пока доступны только через API. Полное описание всех методов для управления доступом к общим ящикам можно изучить в документации. Во избежание ошибок к созданию общего ящика в «Яндекс 360» лучше привлечь специалиста по работе с API. 

Также в «Яндекс 360» можно создавать группы. В этом случае письма, отправленные на адрес группы, получат все её участники — по сути, это общий почтовый адрес, который может использоваться для внутренних рассылок. При ответе на такие письма при этом будет использоваться электронный адрес конкретного сотрудника. 

Вот что нужно сделать для групповой рассылки: 

1. Создайте группу. Для этого войдите в аккаунт администратора организации и на странице «Сотрудники» перейдите во вкладку «Группы». В процессе создания укажите название, краткое описание и адрес рассылки (должен быть подключен почтовый домен).
2. Добавьте сотрудников. Выделите нужную группу в общем списке и нажмите на троеточие в конце строки. Далее нажмите на пункт «Добавить сотрудников» и выберите нужных пользователей из списка. Сохраните настройки. 
3. Настройте рассылку. В настройках группы можно редактировать параметры переписки, добавлять и удалять участников, назначать руководителей.

Если все нужные пользователи уже состоят в одной группе или подразделении, ничего нового создавать не нужно — просто добавьте адрес рассылки в свойствах этой группы или подразделения.

Команда 24/7: как работать эффективно с коллегами из разных часовых поясов

Дополнительные сервисы для создания общей почты

Для создания общей почты существуют и другие сервисы помимо уже перечисленных. Вот несколько вариантов:

• ControlHippo. Позволяет создать единый ящик для команды. Можно управлять перепиской с помощью ярлыков и фильтров. Все взаимодействия по электронной почте можно регистрировать в CRM. Стоимость — от $20 в месяц за пользователя. Есть бесплатная базовая версия, рассчитанная на трёх пользователей. 
• LiveAgent. Предлагает создание совместного почтового ящика для работы с клиентскими запросами. В ящике можно настроить автоматическое распределение запросов по отделам, сортировку тикетов с учётом приоритетов и назначение конкретных задач отдельным операторам. Стоимость — от $15 в месяц за пользователя. Есть тестовый период — 30 дней. 
• Hiver. Здесь можно создать общий ящик для команды, как для внутреннего общения, так и для приёма писем извне. В сервисе можно сортировать письма по категориям, что ускоряет их обработку. Также можно настраивать приоритеты и автоматизировать отдельные операции. Можно использовать теги, метки, заметки и @упоминания. Стоимость — от $19 в месяц за пользователя. Есть 7-дневная бесплатная пробная версия. 
• TeamInbox. В этом сервисе можно создать ящик для совместной работы команды. При этом к нему можно подключить любые почтовые аккаунты. Принцип работы ящика аналогичен Google Группам — все добавленные пользователи могут участвовать в обсуждениях. Стоимость — от $5 в месяц за пользователя. Есть 14-дневная бесплатная пробная версия. 
• SmartReach. С помощью этого сервиса можно создать общий ящик для внутрикомандной переписки, общения с клиентами и отправки писем. В настройках ящика можно добавлять и удалять участников. Функционал сервиса позволяет распределять письма по адресатам и назначать приоритеты. Также можно прогнозировать возможности и отслеживать ответы клиентов. Стоимость — от $29 в месяц за пользователя. Есть 14-дневная тестовая версия. 

При выборе сервиса для создания общего почтового ящика нужно обращать внимание на удобство управления и наличие необходимых функций, количество возможных пользователей, возможность интеграции со сторонними сервисами, наличие архивации и поиска. Важно убедиться в безопасности сервиса и приемлемом уровне защиты данных. И, безусловно, нужно проанализировать расходы — насколько стоимость сервиса оправдана и соответствует ли она имеющемуся бюджету.