Один из основных способов поиска партнёров, сотрудников или клиентов — письма с предложением о сотрудничестве. Но чтобы получить нужный результат, важно правильно написать такое сообщение. Рассказываю, как составить предложение о сотрудничестве.
Письмо с предложением о сотрудничестве — это обращение к отдельному человеку или организации, которое отправляют в качестве приглашения к партнёрству или совместной работе. Например, компания хочет возобновить отношения с бывшими партнёрами, наладить деловые отношения с контрагентами, нанять специалистов или привлечь новых клиентов.
В зависимости от существующих отношений между отправителем и получателем, есть три типа предложений о сотрудничестве:
Холодные. Такие email пишут для первого знакомства. Их основная задача — привлечь внимание, рассказать о предложении, начать взаимоотношения. Чаще всего в холодных письмах кратко описывают суть предложения и свои ожидания от получателя.
Тёплые. Эти письма предназначены для адресатов, которые уже проявляли интерес к сотрудничеству. Задача предложения — продолжить общение с потенциальным партнёром, обсудить подробности, договориться о созвоне или встрече. При составлении письма учитывают всю информацию, которая известна об адресате.
Горячие. Отправляют людям и организациям, с которыми уже обсуждали сотрудничество в переписке или на встрече. Цель общения — уточнить и закрепить условия взаимоотношений. Предложение стараются максимально персонализировать.
Ключевая задача любого письма с предложением о сотрудничестве — убедить адресата обсудить предлагаемые условия.
Как правило, в компании основу документа разрабатывает сотрудник, который знает этику делового общения, — маркетолог, специалист по коммуникациям или секретарь. Также в создании часто участвуют менеджеры по продажам, поскольку они отлично разбираются в потребностях клиентов и знают, как их заинтересовать.
Если нужно описать какие-то производственные процессы и профессиональные нюансы, то к составлению письма можно привлечь технических или профильных специалистов. Готовое письмо от компании согласуют с руководителем. Он должен одобрить и утвердить предложение.
Предложение о сотрудничестве составляют в свободной форме — унифицированных шаблонов тут нет. Письмо можно написать от руки или напечатать, послать по email в печатной форме. В последнем случае текст пишут на обычном листе формата A4 или на фирменном бланке.
Письмо с предложением пишут на имя руководителя компании либо того, кто отвечает за сотрудничество в конкретной сфере. Сведения о том, кому и от кого сообщение, оформляют в виде «шапки» письма — справа вверху. Или блок «От кого» — в левом верхнем углу страницы, а «Кому» — в правом.
Стиль сообщения — официально-деловой. В предложениях о сотрудничестве редко допускаются вольные обращения. Важно соблюдать правила делового этикета. Текст должен быть логичным и структурированным, а готовое письмо нужно обязательно проверить на отсутствие грамматических и орфографических ошибок.
Подписывает письмо официальный представитель компании. Дату указывать не обязательно, но желательно — это поможет не запутаться в последующей переписке.
Объём предложения о сотрудничестве не должен превышать одного листа. В сообщении указывают только самые важные данные. Если информации много, то лучше дождаться ответа и потом сообщить дополнительные сведения.
Общая структура письма включает:
Вот примерно так выглядит пустой шаблон письма с предложением о сотрудничестве:
Рассмотрим подробнее, о чём писать в каждой части.
Любое предложение о сотрудничестве начинают с заголовка, который должен кратко и понятно пояснять причину обращения. Однако не стоит ограничиваться стандартными фразами вроде «Предложение о сотрудничестве». Адресат может получать десятки писем в день с подобными названиями — и очередное похожее сообщение, вероятнее всего, отправит в спам.
Чтобы привлечь внимание получателя, желательно вынести в заголовок какую-то очевидную выгоду или вашу потребность. Нужно объяснить, что получит адресат или что вы хотите получить. К примеру «Рекомендуйте нас друзьям и получайте вознаграждение», «Ищем партнёров по продаже медицинского оборудования», «Приглашаем на вакансию…».
Приветствие пишут в официальном стиле и начинают с классических вариантов: «Здравствуйте», «Добрый день». Форма обращения зависит от того, кто выступает адресатом. Если письмо готовите для конкретного человека, будет уместно обратиться по полному имени-отчеству. А фамилию в этом случае лучше указать в шапке письма в пункте «Кому».
Если адресатом выступает организация и неизвестно, кто будет читать сообщение, то лучше использовать нейтральное приветствие. В шапке можно указать, кому по должности предназначено сообщение. К примеру, руководителю компании или начальнику определённого отдела.
Содержание основной части можно поделить на несколько фрагментов. Это:
Суть предложения. Лаконично опишите цель, ради которой составлено письмо. «Мы хотим предложить/запросить/уточнить/пригласить…». Важно очень точно сформулировать главную мысль. После прочтения 1-2 предложений адресат должен решить, хочет ли он продолжить чтение или нет.
Представление. Эта часть особенно важна в холодных письмах. Но желательно кратко представляться в любом типе письма, чтобы получатель мог быстро вспомнить об отправителе. Нужно сказать, кто вы (или название компании), чем занимаетесь, ваш опыт в сфере (срок существования организации). Здесь же можно указать ссылку на официальный сайт или страницу в соцсетях.
Почему мы. Нужно сказать о выгодах, которые вы можете обеспечить адресату. Целесообразно написать про своё конкурентное преимущество, подкрепив его социальными доказательствами и объективными аргументами — репутация, цены, клиенты, стандарты качества, гарантии.
Почему вам. Также необходимо объяснить, почему предложение направлено именно этому адресату. Расскажите о своих ожиданиях от сотрудничества или партнёрства. Здесь логично написать о том, что получит адресат и почему это интересно вам.
Обязательно делим основную часть на абзацы. Можно использовать подзаголовки для улучшения структуры.
В этом разделе следует указать:
Конечно, получатель должен иметь возможность сразу ответить на письмо. Однако нужно предоставить и альтернативные способы связи.
В конце письма необходимо поблагодарить адресата за проявленное внимание и время, которое он уделил вашему предложению. Много писать не нужно. Это стандартная норма делового этикета и достаточно одного предложения: «Благодарим за уделённое время и надеемся на сотрудничество».
Если вам важно получить ответ в конкретный срок, то в заключении можно об этом упомянуть. К примеру, «Надеемся получить ваш ответ в течение недели» или «Срок приёма заявок с … по…». Указание точного срока для ответа полезно ещё и тем, что по его окончании вы можете написать повторно и уточнить решение собеседника.
Отправить письмо с предложением о сотрудничестве можно несколькими способами:
По email. Этот вариант самый быстрый и подходит для отправки любого типа писем. Однако холодное письмо новому адресату вполне может попасть в спам. Поэтому желательно использовать дополнительные способы связи, чтобы уведомить получателя об отправке письма. Например, спустя 2–5 дней после отправки предложения и при отсутствии ответа позвонить или написать в сообщения официальной страницы бренда в соцсетях и уточнить, было ли получено письмо.
По обычной почте. Способ более надёжен, хотя и более длителен. Подходит при налаживании новых связей с компаниями и различными организациями. Можно отправить предложение по email и продублировать обычным бумажным письмом.
Через мессенджеры. Этим вариантом можно воспользоваться для отправки тёплых и горячих писем, когда стороны уже знакомы и имеют некоторый опыт общения.
Курьером. Пригодится, если нужно вручить письмо лично в руки в точные сроки. Также курьерскую доставку можно использовать для дублирования электронного письма.
YouTube, Instagram*, Facebook*, Tik-Tok…
Соцсети блокируются, а рассылки остаются эффективными. По данным Unisender 2019–2024, блогеры и бизнес стали в 2 раза чаще
отправлять электронные письма.
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.
