Как приоритизировать задачи: пошаговая инструкция

Со мной так часто бывает: составляешь список дел, приступаешь к работе, а через полчаса понимаешь, что занимаешься тем, чего нет в списке. В такой ситуации на помощь приходит приоритизация. Она важна по этим причинам:

• Создаёт прозрачность во всём, что нужно сделать.
• Определяет скорость, с которой необходимо выполнять задачи.
• Гарантирует, что у вас будет достаточно времени на каждую задачу.
• Помогает сохранить здоровый баланс между работой и личной жизнью.
• Повышает эффективность и производительность.

В статье расскажу, как расставлять приоритеты в личных и рабочих делах, чтобы добиваться долгосрочных целей и наслаждаться жизнью без стресса.

Шаг 1. Запишите все задачи

Невозможно расставить приоритеты, если задачи плавают у вас в голове. Чтобы ничего не забыть, составьте так называемый мастер-список, в который занесите все свои задачи: рабочие и личные, срочные и не очень, кратковременные и долгосрочные.

Отличный способ перенести все задачи из головы на бумагу — воспользоваться методологией Get Things Done (GTD). Она состоит из таких шагов:

1. Собрать в одном месте всю поступающую информацию по задачам. Например, адрес стоматологической клиники, время приема, рентгеновские снимки зубов.
2. Обработать всю информацию. Для этого ответьте на такие вопросы: что это за задача? Какой должен быть результат? Что для этого нужно сделать?
3. Распределить задачи по категориям. Например, указать, какие задачи можно делегировать, какие отложить, а какие нужно сделать прямо сейчас.

Как только вы создадите мастер-список, вы заметите, что разные задачи требуют разного уровня внимания. Что-то можно сделать сегодня за пару минут — например, ответить на письмо. Над какими-то проектами придется поработать в ближайший месяц — например, закончить обучение в школе email-маркетинга. И будут долгосрочные цели, к которым можно двигаться потихоньку, — например, до конца года накопить на новую машину.

На основе мастер-списка начните расставлять приоритеты по ежемесячным, еженедельным и ежедневным целям.

Шаг 2. Отделите срочное от важного

Мастер-список позволит понять, как расставить приоритеты для всех задач. Но иногда бывает сложно решить, что нужно сделать сейчас, а что позже. В этом поможет матрица Эйзенхауэра. Это обычный квадрат, который делится на четыре сектора. В каждом из них находится свой тип задач:

• Срочные и важные — эти задачи нужно выполнить как можно скорее. Например, подписать акт для заказчика, чтобы получить оплату за работу.
• Важные и несрочные — выполнение таких задач нужно обязательно планировать, иначе они никогда не сделаются. Например, обучение на профессиональных курсах.
• Срочные и неважные — эти задачи можно делегировать. Например, уборку дома к приезду родителей.
• Несрочные и неважные — такие можно смело исключать из своего списка дел. Например, просмотр роликов на YouTube.

Если говорить проще, срочные задачи — это те, на которые нужно отреагировать немедленно, иначе вы упустите какие-то возможности. А важные задачи соответствуют вашей долгосрочной миссии и жизненным ценностям.

Шаг 3. Оцените ежедневные задачи по их истинному приоритету

Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список срочных и важных задач, которые необходимо выполнить. В этом случае нужно найти способ копнуть глубже и определить их истинную важность.

Один из лучших способов это сделать — метод Айви Ли. Чтобы им воспользоваться, следуйте простому набору правил:

1. В конце каждого рабочего дня запишите шесть самых важных дел, которые нужно выполнить завтра.
2. Расставьте эти шесть пунктов в порядке их истинной важности.
3. Когда вы сядете за работу, сконцентрируйтесь только на первом деле из списка. Работайте до тех пор, пока не закроете первую задачу, только потом переходите к следующей.
4. Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом. В конце дня переместите все незавершённые дела в новый список из шести задач на следующий день.
5. Повторяйте этот процесс ежедневно.

Такое искусственное ограничение заставляет нас правильно расставлять приоритеты и сохранять сосредоточенность во время работы.

Шаг 4. Разделите задачи с одинаковым приоритетом

Список дел на день составить не так сложно. Но более долгосрочные задачи всегда кажутся одинаково важными. Если ты ведёшь на работе одновременно пять проектов — сделать нужно все, иначе уволят или лишат премии.

В такой ситуации поможет метод ABCDE. Вот как он работает:

• Просмотрите свой список и дайте каждой задаче букву от A до E, где A — это наивысший приоритет.
• Для всех задач под буквой A присвойте номера, определяющие порядок, в котором вы будете их выполнять.
• Повторяйте, пока у всех задач не будет буквы и цифры.

Кажется, что в большинстве случаев невозможно отличить задачу B1 от задачи A3. Мне в такой ситуации помогают дедлайны. Например, мне нужно сделать два лендинга для разных клиентов. Это постоянные заказчики, никого из них не хочется подводить. Но один лендинг от меня ждут 5 июня, а второй — 11 июня. Получается, что разница в приоритете всё-таки есть.

Так и с остальными задачами. При этом вместо дедлайна можно руководствоваться и другими характеристиками: личным интересом, размером гонорара и пр.

Шаг 5. Откажитесь от «достаточно хороших» целей

Неважно, насколько эффективно и результативно вы работаете каждый день, если вы работаете над неправильными целями. Именно поэтому эксперты рекомендуют периодически пересматривать долгосрочные приоритеты, чтобы убедиться, что вы всё ещё на правильном пути.

Чтобы это сделать, можно воспользоваться способом Уоррена Баффета:

1. Запишите 25 своих главных целей. Это могут быть личные, рабочие, образовательные задачи — что угодно, на что вы хотите потратить своё время.
2. Обведите пять самых важных целей в этом списке. «Важность» в этом случае зависит только от вас и ваших ценностей. Например, вы можете отнести к важным только те задачи, которые продвинут вас по карьерной лестнице. Или такие, которые помогут наладить баланс между рабочим и личным.
3. Цели, которые вы не обвели, попадают в список «избегать любой ценой». Это задачи, которые кажутся достаточно важными, но на самом деле они не приближают к достижению долгосрочных целей.

При этом список может быть актуален ограниченный период времени. Например, у вас появился ребёнок, и в ближайший год вы хотите уделять внимание только ему. Но работа для вас тоже важна: как только малыш подрастёт, вы продолжите идти к своим карьерным и финансовым целям.

Шаг 6. Помните об ошибке необратимых затрат

Расставляя приоритеты, важно помнить о гибкости. Никто не знает, что случится завтра. Проект на работе прикроют, придёт новый клиент с интересным заказом, заболеет собака или вы решите переехать заграницу. Планирование — это всего лишь предположение, которое может не оправдаться.

Например, вы полгода работали над выпуском нового продукта. Потом случилась пандемия, и вы оказались заперты дома, а продукт стал никому не нужен. В этот момент трудно не разочароваться — ведь уже сделана большая часть работы.

Но реальность такова, что независимо от того, на что вы тратите время, вы не сможете вернуть его назад. И любое время, потраченное на достижение неправильных целей, будет потрачено впустую. Тогда лучше приложить силы, чтобы сменить лодку, а не пытаться устранить утечку.

Шаг 7. Используйте «множители времени»

Когда вы научитесь расставлять приоритеты, попробуйте выполнить задачу со звёздочкой — сосредоточьтесь на множителях времени.

Множители времени — это стратегии или инструменты, которые освобождают время в будущем. Вместо того, чтобы спрашивать: «Что самое важное я могу сделать сегодня?», спросите: «Что самое важное я могу сделать сегодня, чтобы сделать лучше завтрашний день?»

Часть задач можно делегировать. Сначала придётся потратить время, чтобы обучить человека, но в перспективе это сэкономит несколько рабочих дней в году. А ещё ко множителям времени относится обучение. Например, раньше я делала лендинги на любительском уровне и много времени тратила на вёрстку. Потом я прошла курс по дизайну одностраничников и стала выполнять такие задачи быстрее.

Приоритизация задач: запомнить

Записывайте всё: личные и рабочие задачи должны храниться в одном месте.

Оцените долгосрочные цели: подумайте, какую работу вам необходимо проделать, чтобы их достичь.

Разбивайте цели: чтобы понять, как достичь долгосрочных целей, разбейте их на ежемесячные, еженедельные и ежедневные задачи.

Установите чёткие сроки: ставьте делайны, даже когда формально они не нужны.

Используйте метод «срочно-важно»: расставьте приоритеты между срочными и важными задачами; установите конкретное время для работы над важными несрочными задачами; делегируйте или удалите всё остальное.

Составьте ежедневный список: запишите шесть важных задач, которые нужно сделать сегодня. Эти задачи должны быть связаны с вашими долгосрочными целями.

Избегайте отвлекающих факторов: держитесь подальше от всего, что не соответствует вашим долгосрочным задачам.

Сосредоточьтесь на одной задаче за раз: попытка сразу вычеркнуть слишком много дел из своего расписания — это путь к выгоранию.

Не бойтесь отказаться от планов: если задача больше не актуальна или не приносит нужных результатов — вычеркивайте её из списка.