Как перенести таблицу из Excel в Word

Заполнять данные и расчеты всегда удобнее в Excel, даже если все таблицы с пояснениями нужно сдавать в Word. Тем более, что перенести списки из одного файла в другой несложно. Разберем способы, как это сделать и синхронизировать документы, чтобы данные обновлялись автоматически.

Как вставить таблицу в виде изображения

Таблицу в Excel можно вставить как скриншот. Есть два варианта, как это сделать.

Вставить как обычную картинку. Используйте клавишу PrtSc на ноутбуке и затем вставьте иллюстрацию в документ через Ctrl + V.

Есть еще один способ. Скопируйте таблицу через Ctrl + C, перейдите в Word и нажмите правой кнопкой мыши на страницу и выберите «Вставить рисунок».

Сделать скриншот с синхронизацией данных. В таком случае, если изменить цифры в Excel таблице, они автоматически обновятся и в Word. Так не нужно после каждой правки вставлять новую иллюстрацию. 

Вот как это сделать.

1. Выделите таблицу и нажмите сочетание клавиш Ctrl + C.
2. Перейдите в Word → раздел «Главная» → «Вставить» → «Специальная вставка».
3. Выберите в появившемся окне «Связать» и тип файла «Лист Microsoft Excel».
4. Нажмите «ок».

Теперь новые данные в Excel будут автоматически обновляться в файле Word. Если это не происходит, нажмите правой кнопкой мыши на картинку и выберите «Обновить связь».

Еще вы можете двойным щелчком правой кнопки мыши открыть документ-источник, чтобы не искать его самостоятельно по всем папкам.

Как вставить таблицу в виде текста

Этот способ подойдет, если планируете вручную вносить правки именно в файле Word. Сначала скопируйте таблицу клавишами Ctrl + C и перейдите в Word. Теперь нажмите правой кнопкой мыши на страницу в документе.

Можно перенести данные с форматированием как в Excel или сделать оформление как в Word. В первом случае нужно выбрать «Сохранить исходное форматирование», а во втором — «Использовать стили конечного фрагмента».

Теперь у таблицы можно менять значения, наименования, шрифт, цвет букв. Но связь между Excel и Word при такой вставке не сохраняется.

Чтобы синхронизировать данные в документах, нужно использовать два следующих инструмента вставки: «Связать и сохранить исходное форматирование» — со стилем Excel, и «Связать и использовать стили конечного фрагмента» — со стилем Word.

Теперь все изменения в Excel автоматически будут подгружаться в Word.

Как вставить таблицу с доступом на редактирование

Этот способ подойдет, если важно оставить возможность редактирования в Word, при этом чтобы функции были как у Excel.

1. Перейдите в word на вкладку «Вставка» и выберите «Объект».

2. Нажмите на «Создание из файла» и найдите сам документ.

3. Кликните дважды левой кнопкой мыши на таблицу, чтобы открыть окно для редактирования. Оно будет выглядеть как Excel, но при этом сохранится в Word.

При таком способе в таблице сохраняются формулы и форматирование Excel. А чтобы выйти из режима редактирования, нужно просто кликнуть на страницу Word.

Как работать со связанными файлами

Чтобы актуализировать данные в таблицах Word, необязательно обновлять связь на каждой вставке. Если в документе-источнике были изменения, система сама предложит вам обновить файл, когда вы его откроете.

Когда синхронизируете данные в файлах, учитывайте несколько нюансов.

Изменения в Word не сохраняются в Excel. Если вы добавили строку или увеличили одну цифру, в Excel всё останется по-прежнему. Лучше все правки вносить только в документ-источник, чтобы не запутаться и ничего не упустить.

В Word не работают формулы. Например, у вас таблица с количеством товаров, ценой и общей стоимостью. В Excel общая стоимость — это перемноженные ячейки со значением количества и цены. Если изменить любой параметр, то и итоговая цифра станет другой. В Word же это не работает, и все значения нужно пересчитывать самостоятельно, либо менять их только в исходной таблице в Excel.

Связанные файлы нельзя перемещать или переименовывать. Таблицы привязаны к местоположению документов на компьютере и их названию. Если файл случайно отправили в другую папку, нужно будет обновить ссылку на него.

Для этого нажмите правой кнопкой мыши на таблицу и выберете «Связанный объект» → «Связи».

В открывшемся окне нажмите «Сменить источник» и выберите файл заново.

Если в отчете много связанных таблиц из одного файла, менять источник для каждого вручную слишком долго. Быстрее сделать это через код. Нажмите сочетание клавиш Alt + F9. Теперь вместо таблиц у вас появятся коды. Через Ctrl + H или кнопку «Заменить» на главной вкладке поменяйте старое название или местоположение на новое. 

При обновлении таблица снова будет как в Excel. Если вы, например, переименовали блоки или изменили форматирование в Word, а потом решили обновить связь, все правки сбросятся.

Вы можете управлять синхронизацией файлов самостоятельно. Откройте окно «Связи». Здесь есть несколько полезных кнопок.

• «Способ обновления связи»: выберите «автоматически» или «по запросу», чтобы самому менять данные. Если обновление вообще не нужно, поставьте галочку напротив «Не обновлять связь».
• «Сохранять форматирование»: поставьте галочку, чтобы полностью «подтягивать» формат из Excel, или уберите, чтобы оставлять настройки Word.

Если связь между файлами больше не нужна, нажмите кнопку «Разорвать связь» в том же окне.