Как отчитаться за промаркированную рекламу

Мы уже разбирали, как зарегистрировать креатив в ОРД и получить токен для маркировки рекламного объявления. А также писали о типичных ошибках при маркировке креативов. Но на этом соблюдение требований закона о маркировке рекламы не заканчивается. Следующий шаг — подача отчётности. В этой статье разбираемся с порядком и сроками подачи отчётов о рекламных кампаниях через ОРД.

Что нужно для отчётности

Обязанность по передаче отчётности по результатам рекламной кампании лежит на всех участниках рекламной цепочки. При этом рекламодатель вправе полностью делегировать процесс получения токенов и передачи статистики на рекламораспространителя. Также в договоре может быть зафиксировано другое распределение обязанностей. Передавать статистику надо в том же ОРД, в котором вы получали токен (идентификатор) для маркировки.

Чтобы отчитаться о проведении рекламной кампании, требуется загрузить в ОРД данные по акту и статистику по просмотрам объявлений. Если вы отчитываетесь за саморекламные креативы, то акты по результатам рекламной кампании не нужны — предполагается, что расходы на продвижение уже учтены в бухгалтерской отчётности вашей компании. Поэтому при отчётности по саморекламным креативам надо внести в ОРД только статистику просмотров/показов конкретного рекламного объявления.

На примере сервиса «Первый ОРД» пошагово разберём, как добавить информацию по акту и подать статистику.

Как добавить акт

В раздел «Акты» в ОРД передаётся статистика, привязанная к конкретному акту. Чтобы внести необходимые данные, вам понадобится бухгалтерский акт. Поэтому информацию об актах необходимо регистрировать в ОРД только после составления самого акта. При этом копию документа загружать не требуется, нужны только данные из него.

Данные добавляются через раздел «Акты» с помощью кнопки «Добавить акт».

Также его можно добавить через раздел «Договоры». Откройте вкладку «Договоры» и выберите в списке нужную вам строку. Нажмите три точки для вызова дополнительных опций, далее «Добавить акт».

После этого в открывшемся окне заполните все обязательные строки. В первой строке у вас уже будет указан ранее выбранный договор (если добавляете акт через вкладку «Договоры»). Разберём подробнее содержание остальных пунктов.

Номер акта. Укажите номер бухгалтерского акта. В случае сотрудничества с самозанятым контрагентом номер акта может дублировать номер чека, выставленного самозанятым через приложение «Мой налог».

Роль заказчика и роль исполнителя в акте. Выберите одну из четырёх опций, подходящих под вашу ситуацию: рекламораспространитель, оператор рекламной системы, рекламодатель, рекламное агентство.

Дата акта. Дата бухгалтерского акта.

Период оказания услуг. Укажите промежуток времени, в течение которого было показано рекламное объявление. Обратите внимание, что период оказания услуг для сдачи отчётности не должен превышать один календарный месяц. В случае, если у вас длящееся размещение и предусмотрен квартальный бухгалтерский акт, то первые 2 месяца вы отчитываетесь только передачей статистики по конкретным рекламным размещениям (без подачи данных по акту), а по итогам третьего месяца вам надо передать данные из бухгалтерского акта.

В это же время в рекомендациях РКН говорится следующее: если акт охватывает несколько месяцев, то период распространения рекламы должен совпадать с периодом, который закрывает акт. Вопрос в том, что в разных ОРД по-разному реализован функционал подачи актов. Например, в ОРД VK не получится корректно отчитаться по длящемуся акту, если период услуг в акте больше, чем один месяц. Поэтому в первую очередь стоит ориентироваться на инструкции конкретного ОРД.

Сумма акта. Полная сумма из бухгалтерского акта.

Описание. Необязательный пункт, его можно оставить незаполненным.

Обратите внимание, что у каждого участника цепочки (кроме РД) в рамках одного договора может быть 2 акта — доходный и расходный. Будете ли вы отчитываться по двум или по одному акту, зависит от того, какие условия по регистрации креативов и передаче отчётности зафиксированы в договоре.

Дополнительно к акту в этом же окне вы заполняете информацию об изначальном договоре и сумме в привязке к изначальному договору.

Изначальный договор — договор, который заключен между первыми звеньями рекламной цепочки. В случае, если рекламная цепочка простая: рекламодатель (РД) и рекламораспространитель (РР), то изначальный договор — это и есть договор между РД и РР.  Если рекламная цепочка сложная, включает в себя несколько РР или рекламные агентства (РА) и выглядит так: РД–РА1–РА2–РР1, РР2, РР3, то изначальным будет считаться договор между РД и РА1.

При создании акта по вашему доходному договору в ОРД, в зависимости от вашей роли в рекламной цепочке, надо указать, какая именно сумма из бухгалтерского акта соответствует затратам на диджитал по изначальному договору. Например, если вы РА2, работаете с РА1 по нескольким клиентам, то при передаче отчетности в ОРД вы сформируете акт с РА1, укажете в нем реквизиты и сумму бухгалтерского акта с РА1. А в информации (разаллокации) об изначальном договоре укажете номер изначального договора между РД и РА1 и обозначите, какая именно сумма из акта относится к данному договору.

Сумма в привязке к изначальному договору — затраты на диджитал по конкретному договору. Бухгалтерский акт может включать в себя целый комплекс оказываемых услуг, например, разработка стратегии, подготовка контент плана, продакшн, но в данном случае при заполнении этих полей речь идёт о затратах на рекламные расходы.

Как добавить статистику

В разделе «Статистика» передаётся статистика по креативам в том случае, если нет бухгалтерского акта. Например, длящиеся размещения и, так называемая, «вечная статистика» (про «вечную отчётность» подробнее говорим ниже в разделе о сроках подачи). Также через раздел «Статистика» подгружаются показы/просмотры по саморекламе.

Чтобы добавить статистику по конкретному рекламному размещению, перейдите на вкладку «Креативы» и выберите в списке нужную строку. Нажмите три точки для вызова дополнительных опций, далее «Подать статистику».

После этого вы увидите информацию по самому креативу, а ниже опцию «Добавить статистику по креативу».

Здесь заполняем обязательные строки.

Площадка. Статистика по креативу регистрируется по каждой площадке отдельно. Если идентичный креатив размещался на разных площадках, то вам необходимо внести информацию по каждой из них с учетом типа рекламной кампании. Информацию о площадках размещения вы вносите самостоятельно в ОРД заранее.

Количество показов (план и факт). Укажите запланированное и фактическое количество показов креатива на конкретной площадке, например в Telegram или ВК. Чаще всего план и факт будут совпадать. Запланированное от фактического будет отличаться в том случае, если у вас изначально была цель зафиксировать KPI по охвату или просмотрам, и вы его недовыполнили или перевыполнили.

Начало и окончание показов (план и факт). Укажите запланированный и фактический период показов креатив. Как и в случае с количеством показов, план и факт периода показов обычно совпадает. Исключение составляют переносы сроков рекламных кампаний по дополнительному соглашению к договору или тестовые кампании.

После заполнения всех полей нажмите «Сохранить изменения».

Кто подаёт отчётность

Креатив регистрирует и получает для него токен кто-то один из всей цепочки (например, рекламодатель, рекламораспространитель или агентство), та же сторона должна подавать отчётность в ОРД. Стороны могут поручить подачу отчётов посреднику (при этом токен тоже должен получать посредник), например, агентству, рекламной системе или площадке. В соглашении между участниками всей цепочки обязательно должны быть прописаны ответственные за подачу данных в ОРД. 

Если в цепочке вместе с рекламодателем (РД) и рекламораспространителем (РР) есть рекламное агентство (РА), то порядок отчётности может быть следующим:

• если РР взял на себя ответственность за регистрацию креативов, то он самостоятельно по ним и отчитывается — подаёт статистику по креативам в ОРД и прикладывает свой акт (с указанием в информации по изначальному договору между РД и РА сумму затрат на диджитал);
• если РА в этой цепочке исполняет обязанности по маркировке и отчётности за себя и за РД, то РА за креативы не отчитывается, а отчётность по статистике уже лежит на РР. РА отчитывается только о доходе от РД в разрезе конкретного изначального договора, при этом у одного РА с одним РД может быть несколько изначальных договоров;
• если РА согласно договору берёт на себя все обязанности вместе с регистрацией и отчётностью по креативам, то РА будет отчитываться о доходе и о расходе. Соответственно, будет создан акт между РД и РА с указанием суммы, а также акт между РА и РР с указанием суммы и статистики. В таком случае РД и РР больше не выполняют никаких действий.

Сроки подачи отчётности

В течение 30 дней после окончания каждого месяца показа объявления рекламодатель, посредник (например, агентство) и рекламораспространитель (площадка или рекламная система) подают отчётность в ОРД о:

• креативах;
• участниках цепочки;
• их договорах и актах;
• статистике по каждому объявлению на всех площадках.

В случае с креативом, который расположен в статической публикации (то есть он всегда на сайте, например, пост в блоге или рекламная статья), то за него надо отчитываться каждый месяц до тех пор, пока креатив продолжает размещаться на площадке. Такие креативы относят к понятию «вечная отчётность». Например, вы разместили баннер в блоге 1 февраля. Подать статистику о показах/просмотрах за февраль вам надо не позднее 30 марта. За март аналогично требуется внести данные о показах до 30 апреля и так далее.

Коротко о главном

В договоре между участниками всей цепочки обязательно должны быть прописаны ответственные за подачу данных в ОРД. Стороны могут поручить подачу отчётов посреднику, например, агентству, рекламной системе или площадке.

Чтобы отчитаться о проведении рекламной кампании, надо загрузить в ОРД данные по акту и статистику по просмотрам объявлений.

Подать информацию о креативах, участниках цепочки, договорах, актах, а также статистике по каждому отдельному объявлению и всем площадкам необходимо в течение 30 дней после окончания каждого месяца показа объявления.

Перед подачей отчётов обязательно изучите обновленные (по состоянию на февраль 2024 года) рекомендации РКН об отчётности по размещённой рекламе. Если у вас возникают вопросы по вашему частному случаю, проконсультируйтесь с юристами или со специалистом по маркировке рекламе.