Почему ЭДО — это удобно, и как организовать его в компании

Как показывает статистика Контура, рынок ЭДО продолжает расти. В первые три месяца 2023 года компании передали на 35% больше документов через сервисы ЭДО,  чем в прошлом году. 

Электронный документооборот удобен: не нужно распечатывать документы, передавать их на подпись и отправлять по почте. Всё можно сделать в программе за 10 минут. При этом документы будут иметь такую же юридическую силу, как и бумажные. 

Вместе с экспертами операторов ЭДО разобрались, как организовать электронный документооборот в компании. А предприниматель Клим Голондарёв рассказал, как ЭДО с контрагентами работает в его фирме.

Что такое электронный документооборот и как он работает

Электронный документооборот (ЭДО) — система, которая помогает обмениваться документами в электронном виде с контрагентами, сотрудниками, госорганами.

Электронный документ — цифровой вариант физического документа. Таким образом можно передать любой документ: договор, счёт, акт, служебную записку, УПД (универсальный передаточный документ), счёт-фактуру.

Электронные документы хранятся и обрабатываются с помощью компьютера и специальных сервисов — систем ЭДО. Это такие программы, которые либо устанавливаются на компьютер, как обычный софт, либо работают через интернет, как облачные сервисы. С их помощью можно передавать документы внутри компании либо другим организациям с помощью компьютера.

Также документы можно архивировать, защищать, согласовывать — т.е. делать всё то же, что и с бумажными версиями. Доступ к таким системам дают операторы ЭДО — компании, которые разработали программу и организовали её работу. Все электронные документы подписываются электронной подписью. 

Процесс электронного документооборота с контрагентами выглядит примерно так: 

1. Сначала нужно убедиться, что нужный контрагент работает с ЭДО, и установить с ним «дружбу». Для этого отправьте запрос другой компании по ИНН на обмен документом. По сути, на этом этапе нужно получить согласие другой стороны на обмен электронными документами.

2. Вторая сторона подтверждает своё согласие.

3. Вы создаёте документ в любом формате, например, Word или PDF. Можно также загружать сканы документов в формате JPEG или PNG.

4. Вы находите нужную компанию по ИНН из списка контрагентов, загружаете документ в сервис. 

5. Выбираете тип документа, который загружаете. Например, это может быть счёт или акт. В зависимости от документа программа попросит ввести данные. Например, дату и номер счёта. 

6. Дальше документ должен быть подписан электронной подписью — отправителем и получателем при отправке и при получении. Можно отклонить документ, если, например, получатель не согласен с какими-то данными. В этом случае отправляется подписанный корректировочный документ, а сам документ с ошибкой не подписывать не нужно. 

7. После подписи контрагента документооборот завершается.

Согласие на обмен документами с контрагентом можно получить один раз — постоянно его запрашивать не нужно. Таким образом, вы довольно быстро сможете обмениваться документами: вся процедура подготовки и отправки документа занимает не больше двух минут.

Кому и зачем нужен ЭДО

ЭДО пригодится всем компаниям: от малого до крупного бизнеса. Также он понадобится организациям, работающим на маркетплейсах. Электронный документооборот сильно сокращает расходы на обмен документами и ускоряет этот процесс.

Если вдруг в документе есть ошибка, с ЭДО её легко исправить и отправить документ заново. А с бумажными документами придётся заново распечатывать, подписывать, ставить печать, упаковывать в конверт и нести на почту.

Есть категории организаций, которые обязаны использовать ЭДО. Это компании, которые:  

Занимаются продажей товаров с маркировкой. Согласно Постановлениям Правительства №64 и №2464 все документы по товарам, которые должны маркироваться в системе «Честный знак», нужно передавать через операторов ЭДО. Раньше они передавались в личном кабинете «Честного знака».  

В категорию товаров, которые нужно маркировать, входят: обувь, шины и покрышки, бутилированная вода, молочная продукция, постельное и столовое бельё, велосипеды. Полный список можно посмотреть в этом перечне. 

Поставляют импортные товары, которые проходят через Национальную систему прослеживаемости (НСП). Система действует с 8 июля 2021 года и нужна, чтобы отслеживать товарооборот, уйти от нелегального импорта и увеличить таможенные и налоговые платежи. В эту категорию товаров входят промышленное оборудование, техника, мониторы, стиральные машины, детские коляски и сиденья. Полный список утверждён в Постановлении Правительства №1110. 

Участники системы НСП работают только через систему ЭДО: оформляют продажу и покупку товара, создают и отправляют отчёты об операциях, подают уведомления в ФНС.

Сдают отчётность в госорганы. В 2023 году бухгалтерскую отчётность должны сдавать в электронном виде все компании, которые обязаны вести бухучёт. Режим налогообложения и правовой статус не имеют значения. Но важно помнить, что ЭДО в B2B и B2G-сегментах отличаются — во втором много своей специфики.

В электронном виде должны сдавать:

• отчётность по всем налогам — организации с количеством работников более 100 человек;
• 6-НДФЛ и справки о доходах и суммах налога физлиц — с численностью работников более 10 человек.

Участвуют в госзакупках. С января 2022 года ЭДО обязателен, чтобы участвовать в госзакупках. Это позволяет удостовериться в предоставленных данных, дать гарантию на исполнение госконтракта. Обмен электронными документами между заказчиком и исполнителем возможно только с помощью ЕИС — Единой информационной системы в сфере госзакупок.

Плюсы ЭДО

Ускоряет бизнес-процессы. Согласовать, подписать и отправить документы можно за пару минут. Можно оказывать услуги или отгружать товар за день.

Сокращает расходы и время. Например, не нужно тратиться на канцелярию, отправку писем. Стоять в очереди на почте и готовить кипу документов на отправку.

Оптимизирует пространство. Не нужен архив с распечатанными документами и отдельное место для него. 

Обеспечивает юридическую силу документа. Контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью, по значимости она равняется ручной подписи.

Делает документооборот прозрачным. Можно отследить статус исходящего документа и узнать, получен документ и подписан ли он.

Упрощает работу с госорганами. Электронные документы можно представить в суды и госорганы. Например, налоговая инспекция принимает декларации с электронной подписью.

Упрощает поиск документов. Можно быстро найти документ по названию контрагента. А сам документ нельзя потерять.

Минимизирует ошибки. Например, система ЭДО не даст указать неверную дату документа.

Минусы ЭДО

Может сбоить сервис. Например, может отключиться интернет либо сама система выдаст ошибку.

Нужно платить за сервис. У разных операторов ЭДО свои тарифы. Не у всех они выгодные для конкретного бизнеса. Но если использовать ЭДО только для входящего документооборота, например, в небольшой рознице, то достаточно подключить ЭДО с тарифом только на входящие документы. Сервисы обычно оказывают такую услугу бесплатно.

Могут возникнуть сложности с настройкой сервиса. Иногда, чтобы работать с программой, сначала нужно её изучить и правильно настроить на работу. На это нужно время и иногда даже помощь операторов ЭДО.

Нужно переводить контрагентов на ЭДО. Для обмена документами нужно, чтобы обе стороны были подключены к системе электронного документооборота.

Может потребоваться настройка роуминга. Если компания и ее контрагент работают в разных сервисах ЭДО, то для обмена электронными документами нужно настроить роуминг.

Виды электронного документооборота

При переводе компании на ЭДО важно решить — будете ли обмениваться электронными документами только внутри организации или хотите настроить ЭДО в том числе для работы с контрагентами.

Это два разных вида ЭДО: внутренний и внешний. Условно к внешнему относятся ЭДО в сегментах B2B и B2G, а к внутреннему — СЭД (подробнее о нём читайте в отдельной статье) и КЭДО. 

Внутренний электронный документооборот. В нём участвуют только сотрудники и руководители компании. Все работники могут обмениваться любыми внутренними документами, например, трудовыми договорами, отчётами, графиком отпусков, должностными инструкциями, любыми бухгалтерскими документами.

Как будет происходить обмен электронными документами между сотрудниками и отделами компании, нужно прописать в локальных нормативных актах. 

Внутренний ЭДО особенно пригодится крупным компаниям с большим количеством сотрудников и филиалов. Например, в сфере торговли, строительства и производства. ЭДО оптимизирует работу внутри компании, упрощает и ускоряет передачу документов между отделами и филиалами.

Внешний электронный документооборот. В нём могут участвовать контрагенты, клиенты, поставщики. С помощью ЭДО компании могут обмениваться между собой счетами, универсальными передаточными документами, товарными накладными, актами, договорами, информационными письмами. 

При использовании электронной подписи документы получают такую же юридическую силу, как и бумажные с подписью от руки и печатью. Поэтому стороны могут оформить сделку полностью в электронном виде: от подписания договора до оплаты. 

Чтобы перейти на ЭДО, контрагенты должны договориться устно либо составить допсоглашение к договору. В соглашении нужно определить, какие документы будут передаваться через систему ЭДО. 

Внешний ЭДО пригодится компаниям, которые хотят ускорить расчёты, снизить налоговые риски и упростить обмен документами с контрагентами. ЭДО подойдёт компаниям, индивидуальным предпринимателям, бюджетным организациям, самозанятым, физлицам.

Электронная подпись

Чтобы подписывать документы в ЭДО, нужно оформить электронную подпись. Электронная подпись — это виртуальный код, который подтверждает подлинность документа и всегда прилагается к документу.

Электронные подписи бывают нескольких видов: простая электронная подпись (ПЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП), квалифицированная электронная подпись (КЭП). 

Для внутреннего документооборота достаточно неквалифицированной электронной подписи. Но если хотите работать и с внешним ЭДО, потребуется квалифицированная электронная подпись. 

В отдельной статье мы подробно рассказываем про виды электронных подписей, как их оформить и как подписывать документы при помощи ЭП.

Как выбрать аккредитованного оператора ЭДО для работы с контрагентами

На сайте налоговой есть перечень аккредитованных операторов ЭДО. Из этого списка можно подобрать компанию для работы с ЭДО. В списке указан рейтинг всех операторов, количество абонентов, поддержка форматов. Вот на что стоит обратить внимание при выборе оператора ЭДО. 

Возможности системы. Если вам важно, чтобы были длинные цепочки согласований документов, роуминг с другими операторами, интеграция ЭДО с другими системами, нужно искать подходящего под эти параметры оператора.

Техподдержка. Чтобы быстро настроить систему и решить проблемы, нужна оперативная или круглосуточная поддержка от оператора ЭДО. 

Безопасность. Документы должны быть в сохранности, поэтому перед работой с системой нужно заключить договор. Важно, чтобы оператор предоставлял такую возможность.

Тарифы. Хорошо, если у оператора есть несколько вариантов услуг. Например, разные размеры пакета исходящих документов. Так можно лучше оптимизировать затраты на ЭДО. 

Интерфейс. Посмотрите, насколько вам понятен интерфейс системы. Чем он проще, тем быстрее у вас получится настроить работу и обучить сотрудников. 

Пробный доступ. Используйте тестовый период, чтобы понять, подходит вам система или нет.