«Хочу спать с пустым ящиком»: как навести порядок во входящих?

Чтобы упорядочить хаос в ящике, надо создать систему работы с почтой. Звучит страшновато. На самом деле, это ряд простых правил, которые дают ответы на вопросы:

• когда проверять почту;
• сколько раз;
• что делать с тем или иным письмом.

Для примера предлагаю свои правила работы с входящими письмами. Большую часть из них я позаимствовала у метода Inbox Zero. Он помогает держать папку “Входящие” пустой (подробнее читайте в статье Тиаго Форте, руководителя компании Forte Labs).

У меня 4 правила:

1. Разбирать почту 2 раза в день.
2. Тратить на почту не больше 15 минут за раз.
3. Использовать горячие клавиши.
4. Сразу решать, что делать с письмом.

Теперь подробнее о каждом.

Разбирать почту 2 раза в день

Стараюсь делать это в первой половине дня. Но не с самого утра, а когда завершу одну из приоритетных задач на день. В следующий раз открываю почту через 1–2 часа после обеда в перерывах между важными задачами.

Чтобы не отвлекаться на новые письма, я отключила все уведомления. Для срочных задач всегда есть телефон или скайп.

Тратить не больше 15 минут за раз

Когда я следую выбранной системе, этого времени хватает с избытком.

Использовать горячие клавиши

Горячие клавиши экономят время, которое я трачу на просмотр почты:

Если клавиши не работают, скорее всего, они отключены в настройках почты. Зайдите в пункт «Настройки» и включите.

Сразу решать, что делать с письмом

Прочитав письмо, я принимаю одно из 6 решений:

1. Отправляю в архив. Я пользуюсь Яндекс.Почтой. Чтобы сохранить письма, которые не требуют действий, но еще могут оказаться полезны, я переношу их в отдельные папки во «Входящих». В папке «Регистрации» хранятся письма с паролями, в «Рассылках» интересные письма из рассылок, есть папки с проектами и т.д. Чтобы создать новую папку нужно лишь кликнуть левой кнопкой по названию «Входящие» и выбрать «Создать папку». То же самое можно сделать и в Mail.ru.
2. Отвечаю. Если на письмо можно ответить в течение пары минут, отвечаю сразу, а потом отправляю в архив (привет Дэвиду Аллену).
3. Добавляю в список задач.  Если двумя минутами не обойтись, ставлю себе задачу на тот день, когда смогу этим заняться. Письмо перекладываю в папку «Сделать» во «Входящих».
4. Пересылаю. Если нужно привлечь к задаче кого-то еще, пересылаю письмо этому человеку и отмечаю в календаре, когда нужно проконтролировать ответ. Письмо отправляю в папку «На контроле».
5. Сохраняю. Если в рассылках попадается какой-то интересный материал, я с помощью расширения Web Clipper сохраняю его в Evernote в блокнот «Прочитать». Когда выпадает 10–15 свободных минут, у меня будет, чем себя занять. Само письмо удаляю.
6. Удаляю все, что мне точно не потребуется. Если такое письмо относится рассылке, сначала отписываюсь, чтобы в дальнейшем не тратить время на ненужные письма. Также сразу отписываюсь от всех лишних уведомлений.

Вот такая нехитрая система облегчает мою работу с почтой. А есть ли у вас правила, которые помогают вам сохранять порядок в папке «Входящие»?