Гид по Google Таблицам для начинающих

Google Таблицы — популярный онлайн-редактор для создания электронных таблиц. По функциональности он почти не уступает программе Microsoft Excel, а по удобству использования и легкости освоения превосходит ее.

Для работы с Google Sheets не нужно скачивать громоздкое программное обеспечение, потребуется лишь доступ в интернет. Создавать и вести таблицы можно на компьютере и смартфоне. Это бесплатный редактор, в котором над одним документом могут работать сразу несколько человек в режиме реального времени.

Google Таблицы можно использовать не только в рабочих, но и личных целях: вести семейный бюджет, планировать отпуск, составлять списки ежедневных задач.

Начало работы

Открыть Google Таблицы можно тремя способами:

• через Google Drive — облачную платформу для хранения файлов;
• через поисковик в любом браузере — можно просто написать в строке поиска «Google Таблицы» или вставить готовую ссылку https://sheets.google.com;
• через мобильное приложение Google Таблицы — доступно для Android и iPhone. 

Но какой бы способ вы ни выбрали, для начала работы с любым сервисом Google потребуется зайти в аккаунт, если он уже существует, или создать его. 

Если начинаете работу через Google Drive, нажмите кнопку «Создать» в левом верхнем углу и выберите «Google Таблицы». 

При переходе по ссылке, нажмите на плюс с указателями «Создать таблицу» — «Пустая таблица».

Если работаете с Google Sheets в приложении на мобильном устройстве, то в нижней части экрана нажмите на плюс и откроется новая таблица.

Таблицы можно создавать с нуля или использовать готовые шаблоны, представленные на главной странице редактора. Здесь же вы найдете и таблицы, с которыми работали ранее. 

Интерфейс Google Таблиц

В левом верхнем углу экрана находится область с названием таблицы, по умолчанию это «Новая таблица». Чтобы изменить название, достаточно щелкнуть мышкой по области и написать новое.

Под названием располагается главное меню со всеми операциями, которые можно делать с таблицами. Вот основные пункты меню, и что в них находится:

В главном меню Google Sheets много пунктов, чтобы быстрее найти нужный, можно воспользоваться лупой. Нажмите кнопку «Поиск по меню» и в появившейся строке напишите название функции, которую требуется найти.

Под главным меню — панель инструментов со значками основных операций. Ниже — строка, которая показывает формулу в выделенной ячейке, если она там имеется.

Большую часть экрана занимает рабочая область — лист, который расчерчен на строки и столбцы, здесь и создаются таблицы. В одном документе может быть много таких листов: чтобы создать новый, нужно нажать на «Плюс» в нижнем левом углу экрана.  

Если нажать на маленький треугольник рядом с названием листа, раскроется контекстное меню, в котором указаны конкретные действия. Это меню позволяет удалять или переименовать листы, копировать их, скрывать или выделять цветом.

Основные понятия

В Google Таблицах есть три базовых элемента:

• строки — это группа данных по горизонтали;
• столбцы — данные по вертикали;
• ячейки — это каждая отдельная «клеточка», которая образуется на пересечении строк и столбцов. Несколько ячеек, стоящих рядом, создают диапазон.

Обратите внимание, что слева все строки пронумерованы цифрами: «1, 2, 3,…». Столбцы тоже имеют адрес, он обозначен сверху латинскими буквами «А, В, C, …». Каждая отдельная ячейка также имеет свой адрес, который складывается из названия строки и столбца. 

На рисунке выделена ячейка в строке 4 и столбце С, поэтому ее адрес — С4. Адрес выделенных ячеек можно увидеть над таблицей рядом со строкой формул.

Создание новой таблицы

Чтобы сделать таблицу «с нуля», достаточно заполнить ячейки данными. Например, создадим таблицу с перечнем продуктов для пикника.

Импорт таблицы из файла

Также в Google Sheets можно открыть готовую таблицу, например из файла XLS или CSV. Для этого в главном меню выбираем: «Файл» — «Импортировать». В появившемся окошке переходим на вкладку «Добавить» и нажимаем кнопку «Обзор», после чего выбираем нужный файл на компьютере.

Затем появится окно «Импорт файла», в выпадающем списке «Выбрать цель для импорта» ставим: «Создать таблицу». Тип разделителя оставляем по умолчанию — «Определять автоматически» и нажимаем зелёную кнопку «Импортировать данные». Поздравляем — таблица импортирована в Google Sheets.

Работа с таблицами

Рабочая область таблицы состоит из строк, столбцов и ячеек. Их можно объединять, удалять, скрывать и очищать. Расскажем, как совершить основные действия.

Добавление строк и столбцов

Если потребуется добавить строку или столбец в середину таблицы, «раздвинув» имеющиеся данные, сделать это можно двумя способами.

1. В таблице выделяем ячейку и на панели инструментов выбираем «Вставка» — «Строки» — «Вставить строку ниже/выше».

2. Выделяем ячейку, рядом с которой должны появиться новые строки или столбцы, кликаем по ней правой кнопкой мыши и выбираем нужное действие: «Вставить строку выше/ниже».

Аналогично добавляем столбцы. Выделяем столбец, рядом с которым нужно вставить новый, кликаем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем: «Вставить столбец слева/справа». С той же целью можно использовать главное меню: «Вставка» — «Столбцы» — «Вставить столбец слева/справа».

Если нужно вставить сразу несколько строчек, можно ускорить процесс. Выделяем нужное количество строк — столько, сколько нам нужно добавить, и один раз нажимаем в меню «Вставить строки». В таблицу добавится несколько строк, аналогично работаем и со столбцами.

Удаление ячеек в таблицах

Чтобы убрать данные из ячейки, нужно выделить её и нажать на клавиатуре кнопку Delete или Backspace. При этом сама ячейка останется в таблице, удалится только её содержимое.

Если требуется удалить целиком строку или столбец, нужно выделить его — щелкнуть на адрес строки или столбца, затем нажать правую кнопку мыши и в появившемся меню выбрать: «Удалить строку» или «Удалить столбец».

Скрытие строк и столбцов

Если нужно не удалять совсем, а лишь временно убрать некоторые данные из таблицы, можно скрыть отдельные строки или столбцы.

Выделяем заголовки строк или столбцов, которые хотим скрыть, нажимаем на них правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем: «Скрыть строки». Строки исчезнут, а на их месте появятся два маленьких черных треугольника.

Чтобы вновь показать скрытые строки или столбцы, подводим курсор к этим черным треугольникам и щелкаем между ними.

Закрепление строк и столбцов

Когда работаем с большими таблицами, которые приходится пролистывать, удобно, чтобы верхняя строка с заголовками не прокручивалась вместе с данными, а оставалась на месте. 

Сделать это можно через главное меню. Нажимаем на панели инструментов: «Вид» — «Закрепить». Затем выбираем, что именно не хотим потерять при прокручивании. Можно закрепить сразу несколько строк сверху и столбцов слева. 

Форматы данных

Данные в ячейках могут быть представлены в виде текста, чисел, процентов, валют, формате времени или даты. Чтобы изменить формат, нужно выделить ячейку или диапазон ячеек с данными, в главном меню нажать: «Формат» — «Числа» и выбрать подходящий вариант. Либо прокрутить это меню до конца и поискать в разделе  «Другие форматы чисел».

Для примера добавим в таблицу колонку со стоимостью продуктов и преобразуем эти числа в денежный формат — со знаком рубля, с округлением до рублей. Для этого выделим ячейки со стоимостью продуктов и в главном меню выберем: «Формат» — «Числа» — «Валюта». Откроется окошко настройки формата валюты. Выберем рубли и подходящий вариант отображения.

Сортировка данных в таблице

Если нужно выстроить данные в таблице в порядке возрастания или убывания, воспользуемся функцией сортировки.

Например, отсортируем нашу таблицу со списком продуктов для пикника по стоимости продуктов — в порядке убывания, от дорогих к дешевым.

Выделяем столбец «Стоимость», по его данным будем сортировать таблицу. Выбираем в главном меню: «Данные» — «Сортировать лист» — «Сортировать лист по столбцу (Я > А)».

Вся таблица перестроится таким образом, чтобы стоимость в одноименном столбце была от большей к меньшей.

Бывает, что нужно отсортировать не весь лист, а только одну таблицу. В этом случае воспользуемся сортировкой диапазона.

Выделяем таблицу, которую нужно отсортировать. Затем в главном меню нажимаем: «Данные» — «Сортировать диапазон» — «Расширенные настройки сортировки диапазонов». 

Откроется маленькое окошко, где можно выбрать, по какому столбцу будет сортировка. Если поставить галочку «Данные со строкой заголовка», то в выпадающем списке будут указаны названия столбцов из таблицы, а верхняя строка с заголовками не будет участвовать в сортировке и останется на своём месте.

Фильтрация данных в таблице

Когда данных в таблице много и нужно увидеть только некоторые из них, поможет фильтрация. В Google Sheets есть несколько видов фильтрации, рассмотрим самый простой из них.

Допустим, у нас есть таблица со списком продуктов из двух категорий: фрукты и овощи, а нам нужно показать только овощи. Выделяем таблицу, в которой будем фильтровать данные. В главном меню нажимаем: «Данные» — «Создать фильтр» со значком воронки.

Возле наименования столбцов появятся небольшие значки, напоминающие воронки. Нажимаем на тот столбец, по которому хотим отфильтровать таблицу. Далее откроется меню фильтрации, в котором нужно убрать галочку с ненужной категории, после этого нажимаем кнопку «ОК».

В примере мы работаем со столбцом «Категория». В меню фильтрации оставляем только «Овощи», а с других категорий убираем галочки. После этого в таблице будут показаны только овощи. 

Чтобы снова показать всё, можно либо опять нажать на воронку возле наименования столбца и затем поставить все галочки в выпадающем меню, либо в главном меню выбрать: «Данные» — «Удалить фильтр».

Изменение внешнего вида таблицы

Иногда таблицы удобнее воспринимать, если у них есть чёткие границы. Особенно это важно при печати. Чтобы добавить границы, необходимо выделить таблицу и на панели инструментов выбрать «Границы» — «Все границы».

Данные в ячейках можно отформатировать по собственному желанию: выделить текст жирным, курсивом, поменять размер и вид шрифта, а также залить нужным цветом.

Работа с функциями и формулами в Google Таблицах

Функции и формулы — основа Google Таблиц, благодаря им можно обрабатывать данные и производить математические вычисления.

Функция — это одно конкретное действие, которое позволяет преобразовывать данные или текст.

Формула — это последовательность вычислений, содержащая в том числе и функции.

Все функции прописаны в справке Google Sheets, формулы можно составлять самостоятельно.

Функции

В Google Таблицах есть почти все функции, которые поддерживает Microsoft Excel. Полный список функций и правила их написания можно посмотреть в справке через главное меню: «Справка» — «Список функций». Все функции в Google Sheets выглядят так:

=НАЗВАНИЕ_ФУНКЦИИ(аргумент; условие)

В скобках пишутся аргументы — это данные, с которыми нужно производить манипуляции, и условия, по которым это нужно делать. Функция может содержать несколько аргументов, в этом случае они перечисляются через точку с запятой. Иногда в качестве аргумента может выступать другая функция.

Создать функцию 

Рассмотрим работу функций Google Таблиц на примере функции СУММ. Она вычисляет сумму цифровых данных из любых ячеек и используется очень часто.

В общем виде формула этой функции выглядит так:

=СУММ(число1;число2)

В качестве аргумента мы можем указать несколько конкретных чисел через точку с запятой, а также адреса ячеек, содержащих числа, которые необходимо сложить.

Чаще всего эта функция используется для вычисления суммы нескольких ячеек, например, целого столбца. 

В этом случае формула будет выглядеть так:

=СУММ(диапазон)

Если таблица не очень большая, удобнее не писать суммируемые цифры руками, а выделять мышью нужные ячейки. 

Формулы

Любая формула в Google Таблицах начинается со знака «=» и может содержать в себе ссылки на ячейки, строки, столбцы и готовые функции. Формулы позволяют выполнять арифметические и логические действия. 

Создать формулу 

Напишем простую формулу, рассчитывающую, сколько денег должен сдать каждый участник пикника, чтобы хватило на покупку продуктов. Для этого общую сумму разделим на количество человек.

Выделим ячейку D1 и напишем в ней: «=». Затем выделим мышкой ячейку с суммой — в нашем примере это D11, следом напишем знак деления «/» и снова выделим мышкой ячейку с количеством человек — B1. Получится формула: =D11/B1. Нажмём на клавиатуре Enter и увидим результат вычислений.

Протянуть формулу 

Если все строки таблицы необходимо умножить на одно и то же число, удобнее не писать каждый раз формулу руками, а выполнить протягивание. 

Например, умножим в нашей таблице количество еды на количество участников пикника, то есть на 6. Добавим в таблицу столбец «Всего» и в верхней строке напишем формулу: =B2*6. Нажмём на клавиатуре Enter. Затем подведём мышку к синей точке в нижнем углу той ячейки, где писали формулу. Курсор примет форму крестика. Возьмёмся мышкой за точку и потянем вниз. Все ячейки в столбце заполнятся данными: в каждой строке значение из второго столбца будет умножаться на 6. 

Видно, как изменяется формула в каждой строчке: на третьей строке вместо B2 стало B3, на четвертой — B4 и так далее.

При необходимости таким же образом мы можем заполнить ячейки и по горизонтали — в формуле будет изменяться адрес столбца: B2, потом С2, D2 и так далее.

Создать формулу с неизвестными

Допустим, мы до последнего не знаем, сколько человек будет на пикнике. Чтобы каждый раз не переписывать формулу, сделаем отдельную ячейку с количеством человек и добавим в формулу её адрес. 

Заполним под таблицей ячейки «Количество человек» — «6». Далее изменим формулу в столбце «Всего»: вместо числа 6 подставим адрес ячейки, содержащей данные и количестве человек. Получится формула:

=B2*B10

Она будет корректно работать в строке 2, но если мы попытаемся протянуть её, то получим ошибку.

Чтобы значение столбца B в каждой строке умножалось на одну и ту же ячейку, без смещения при протягивании, нужно добавить в её адрес символ $. Получится формула:

=B2*B$10

Это означает, что при протягивании в формуле будут изменяться все адреса ячеек, кроме той, около которой стоит знак $. В нашем примере значение из столбца В в каждой строке будет умножаться на значение из столбца В в зафиксированной 10 строке.

Протягиваем мышкой формулу до конца таблицы. Теперь при необходимости мы можем быстро пересчитать значения столбца C. Если на пикник поедет не шесть человек, например, а семь, достаточно будет изменить одну цифру, и весь столбец пересчитается.

В случае, если вам нужны не формулы, а только итоговые цифры, скопируйте таблицу, а затем воспользуйтесь специальной вставкой. Для этого выделите ячейку в том месте, где хотите вставить таблицу, щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите: «Специальная вставка» — «Только значения».

Если вам важно скопировать таблицу вместе с формулами, тогда в контекстном меню выбирайте: «Специальная вставка» — «Только формула». 

Совместная работа в Google Sheets

Главное преимущество Google Таблиц — возможность совместной работы в режиме реального времени. Например, вы можете создавать одну таблицу всем отделом. В этом блоке расскажем, как открыть доступ к документу, просмотреть историю изменений и скачать таблицу.

Скачивание таблиц

Чтобы скачать таблицу из онлайн-редактора на компьютер, в главном меню нужно выбрать: «Файл» — «Скачать» — и выбрать формат, в котором хотите получить данные.

Также можно запретить скачивание таблицы для некоторых пользователей. Для этого в верхнем правом углу экрана нажмите кнопку: «Настройки доступа». Откроется окошко с настройками, в котором нужно нажать на значок шестерёнки.

В появившемся окне уберите галочку со второго пункта «Разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его». Щёлкните в любом месте экрана, чтобы вернуться в таблицу, настройки сохранятся.

Копирование таблиц в другой документ

Чтобы добавить таблицу из Google Sheets в текстовый документ или презентацию, необходимо её выделить и скопировать. Для этого нажмите Cmd + С  для Mac OS или Ctrl + С для Windows, либо в главном меню: «Правка» — «Копировать».

Переходим в текстовый документ или презентацию, куда нужно добавить таблицу, и нажимаем: «Вставить». Если мы вставляем Google Таблицу в Google Документы или Google Презентации, появится окошко «Вставить таблицу» с выбором двух вариантов.

Если выберем пункт «Связать с таблицей», то при изменении данных в исходной таблице в Google Sheets они изменятся и в документе. Это удобно, если нужно часто обновлять информацию. Но есть ограничение: так можно вставить только таблицы, содержащие не больше 400 ячеек.

Если выберем пункт «Вставить без связи с исходной таблицей», получим таблицу только с готовыми данными, которые не будут обновляться.

Настройка доступа

Чтобы работать над таблицей вместе с другими пользователями, нужно проверить «Настройки доступа». Эта кнопка находится в верхнем правом углу экрана. 

Если нажать на кнопку, откроется окно с настройками. Здесь вы можете указать, кто именно получит доступ к вашей таблице или настроить «Общий доступ» для всех, кто получит ссылку на вашу таблицу. 

Если нужно дать доступ конкретным людям, вы можете указать их электронные адреса в поле в верхней части окошка. 

 В Google Таблицах есть три варианта доступа:

• читатель — можно только смотреть таблицу, ничего править и комментировать в ней нельзя;
• комментатор — не может редактировать, но может оставлять в таблице комментарий;
• редактор — может редактировать таблицу, оставлять в ней комментарии и изменять настройки доступа к ней.

Вы можете выбрать любой вариант доступа в зависимости от того, какая задача и какие данные хранятся в таблице. 

Если ваш документ не содержит никаких секретных данных и предназначен для широкого круга лиц, можно открыть доступ для всех. Для этого в настройках доступа в разделе «Общий доступ» нажимаем на «Доступ ограничен». В выпадающем списке выбираем «Все, у кого есть ссылка» — «Готово».

После этого нажимаем кнопку «Копировать ссылку» и отправляем ссылку коллеге. Также можно скопировать ссылку на таблицу из адресной строки браузера. В этом случае человек попадёт сразу на тот лист, с которого была скопирована ссылка и не будет блуждать в поисках нужного листа.

Просмотр изменений

Изменения в Google Таблицах сохраняются в режиме реального времени — не нужно постоянно сохранять данные. В случае непредвиденного форс-мажора, когда вы случайно удалили таблицу или часть данных, их можно легко вернуть. Вот два проверенных способа:

• Горячие клавиши — Cmd + Z для Mac или Ctrl + Z для Windows.
• Главное меню — выберите «Правка» — «Отменить». Нажимайте «Отменить» столько раз, сколько потребуется для возврата данных. Это поможет, если изменения были сделаны только что.

Если нужно вернуть изменения, сделанные давно, можно воспользоваться функцией «История версий». Нажмите кнопку с часиками в правом верхнем углу экрана, так откроется текущая версия таблицы. 

Зеленым цветом будут выделены изменения, которые появились с прошлого сохранения. В правой части экрана будет список предыдущих версий документа и авторы этих изменений. Нажимайте на них, чтобы увидеть предыдущие версии таблицы. Если нужно вернуться к текущей таблице, нажмите на стрелку в левой верхней части экрана.

Чтобы восстановить одну из предыдущих версий, выбираем её в списке справа, нажимаем три точки рядом с названием и в выпадающем меню кликаем: «Восстановить эту версию». Также можно нажать на синюю кнопку в верхней части экрана: «Восстановить эту версию».

Заключение

Нет смысла ещё раз говорить, как удобны Google Таблицы и как они облегчают работу всем тем, кто взаимодействует с данными и цифрами. Лучше поделимся списком горячих клавиш, который поможет ускорить знакомство с онлайн-редактором.

1. Выделить строку — Shift + пробел.
2. Выделить столбец — Ctrl + пробел.
3. Показать все формулы — Ctrl + ~.
4. Выделить таблицу целиком — Ctrl + A.
5. Вернуться в начало листа — Ctrl + Home.
6. Копировать выделенное — Ctrl + С.
7. Вставить выделенное — Ctrl + V.
8. Вырезать выделенное — Ctrl + X. 
9. Вернуть изменения — Ctrl + Z.