У нашей памяти есть неприятная особенность: периодически забывать даже важную информацию. Для дополнительного контроля придумали много разных инструментов, один из них — чек-листы. Они подходят и для бытовых ситуаций, и для рабочих процессов.
Разборы
Чек-лист: что это такое, как составлять и пользоваться
+ несколько сервисов для создания чек-листов
В чём разница между to-do списком, инструкцией и чек-листом
To-do — простой список дел и задач. Самый очевидный пример — план покупок, которые нужно сделать в супермаркете. Именно перед этим списком в руках мужчины бессильны все маркетологи мира.
Есть ещё инструкция — это список действий, которые нужно выполнить в определённом порядке, чтобы решить какую-то задачу. Допустим, собрать мебель. Правда, обычно до таких инструкций добираются, только когда что-то пошло не так.
А чек-лист (checklist) — это тоже список (задач, критериев, параметров, вопросов или дел), но по нему, как правило, что-то контролируют и проверяют. Например, состояние здоровья, качество текста для email-рассылки или процесс уборки.
Когда один из пунктов чек-листа выполнен, рядом ставят галочку. Если пунктов много, их группируют в тематические блоки.
Эта картинка хорошо показывает, что такое чек-лист. Такой проверочный список помогает поддерживать чистоту дома, тратя на это не более получаса в день
Получается, чек-лист — что-то среднее между двумя другими форматами. Здесь сочетаются визуализация и простота «бытового списка», структура и порядок инструкции.
Ещё к чек-листам можно отнести бинго-списки. Они бывают как шуточными, так и вполне полезными
Для чего нужны чек-листы
Оптимизация процессов. В любом деле есть повторяющиеся этапы. Например, при подготовке каждой статьи в блог нужно согласовать план, составить заголовок, написать анонс для соцсетей, добавить ключевые слова, проверить факты и так далее. Чек-лист поможет ничего не пропустить (и с ним будет легче делегировать, контролировать других участников).
Или вот подготовка к путешествию — радостный, но довольно сложный процесс. Хороший чек-лист поможет проверить себя по всем важным пунктам
Отслеживание прогресса. Чек-лист наглядно показывает, сколько уже сделано, а сколько ещё нужно сделать. Если осталось немного, гораздо легче будет продолжить — захочется быстрее проставить оставшиеся галочки. А так как чек-лист разделяет большую задачу (сложный процесс) на более простые этапы, должно быть легче выполнять каждый следующий пункт.
Эти свойства чек-листа пригодятся, когда нужно выработать полезную (но немного скучную) привычку. Видя свой прогресс, не хочется прерывать «череду побед»
(Источник)
Оценка качества. По чек-листу удобно проверять, насколько продукт (выполненная работа) соответствует опредёленным критериям. Такая оценка поможет улучшить качество, дать обратную связь.
Проверочный чек-лист для рассылки перед отправкой
Привлечение подписчиков и лидогенерация. Бизнес и блогеры используют такой формат в качестве лид-магнита. В обмен на полезный чек-лист они могут попросить пользователя подписаться или оставить контакты.
Вот так при подготовке этой статьи я добровольно передала Skyeng свои контактные данные
Так как я уже тёплая целевая аудитория, они решили поймать быка за рога и предложить 2 пробных урока
Как правильно составить чек-лист
Определить цель. Не нужно стараться решить все проблемы сразу. Лучше выбрать более конкретную задачу и подробно расписать её пошаговое решение.
Учесть последовательность действий. В чек-листах, в отличие от инструкций, это не так критично, но порядок и логика помогут ускорить процесс.
Структурировать информацию. Сто пунктов подряд запутают кого угодно. Лучше разделить шаги на тематические блоки.
Писать просто и понятно. Одно действие — один пункт. Только важное, без лишней информации. Если текста много, лучше разбить на несколько подпунктов.
Оформлять по-минимуму. Не нужно «играть со шрифтами» и использовать много ярких цветов. Оформление не должно отвлекать от текста, мешать работе.
Стараться сделать чек-лист универсальным. То есть учесть, что им могут пользоваться и другие люди. Тогда чек-лист поможет вам делегировать работу, а коллегам и подчиненным — лучше понять и оптимизировать процесс.
Например, подобный checklist может использовать и редактор, который проверяет текст, и автор, который его пишет
А вот плохой пример: похоже на чек-лист, указывает на важную информацию, но сразу и не поймёшь, за что отвечают разные галочки:
Где можно сделать чек-лист
Вариантов много, но я выбрала 7 сервисов, которые должны подойти для большинства задач.
Notion
Сайт: notion.so
Язык: английский.
Стоимость: в бесплатной версии доступны практически все главные фишки. Если интересует командная работа или загрузка больших файлов, нужно покупать подписку от $10 в месяц.
Один из самых любимых сервисов, где я держу почти всё: заметки, линки на другие полезные инструменты и статьи, списки желаний и многое другое
Универсальный сервис, идеально подходит для хранения важной информации. Здесь можно создавать чек-листы, инструкции, заметки. Работать как лично, так и с командой.
Причем можно создать чек-лист любого размера: как маленький список из 10-15 задач, так и огромные базы на сотни шагов, которые больше даже похожи на гайды, чем простые списки для самопроверки.
Кстати, вокруг Notion — огромное комьюнити: сотни профильных блогеров, сообщества на 150 тысяч человек, множество пользователей-энтузиастов, готовых делиться своими наработками с другими.
Todoist
Сайт: todoist.com
Язык: английский, русский.
Стоимость: бесплатно — 5 активных проектов, 5 гостей, 3 фильтра, файлы максимум 5 МБ. Есть платная подписка от $3 в месяц, если нужно в разы больше проектов, гостей, фильтров.
Удобная программа, которая оказалась под силу даже моим родителям, которые не дружат с техникой
Менеджер задач для управления списком дел разной важности и срочности. В отличие от Notion, эта программа может похвастаться простотой и минимализмом.
Задачи можно классифицировать как по отдельным сегментам, так и по важности выполнения. Нужную информацию можно продублировать и отредактировать под свой текущий проект, добавить необходимые шаги и расставить приоритеты.
Если какое-то действие нужно повторять регулярно, можно это указать и настроить частоту повторения. Дальше программа сама будет напоминать: «Желательно бы завершить начатое!»
Здесь бесплатно доступно то, за что у других нужно платить. Единственный недостаток для меня — обязательная авторизация с Microsoft-профиля
Планировщик дел, который может генерировать задачи из email. Достаточно лишь подключить свою текущую почту к сервису Outlook (эта фишка работает даже на Apple-устройствах). Дальше (при включенном разрешении) система будет анализировать переписку и автоматически записывать будущие события в календарь приложения.
MS To Do ведёт учет за всеми задачами и показывает, какие шаги из чек-листа нужно выполнить сегодня и завтра. Кроме этого, «умный плэнер» анализирует частоту повторения событий — со временем сможет даже сам настроить автоматический повтор и напоминание.
Все задачи можно разбить по спискам, что позволит создать чек-лист среднего размера. Большой и многоступенчатой системы, как у Notion, не получится, но для бытовых нужд достаточно.
TickTick
Сайт: ticktick.com
Язык: английский, русский.
Стоимость: бесплатная версия — со всеми базовыми возможностями. В ней же можно расставить приоритеты, прописать теги и настроить повторения. А в Premium за $3 в месяц ещё больше функций: история изменений, визуализация процесса, кастомизация дизайна, таймер помодорро.
На каждый «Тик» есть свой «Ток»: дробление задач «по ходу дела» упростит работу со сложными задачами
В то время как TikTok безжалостно тратит свободное (а порой даже и рабочее) время, TickTick помогает организовать свою жизнь и создать чек-листы для любых ситуаций. Этот таск-менеджер может стать любимым инструментом как для руководителей бизнеса, так и для специалистов-фрилансеров.
Функция «Шаблон» понравится тем, кому часто нужно проделывать рутинную работу: проверять настройки рекламного кабинета, пополнять счета и т.д. Просто создайте один чек-лист и дублируйте его для работы с разными клиентами, немного редактируя.
Узнать степень готовности дела можно прямо на главном экране. Здесь доступны сразу шесть режимов, включая канбан-доску.
Crello
Сайт: crello.com
Язык: английский, русский.
Стоимость: бесплатный тариф ограничен по количеству доступных шаблонов, фото и других видов контента. Дополнительные функции (удаление фона, конструктор стикеров — от $13 в месяц.
Удобно, лаконично и понятно. Единственный минус — ограниченное количество визуала в бесплатной версии
Популярный сервис среди SMM-специалистов и пользователей, желающих создавать дизайн (визитки, инфографику, картинки для соцсетей) без специальных знаний и навыков. Среди прочего там можно создать красивый чек-лист, чтобы распечатать или опубликовать в соцсетях.
В сервисе тысячи редактируемых шаблонов на любую тему. Многие элементы можно анимировать — это сделает онлайн-картинку ещё живее. А встроенные эффекты преобразят даже стоковые фото.
365Done
Сайт: 365done.ru
Язык: русский.
Стоимость: бесплатно. Для тех, кто хочет поддержать проект, есть магазин с тетрадями для рефлексии, дневниками, книгами по тайм-менеджменту.
Пространства для творчества мало, зато от момента озарения идеей до печати готового чек-листа пройдёт меньше 10 минут
Один из самых популярных русскоязычных сайтов с чек-листами. На портале более сотни готовых решений на разные случаи жизни: от памяток до трекеров привычек и челленджей. Всё это можно использовать в личных целях: не забудьте только указать автора списка, если решите с кем-то поделиться.
Ещё на 365done.ru вы можете сами создать свой checklist c нуля. Просто выберите подходящий шаблон, впишите нужный текст и выберите эмодзи в тему.
Иллюстрация, как создать чек-лист в Google Документах
Эксклюзивы — читайте только в блоге Unisender
Реклама на площадках Unisender
1,5 млн
Форматы размещений
Наша ЦА
общая аудитория блога, словаря, рассылки, соцмедиа
посты, интеграции, спецпроекты
маркетологи, диджитал-специалисты, предприниматели в сфере МСБ
Реклама. ООО «Юни Платформа», ИНН 9707003468
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.
